Vendar pa lahko tudi povzročijo nesrečo tudi za izkušene voditelje, če naredite katero koli od teh ključnih napak v Powerpointu. Ključ do uspeha je, da določena diaprojekcija postane vizualna pomoč in ne vizualna distrakcija .
Za najboljše rezultate se izogibajte tem skupnim "sedmim smrtnim grehom" Powerpoint predstavitev.
1. Diaprojekcije in zvočni učinki.
Postanejo pozornost pozornosti, kar odraža občinstvo. Še huje, ko se na računalniku, ki vsebuje več učinkov in prehodov, veliko počasneje od tistega, na katerem je bil ustvarjen, je rezultat počasno in skoraj komično predvajanje. Takšni triki redko povečujejo sporočilo, ki ga poskušate sporočiti. Razen če se predstavljate na znanstveni fantastični konvenciji, pustite lasersko vodeno besedilo!
Pustite utrujenost, utrujenost, robčki, žaluzije, raztaplja, čeke, kose, pokrove in razcepljene hollywoodske filmske ustvarjalce. Celo »gradi« (vrstice besedila, ki se pojavijo vsakič, ko kliknete miško) lahko moteče. Osredotočite se na svoje sporočilo, ne na tehnologijo.
2. Standardni Clipart.
Smrt v zaslone fižol! Powerpoint je zdaj tako široko uporabljen, saj je s tem povezanim videoposnetkom postal »vizualni kliše«. Pokaže pomanjkanje ustvarjalnosti in utrujenost do standardne oblike.
Najprej se prepričajte, da potrebujete grafiko, da izboljšate svoje sporočilo. Če to storite, uporabite svoje skenirane fotografije ali kakovostnejšo grafiko podjetij, kot je PhotoDisc.
Zasloni zaslona lahko pri predstavitvi informacij o spletnem mestu ali računalniškem programu dodajo realizem. Dva popularna programa za zajem zaslona sta Snagit (www.techsmith.com) za Windows in Snapz Pro (www.ambrosiasw.com) za Macintosh.
Oba sta na voljo kot shareware.
3. Predstavitvene predloge.
Še en vizualni kliše. Predloge zahtevajo, da vaše prvotne ideje prilegajo v nekoga drugega predpakiranega plesni. Predloge pogosto vsebujejo moteče ozadje in slabe barvne kombinacije. Na spletno grafiko vzemite dobro knjigo in na svoja diapozitiva uporabite ista načela. Ustvarite svoj poseben videz ali uporabite logotip vašega podjetja v kotu zaslona.
4. Text-Heavy Diides.
Predvidene diapozitive so dober medij za grafično predstavitev ideje ali pregled. So slabo sredstvo za podrobnosti in branje. Izogibajte se odstavkom, citatom in celo popolnim stavkom.
Omejite svoje diapozitive na pet vrstic besedila in uporabite besede in fraze, da bi svoje točke. Občinstvo bo lažje prebavilo in ohranilo ključne točke. Ne uporabljajte svojih diapozitivov kot zvočnikovih opomb ali preprosto predstavite pregled vaše predstavitve.
5. Paradigma "Me".
Predstavitelji pogosto skenirajo tabelo ali grafiko neposredno iz svojega obstoječega gradiva za tiskanje in jih vključijo v svoje predstavitve diaprojekcije. Rezultati so skoraj vedno podoptimalni. Tiskanje vizualnih je običajno mišljeno, da je videl od 8-12 palcev, ne pa gledati iz več čevljev. Običajno so premajhne, preveč podrobne in preveč besedilne za učinkovito vizualno predstavitev.
Enako velja za velikost pisave; 12-točkovna pisava je primerna, ko je besedilo pred vami. Pri diaprojekciji si prizadevajte za najmanj 40-mestno pisavo. Zapomni si občinstvo in premakni krog iz "mene" v "mi." Prepričajte se, da so vsi elementi katerega koli posebnega stekla dovolj veliki, da jih je mogoče enostavno videti. Velikost resnično zadeva.
6. Branje.
Ustna predstavitev bi se morala osredotočiti na interaktivno govorjenje in poslušanje, ne pa branje govornika ali občinstva. Zahteve govorjenega in pisnega jezika se bistveno razlikujejo. Pogovorni jezik je krajši, manj formalen in bolj neposreden. Branje besedila uniči predstavitev. Povezana točka je povezana z izročkom za občinstvo.
Eden od vaših ciljev kot voditelj je ujeti in držati pozornost občinstva. Če distribuirate material pred predstavitvijo, bo vaše občinstvo prebralo izročke in ne poslušalo vas. Pogosto so deli učinkovite predstavitve odvisni od ustvarjanja neprekinjenosti, da bi pritegnili občinstvo.
Če lahko gledalci preberete vse, kar boste povedali, je ta element izgubljen.
7. Vera v tehnologiji.
Nikoli ne veste, kdaj bo zaradi okvare opreme ali nezdružljivih vmesnikov prisotna na vašem računalniku. Bodite pripravljeni tako, da varnostno kopirate svojo predstavitev na zgoščenki.
Še bolje je kompaktna pomnilniška kartica z adapterjem za PCMCIA režo v prenosnem računalniku. Z njim lahko še vedno spremenite v zadnjem trenutku. Prav tako je dobra ideja, da pripravite nekaj barvnih prosojnic vaših ključnih diapozitivov.
V najslabšem primeru nobena tehnologija ne deluje in nimate vizualnih predstavitev. Še vedno bi lahko odlično predstavili, če se osredotočite na sporočilo. Vedno se seznanite s predstavitvijo, vadite in biti pripravljeni, da vključite občinstvo, ne glede na tehnologijo, ki je na voljo. Skoraj izgubljena umetnost.
Dr. Joseph Sommerville je pridobil naziv "predstavitveni strokovnjak", ki pomaga strokovnjakom pri oblikovanju, razvoju in zagotavljanju učinkovitejših predstavitev. Je vodja vrhunske komunikacijske zmogljivosti, houstonsko podjetje s sedežem v svetu, ki strokovnjakom pomaga razvijati spretnosti v strateški komunikaciji.