Poslano iz deske (Vstavi ime)
Od časa do časa bom dobil e-pošto od odvetnika, ki v imenu svoje mize pošlje e-poštno sporočilo. Tukaj je nekaj težav s tem pristopom do e-pošte.
Prvič, prikazni kazalnik za večino sistemov za pošiljanje e-poštnih sporočil ne bo prikazoval tako dolgo. Večina ljudi bo videla le del "od mize" in morda nekaj črk imena osebe. Še pomembneje je, da se zdi neumno in malo pretenciozno. Miza ne pošilja e-poštnih sporočil. Če bo odvetnik poslal e-poštno sporočilo, bi moral biti v njegovem imenu.
Fancy Effects
Nekateri odvetniki radi ustvarijo kreativnost z videzom svojih e-poštnih sporočil. Naslednji dan sem videl blok za podpis odvetnika in za trenutek sem mislil, da imam probleme s pogledi. Izkazalo se je, da so zamegljene črke bile namerne. Posebni učinki lahko izgledajo zabavne, toda vse, kar je beseda težko prebrati, je slaba ideja. Še posebej, če je težko brati naslov odvetnika in e-poštni naslov.
Še slabše kot posebni učinki na pisma so, ko odvetniki zmedejo svoja e-poštna sporočila z umetniškimi deli ali fancy grafiko. Zaradi tega je sporočilo počasnejše za prenos, počasnejše odpiranje in več težav za branje.
Cilj e-pošte je posredovanje informacij, ne umetniških znanj. Naj bo preprosto.
Št Podpisni blok
V večini e-poštnih sistemov ni težko nastaviti blokov samodejnega podpisa. Ni treba, da bi bilo zapleteno, mnenja pa se razlikujejo glede na to, koliko informacij je treba vključiti v blok za podpis. Nekateri odvetniki spreminjajo svoje e-poštne noge v mini-reklame, ki se pojavljajo v vsakem e-poštnem sporočilu, medtem ko drugi uporabljajo zelo minimalističen pristop s samo svojim imenom in e-poštnim naslovom ali telefonsko številko.
Večina je dala nekaj obvestila o zasebnosti ali pravno izjavo o omejitvi odgovornosti na dnu noge. Vse to so sprejemljive uporabe blokov podpisa e-pošte. Kaj ni sprejemljivo je pošiljanje e-poštnih sporočil, ki ne prepoznajo pošiljatelja. Prejemniku e-poštnega sporočila ni treba uganiti, kdo je poslal e-poštno sporočilo. Odvetniki se morajo jasno prepoznati v vsakem sporočilu, ki ga pošljejo, in če je odvetnik pameten, bo elektronska pošta vključevala tudi obvestilo o zasebnosti.
Pisanje e-pošte, medtem ko je jezen
Ena od prednosti starega sistema pošiljanja pisem ljudem je bila, da je med vpisom pisma in dejanskim odhodom do prejemnika vgrajeno obdobje "ohlajanja". Če je odvetnik sam napisal pismo, bi še vedno lahko sedel na mizi nekaj ur pred odhodom na pošto. Če bi ga narekoval, je dokler je tajnik končal s tipkanjem, morda odvetnik morda prišel do tega, kar je bil tako jezen na prvem mestu.
Ta zaščita v e-pošti ne obstaja. Z elektronsko pošto lahko odvetnik v nekaj sekundah odklene jezno misel o tem, kar je sprožilo jezo. 99,99% časa bo to slaba ideja. Nihče ne misli najjasnejši, če ga poganja jeza. Pojdite storiti nekaj drugega in se vrnite nazaj k zadevi, ki se je zgodila, kasneje, ko se je nekaj jeza izgubilo.
Lahko bi razliko med ohranjanjem ali izgubo strank, prijateljev in denarja.
