Člani odbora ne smejo dovoliti, da bi njihovi osebni interesi vplivali na odločitve, ki jih sprejemajo kot direktorji. Torej, skoraj vse družbe imajo politike navzkrižja interesov in izjave, ki jih od direktorjev zahtevajo, da podpišejo.
Kaj je navzkrižje interesov?
Nekaj primerov situacij, ki bi lahko povzročilo navzkrižje interesov za člana podjetja:
- Če ima član upravnega odbora zunanji poslovni interes v podjetju, ki konkurira družbi, v kateri je član upravnega odbora
- Če je član uprave upravičen do odločitev, ki lahko vplivajo na ceno zaloge družbe
- Če ima član upravnega odbora znanje o prihajajoči združitvi, nakupu ali prodaji družbe.
- Če je član upravnega odbora v osebnem razmerju z zaposlenim v podjetju.
Upoštevajte, da lahko pride do kaznivega dejanja ali ne. Ponavadi gre samo za pojav neprimernosti ali navzkrižja interesov, ki povzroča težave.
Kdaj pripraviti politiko navzkrižja interesov
Politiko navzkrižja interesov mora pripraviti odvetnik vaše družbe in ga podpisati vsi člani uprave na prvi (organizacijski) sestanku upravnega odbora ali ko se pridružijo odboru.
Nobenemu članu upravnega odbora ne sme biti dovoljeno, da bi služil, ne da bi podpisal ta pravilnik.
Naloge članov upravnega odbora
Politika navzkrižja interesov mora opisati dolžnosti članov upravnega odbora:
- Fiduciarne naloge za finančne in pravne zadeve. Fiduciarne zadeve vključujejo odgovornosti za skrb za poslovne interese. Ta fiduciarna odgovornost vključuje vse ostale odgovornosti upravnega odbora.
- Dolžnost zvestobe, postavljanje pristojnosti odbora nad drugimi zunanjimi interesi
- Dolžnost zaupnosti, vodenje zasebnih poslov in informacij s sej upravnega odbora in poslovanje podjetja.
Zunanja zanimanja
Politike navzkrižja interesov od članov odbora zahtevajo razkritje zunanjih interesov v nasprotju z interesi podjetja. Ti morebitni navzkrižja interesov vključujejo odnose ali odgovornosti (osebne, finančne in druge). Ta pravilnik članom odbora omogoča, da vodjo redno sodelujejo pri razpravi, poročanju ali glasovanju o vprašanju. Član lahko tudi odkloni (izgovor) samega sebe od te težave.
Nadaljnji konflikt interesov
Če je navzkrižje interesov pomembno, tekoče in nezdružljivo in če ovira sposobnost posameznika, da opravlja naloge na položaju, politika navzkrižja interesov daje organizaciji pravico, da odstrani osebo s položaja.
Tipična politika konflikta interesov
Politika navzkrižja interesov za upravni odbor lahko vključuje:
- Opredelitve, kot so "zainteresirana oseba" in "finančni interes"
- Razprava o dolžnosti razkritja in ugotavljanju obstoja navzkrižja interesov
- Postopki za reševanje navzkrižja interesov posameznika ali sveta
- Kaj se zgodi, če odbor ugotovi ali utemeljeno domneva, da je prišlo do kršitve navzkrižja interesov
- Razprava o kompenzaciji direktorja od organizacije in njegovem vplivu na funkcijo upravnega odbora
- Zahteva za letni pregled politike navzkrižja interesov, razkritja zunanjih interesov in ponovnega podpisa politike.
Podpisane politike navzkrižja interesov za vsakega člana uprave so del poslovnih zapisov in jih je treba hraniti v knjigi ali datoteki poslovnih knjig.