Kako ustvariti sistem za upravljanje z dokumenti za mala podjetja
Pri mnogih podjetjih je upravljanje dokumentov osredotočeno na organizacijo in shranjevanje dokumentov. Želijo imeti možnost shranjevanja dokumentov na organiziran in varen način, ki še vedno omogoča preprosto najti dokumente.
Ta članek vam bo pokazal, kako ustvariti sistem za upravljanje dokumentov, ki ravno to naredi.
Če v kateri koli iskalnik vnašate »upravljanje dokumentov«, boste prejeli dolge sezname »rešitev« za upravljanje z dokumenti, med katerimi so številne programske opreme ali aplikacije, ki oglašujejo prednosti pisanja brez papirja .
Programska oprema ali aplikacije za upravljanje dokumentov pa so namenjene izboljšanju ravnanja z elektronskimi datotekami vašega podjetja. Težava je v tem, da se mora veliko malih podjetij ukvarjati z mešanicami staromodnih podatkov na papirju in elektronskih datotekah - v nekaterih primerih pa je delež papirnih podatkov veliko večji.
Ena rešitev težave z mešanim podatkovnim okoljem bi bila uporaba sistema za obdelavo dokumentov za pretvorbo vseh dokumentov vašega podjetja v elektronsko obliko. Toda to je predrago in dolgotrajno za številna mala podjetja.
Dobra novica je, da lahko postavite osnove sistema za upravljanje z dokumenti, ne da bi kupili kakšno posebno programsko opremo ali si ogledali veleprodajno fotografsko slikanje.
Sistem ni zapleten; morate le nekaj časa vlagati v načrtovanje in izvedbo.
Kako ustvariti sistem za upravljanje dokumentov
Ustanovitev sistema za upravljanje dokumentov vključuje tri korake;
- oblikovanje načrta upravljanja dokumentov,
- izvajanje načrta za upravljanje z dokumenti,
- in skozi.
Prvi korak, ki ustvarja načrt, vključuje odgovore na ta štiri vprašanja:
Kakšna so pravila za izdelavo dokumentov?
Računi , opomniki za plačilo, prodajne brošure, elektronska pošta, bilance stanja , preglednice, poročila - vsa podjetja ustvarijo različne dokumente med opravljanjem in spremljanjem poslovanja. In da bi ohranili stvari, morajo vsa podjetja določiti pravila za izdelavo dokumentov.
Na primer, ali obstajajo lastne predloge za nekatere vaše standardne poslovne dokumente, kot so črke in računi, in kje se nahajajo?
Ali obstaja vodnik po slogu, ki ga je treba upoštevati?
Ali naj se novi dokumenti datirajo in / ali časovno žigosajo?
Katere postopke je treba uporabljati za izmenjavo ali pregledovanje dokumentov?
Za nekatera mala podjetja je edina točka o ustvarjanju dokumentov, ki je pomembna, če se nahajajo predloge za različne poslovne dokumente in kako jih uporabiti. Če pa ustvarjanje dokumentov v vašem podjetju vključuje različne ljudi, ki sodelujejo pri pregledu ali posodabljajo dokumente, boste morali nekaj časa odločiti, kako bi bilo treba te stvari narediti, da bi zagotovili učinkovitost in doslednost.
Kako bomo shranjevali dokumente?
Na to vprašanje sta dejansko dva vidika.
Prvi vključuje fizične vidike skladiščenja. Tudi če vaše majhno podjetje shranjuje dokumente v vloženih omarah, so stroški povezani s skladiščenjem; ne samo stroškov samih vložnih omar, temveč stroške časa, ko vi in / ali vaši zaposleni vložijo dokumente ali pa jih odpravite. Dejansko so največji stroški, povezani s skladiščenjem, za večino malih podjetij verjetno stroški porabljenega časa, ko ljudje iščejo dokumente.
Drugi vidik shranjevanja dokumentov je organizacijski; kako bodo vloženi dokumenti? Ključ do vložitve dokumentov je slediti dobrim praksam upravljanja datotek.
Prav tako morate vedeti, kako boste arhivirali dokumente. Kako boste ravnali z datotekami, ki so zastarele ali pa so pripravljene na premikanje v zadnjem gorilniku v sistemu za upravljanje dokumentov?
Na začetku vsakega leta, na primer, grem skozi različne datoteke, povezane z delom, na računalniku, razrešujem tiste, ki niso več aktualni, in ustvarite nove mape, označene po letih in / ali predmetu, po potrebi premikanje datotek.
Enako velja za papirne datoteke; starega (er) dokumentov ni težko odstraniti iz mape z datoteko in etiketo ter v naslovu ustvariti novo z »Old«. Nekatera programska oprema ponuja možnosti samodejnega arhiviranja. Na primer, Microsoft Outlook vam omogoča arhiviranje stare e-pošte.
Kako se lahko poenostavi pridobivanje dokumentov?