Ni pravočasnih odzivov
Nekateri odvetniki menijo, da je staro "pravilo 5 dni" za odziv na poslovno korespondenco tudi za elektronsko pošto. Ne. Ne glede na to, kako neprijetno je, je resničnost, da ljudje pričakujejo hitrejše odzive na e-pošto kot na pismo, poslano po pošti. Če stranka ali drug odvetnik pošlje e-poštno sporočilo, poskusite odgovoriti v 24 urah, če je sploh mogoče. Če je to zapletena zadeva, ki ji v tem trenutku ni mogoče dati ustrezne pozornosti, vsaj pošljete potrditev in pustite osebi, kdaj naj pričakuje odgovor. Večina odjemalcev bo cenila prijazno sporočilo, ki pravi, da je bila e-pošta prejeta in bo v bližnji prihodnosti odgovorila. Ob tišini je stranki prepuščen špekulirati, ali je odvetnik dobil tudi e-poštno sporočilo, ali je odgovor na poti ali pa se skrbi stranke preprosto ne upoštevajo.
Napačen prejemnik v polju Za
Ena od odličnih stvari o avtomatizirani funkciji na e-poštnih sistemih je, da lahko odvetniki hitreje najdejo e-poštne naslove svojih strank ali sodelavcev. Eno od tveganj samodejne funkcije je, da odvetnik, ki ni previden, lahko pošlje e-pošto napačni osebi. V nekaterih primerih to ne bi bilo več kot manjše zadrege, v nekaterih primerih pa bi lahko pomenilo profesionalno malomarnost. Ne po nesreči e-pošte zaupnih odjemalskih sporočil nasprotni svetovalec ali celo drugi stranki.
Uporaba možnosti »Odgovori vsem«.
Nasprotni branilec pošlje e-poštno sporočilo s predlogom ali uveljavlja svoj položaj glede vprašanja. E-poštno sporočilo pošljete drugim odvetnikom v vašem podjetju, ki sodeluje z zadevo, da bi o njem razpravljali. Kmalu je uporabljen gumb "odgovoriti vse", pri čemer nihče ne opazuje, da se nasprotni nasvet kopira na notranjo razpravo v vašem podjetju. Zgodi se. Če želite poslati e-poštno sporočilo za razpravo, iztaknite podatke pošiljatelja, preden ga pošljete. In vsakič, ko uporabljate to možnost, odgovorite na vsakega e-poštnega naslova na seznamu prejemnikov, preden pošljete sporočilo.
8. Sloppy predmete. Ne pozabite, da se vse, kar je bilo poslano drugemu odvetniku v e-pošti, lahko pošlje kdo drugemu. Dvakrat premislite, preden uporabite vrstice, kot so "moj idiotski odjemalec" ali "neumni sodnikovo naročilo". Nikoli ne ve, kje kopija tega e-pošte lahko pristane. Prav tako ne pustite praznih predmetov, ker lahko to povzroči, da drugi odvetnik ne obvesti, da je vaš primer primeren. Enostavna tema predmeta primera "Parkerson" ali "Smith predlagan dogovor" ali kateri koli naslov je pomemben za vsebino e-pošte najbolje deluje.
In medtem ko je "idiotska stranka" morda najbolj natančen opis vsebine e-pošte, je to slaba izbira za zadevno vrstico.
9. Bodite pozorni na svoj ton - in ne napačnejte drugih. Ko ljudje med seboj govorijo iz oči v oči, so obrazni znaki in vokalni toni običajno jasni. Pri telefonskih klicih je glas osebe običajno dovolj, da bi lahko povedal, kdo je sarkastičen, šal ali resen. Toda v e-pošti je nevarno, da popolnoma napačno čitate osebo. Številna prijateljstva so poškodovala ena oseba, ki napačno razume namero druge osebe v izjavah v e-pošti. In z odvetniki, ki so se že spravljali med seboj, je preprosto, da odvetnik hitro domneva, da je druga oseba sovražna ali nesramna.
Kot je razloženo pod "pisanje e-pošte, medtem ko je jezen," traja nekaj minut, da se ohladi, preden pošlje odgovor na to kreten email.
Po uri mimo, boste morda spoznali, da ste ga v celoti napačno razumeli. Nimate odziva na sprožilce za izjave v e-poštnih sporočilih in ne odklopite odgovora, dokler ne preučite, ali je pošiljatelj drugačen namen, kot se je prvotno pojavil. Če se zdi, da je izjavo mogoče prebrati na več načinov, eden od teh načinov pa je neutemeljen, poskusite pošiljatelju dati prednost dvomu, preden mu odrežete glavo s smrtonosno elektronsko sporočilo.
Ali obstajajo druge napake elektronske pošte s strani odvetnika, ki bi morali narediti seznam Top 10? Povejte nam o tem v forumu.