7 Nasveti za dobro izvedbo sestanka
Poizkusite se s temi dolgočasnimi srečanji in se naučite, kako voditi učinkovita srečanja, ki zaposlenim onemogočajo in motivirajo.
7 Nasveti za učinkovite sestanke
Ustanovite cilj srečanja
Preden pošljete opozorilo za sestanek in ga dajte v koledar, se vprašajte, zakaj želite imeti srečanje in določiti cilj. Ali je sestanek, ki zaposlenim pospeši spremembo upravljanja? Ali se odločate glede projekta? Je to brainstorming seja za novo poslovno strategijo? Prepričajte se, da je za vaš cilj potreben zbiranje zaposlenih v sobi za osebno razpravo in interakcijo; če je namen sestanka posodobitev stanja, morda pošiljanje skupinske e-pošte je boljša uporaba časa vsakogar.
Komunicirajte z namenom srečanja
Ko povabite druge na svoje srečanje, se prepričajte o namenu srečanja. To vam ne bo samo osredotočeno, temveč boste zaposlenim omogočili udeležbo na sestanku, pripravljenem bodisi z dokumenti bodisi z mislimi o zadevi.
Komuniciranje je bistveno za učinkovito srečanje.
Bodi selektiven o udeležencih
Nihče ne ceni, da se udeležuje sestanka, ki nima povezave z njimi ali njihovega dela. Ugotovite, kdo res mora biti tam in zakaj. Kateri vnos potrebujete? Kateri kolegi morajo sodelovati in bodo verjetno imeli vprašanja o tem?
Če je nekdo na vašem seznamu, ki ga je preprosto treba obvestiti o tem, kar je bilo razpravljano, potem jim naredi uslugo in jih odstranite s seznama. Lahko jih preprosto posodobite z nadaljnjim e-poštnim sporočilom. Čas je dragocen in noben delodajalec ne želi negativno vplivati na produktivnost, saj zaposleni sedijo na nepotrebnih sestankih.
Morate ustvariti agendo srečanj
Organiziranje sestanka brez določenega dnevnega reda je podobno vzpenjanju na jadrnico in upanju, da vas bo veter peljal, kamor želite iti. Boste - dokaj dobesedno - izgubili na morju. Vaš dnevni sestanek vas bo vodil do končnega cilja. Vključite teme, ki jih je treba obravnavati, in kdo bo obravnaval vsak element, če bodo sodelovali drugi. Pred dnevom pošljite na dnevni red udeležencem, tako da vsakdo ve, kaj lahko pričakujete in prihajajo pripravljeni.
Drži se svojega načrta
Tudi najboljše načrtovano srečanje se bo razvilo, če se bo razprava iztirila in se bo spustila na tangencialne teme. Zato večina srečanj ne uspe doseči svojega cilja - ne ostanejo na dobri poti. Na začetku vašega sestanka določite temeljna pravila in določeno časovno dodelitev za vsako točko dnevnega reda in celotno sejo. Na primer: "Hvala, ker ste prišli danes. Vsak čas je dragocen in moj cilj je, da se ta sestanek drži manj kot eno uro.
Pripomočimo se k postavkam v roki in rezerviramo razpravo o drugih temah pozneje. "Rein vsakdo, ki monopolizira razpravo ali uvaja teme, ne na dnevnem redu.
Zadrži jih
Vizualni pripomočki potekajo daleč, pri čemer se vsi osredotočajo na srečanje in ne na njihove telefone ali uro. Objavi dnevni red na pametni plošči pred spalnico. Projekt prikazuje slike na velikem zaslonu z uporabo računalnika; vse, kar bi bilo, da bi svoje oči spredaj.
Povzetek sestanka
Si že kdaj zapustil sestanek in imaš povsem drugačno potegavščino od svojega kolega? Prepričajte se, da se to ne zgodi z vašim sestankom, tako da pošljete e-poštno sporočilo v 24 urah. Vključite povzetek, poudarite ključne teme, dodeljene naloge in navedite roke. Če to pravočasno pošljete, udeleženci ne bodo v napačni smeri.