To vprašanje je srce vašega sistema za upravljanje z dokumenti. V anketi, ki jo je izvedel Leger Marketing za Xerox Canada, so kanadski lastniki in upravniki SMB v povprečju izjavili, da stanejo 2152 dolarjev na leto za upravljanje in shranjevanje dokumentov ter približno eno uro na dan za iskanje teh dokumentov (globeandmail.com).
Še enkrat, dobre prakse za vložitev lahko veliko pripomorejo k rešitvi problema. Brskanje člankov o upravljanju podatkov na tej spletni strani vas bo začelo. Če naredite stvari, kot je dosledno slediti strogim poimenovanjem poimenovanj, bodo na primer dokumenti veliko lažje našli.
In ne glede na to, ali ste samostojni podjetnik, ki dela z lastnimi ali lastniki podjetij z zaposlenimi , priporočam, da ustvarite seznam lokacij datotek , ki bo uporabnike opomnil, kje gredo določene vrste datotek - in kje najti določene dokumente. Če je vaše podjetje večinoma, ne pozabite vključiti, ali bo datoteka v računalnem sistemu, notranjem strežniku, v oblaku ali če je v papirni obliki vložena na fizični lokaciji, kot je knjižnica. Recimo, da v svojem poslu uporabljate slike, video ali celo papirne fotografije. Morda je vnos na seznamu datotek lokacij:
Digitalne slike / video: računalnik (ali strežnik) - pogon E: / fotografije - datoteka v ustrezni mapi s temo
Fotografije na papirju: knjižnica 3 - Fotografije - alfa po predmetu
Skupno omrežje ali oblak pogonov je treba označiti glede na vsebino, ki bi morala vložiti predale za omare.
Kako lahko naredimo / ohranimo naše dokumente?
Prva obrambna linija za varnost dokumentov fizično zagotavlja poslovne prostore sami. Vsa podjetja morajo imeti varnostne sisteme, kot so alarmni sistemi, nameščeni - celo doma .
Podjetja lahko tudi potrebujejo ali želijo vlagati v druge varnostne naprave, kot so okenske palice / žari, varnostne kamere in / ali patruljne storitve. Vedno lahko porabite ves čas, ko želite ustvariti gesla in šifrirati datoteke, da bi zaščitili svoje elektronske datoteke, vendar ni pomembno, ali lahko nekdo preprosto pobegne in ukrade vaš računalnik in spremlja trdi disk.
Vse vložne omarice morajo biti zaklenjene in zaprta po delovnih urah (in zaklenjene ob kosilu, če nihče ni zanesljiv, bo v neposredni bližini).
Splošni varnostni postopki za elektronske dokumente vključujejo redno varnostno kopiranje dokumentov in hranjenje varnostnih kopij nekje drugje kot isti trdi disk, kjer se nahajajo originalni dokumenti. Zunaj spletnega mesta je najbolje zaščititi pred tem, da so vaši poslovni podatki izbrisani zaradi naravnih nesreč - še en razlog, zakaj je oblak idealen za poslovanje .
Mala podjetja s kolegi ali zaposlenimi, ki imajo isto računalniško omrežje, morda želijo tudi omejiti dostop nekaterih uporabnikov, da lahko uporabljajo ali si ogledajo le nekatere od virov omrežja. Na primer, imate lahko imenik z omrežjem ali oblakom z imenom »Računovodstvo«, ki ima dostop omejen samo na upravljanje. Tudi če uporabniku lahko dostopate do vira, na primer aplikacije, so lahko določeni dokumenti zaščiteni z geslom. Vsebina dokumentov je lahko tudi šifrirana, zaradi česar so dostopne le tistim, ki imajo potreben šifrirni ključ.
Kraja zaposlenih je še ena grožnja varnosti podatkov. Mala podjetja z zaposlenimi bi morala opraviti preverjanje stanja in pridobiti preverjanje znanja zaposlenih v službi.
Izvajanje sistema za upravljanje dokumentov
Ko ustvarite načrt upravljanja dokumentov tako, da odgovorite na zgornja vprašanja, ste pripravljeni, da ga implementirate, pri tem pa zagotovite, da bodo vsi vaši zaposleni vedeli podrobnosti sistema za upravljanje dokumentov vašega podjetja in upoštevali ustrezne postopke pri ustvarjanju, shranjevanju in pridobivanju dokumentov.
Prav tako morate biti prepričani, da vsakdo, ki dostopa do dokumentov v vaši organizaciji in uporablja dokumente, sledi, tako da ustrezno opravlja stvari, kot je poimenovanje in shranjevanje dokumentov. Redno preverjajte, ali je mogoče z lahkoto najti določene datoteke in zaščititi pred napačnim nadzorom.
V enem dnevu lahko nastavite sistem za upravljanje dokumentov, vendar ga boste dosledno izvajali skozi čas, ključ do uspeha. Nagrade so ogromne - biti sposobni najti, kaj želite poiskati, ko to želite in miru.