Podjetniške evidence so tisti zapisi, ki jih mora ameriška družba hraniti, da bi pokazala, da delujejo na način, ki ga zahteva notranja davčna služba, in zakoni države, v kateri je dejavnost vključena (ustanovljena kot poslovna enota podjetja).
Zakaj so potrebne poslovne knjige?
Korporativne evidence so potrebne, da bi dokazali, da družba dobro deluje, kot zahteva služba za notranjo uporabo, da dokaže, da je družba ločena pravna oseba in da ohrani korporacijski ščit pred odgovornostjo.
Kaj je knjiga o poslovnih zapisih?
Nekatere korporacije imajo poslovno knjigo "knjigo", ki vsebuje vse potrebne dokumente. V drugih primerih so poslovne zapise shranjene na spletu ali v omari za datoteke. Zapisi morajo biti na enem mestu in na voljo, če notranja davčna služba pregleda vaše korporacije.
Svoje poslovne zapise lahko hranite tudi »v oblaku«, vendar ti zapisi lahko vključujejo zaupne informacije in lastniške procese, zato se prepričajte, da je vaš strežnik varen. Susan Ward, strokovnjak za mala podjetja-Kanada, ima odličen članek o upravljanju dokumentov, ki vam lahko pomaga pri tem projektu.
Kako so ustvarjeni poslovni zapisi? Kdo vodi evidenco podjetij?
Poslovne zapise ustvarijo upravni odbor vaše korporacije. Upravni odbor ustvari dokumente, kot so ustanovitveni akti vaše družbe in letna poročila. Upravni odbor prav tako ustvarja in urejata dokumente, kot so predlogi in zapisniki med sestanki upravnega odbora.
Sekretar za podjetja se običajno imenuje za vodenje vseh poslovnih zapisov. Seveda morajo biti vsi zapisi podpisani in vsi ukrepi morajo imeti dokumentacijo. Če ima družba delnice zalog, tajnik podjetja (običajno urad tega posameznika) vodi evidenco o lastništvu zalog.
Sekretar za podjetja se tudi imenuje na vsakem zasedanju upravnega odbora, pri čemer opazi, kateri člani uprave so prisotni in odsotni.
Vodenje zapisa zborovskih resolucij
Upravni odbori odobravajo splošne usmeritve in sklepe (odločitve) in se ne vključujejo v vsakodnevno odločanje o poslu. Ena od najpomembnejših dejavnosti upravnega odbora je sprejemanje resolucij. Resolucije so v bistvu dokumenti, ki sprejemajo odločitve na plošči. Odločitve podjetij se lahko sprejmejo v številnih zadevah, vključno z:
- Evidenca glavnih transakcij korporacije
- Odobritve pogodb
- Evidenca o prodaji ali nakupu nepremičnine (zemljišča in zgradbe)
- Najem ali odpuščanje velikega števila zaposlenih
- Razširitev na nov trg ali na novo lokacijo
Vse te odločitve in še več, je treba zabeležiti.
Katere druge evidence naj bodo vključene?
- Vaš članek o ustanovitvi in morebitni členi, ki spreminjajo ta dokument. Ti členi so shranjeni v vaši državi, vendar še vedno potrebujete kopijo izvirnika in vse spremembe.
- Poslovne podzakonske akte . Podzakonski akti so vodilna načela, ki urejajo delo upravnega odbora. Podzakonski akti vključujejo dolžnosti službenih uradnikov , informacije o letnem srečanju in način, kako odbor določi politiko in glasove.
- Zapisnik vseh sestankov delničarjev in direktorjev, vključno z letnim sestankom
- Letna poročila
- Registra zalog za spremljanje transakcij z delnicami in lastništva delnic.
- Poslovne in davčne odločitve
- Odločitve o najemu in imenovanju
- Rešitve o konfliktu direktorja
- Sklepi za posojila podjetju in s strani družbe
- Resolucije glede zaslužkov zaposlencev in pokojninskih načrtov
- Odločbe o delniških dividendah
Sledite državnim predpisom pri oblikovanju vašega odbora in vodenju evidenc
Ko oblikujete svojo korporacijo, boste morali z državo preveriti, ali upoštevate državne smernice za organiziranje in vodenje vaše korporacije. Vse države imajo posebne predpise, ki urejajo korporacije. Preverite s svojim državnim sekretarjem ali z vašim odvetnikom za več informacij.