Odločite se, če zares potrebujete srečanje
Najprej se odločite, ali je načrtovanje sestanka res potrebno.
Pogosto razmišljamo o formalnem srečanju kot najboljši način za izmenjavo informacij ali razpravo o temi. Ampak, če se vaša novica lahko pošlje po e-pošti ali konferenčnem klicu, ali samo z nekaj osebami v pisarni za 15 minut, potem preskočite formalno srečanje.
Povabi samo tiste ljudi, ki bi morali biti tam
Kdaj so bili povabljeni na sestanek in se spraševali - na pol poti - zakaj ste tam? Ne zapravljajte časa ljudi, tako da jih povabite na sestanek, ki jim ni treba prisostvovati. To ne bo učinkovito srečanje. Ali je na sestanku prisoten nekdo iz računovodstva, da odgovori na proračunska vprašanja? Potem povabite enega posameznika iz računovodstva, ki je primeren za to nalogo.
Če je kolega ali nadzornik treba obvestiti o tem, kar je razpravljalo na sestanku, vam jih ni treba povabiti na dejanski sestanek. Preprosto pripravite povzetek sestanka in ga nato pošljite. Zanima jih časovno varčevanje in imate zagotovilo, da - ker ste podatke dali v pisni obliki - da so v celoti obveščeni o razpravah.
Pošljite opomnike za sestanke
Življenje je zasedeno in koledarji hitro postanejo rezervirani z načrtovanimi dejavnostmi. Dva dni pred sestankom pošljite opomnik o nadaljevanju sestanka. To bo potrdilo tiste ljudi, ki so odgovorili, da bodo prisotni, in vas tudi obvesti, preden se časovni razporedi spremenijo, ključni udeleženci pa ne morejo načrtovati časa srečanja.
Imate dnevni red
Za načrtovanje učinkovitih srečanj morate najprej načrtovati, kaj bo razpravljalo. Kakšen je cilj srečanja? Kaj želite doseči? Razvijte program srečanja pred časom in ga razdelite udeležencem. Navedite začetni čas in vključite kratek seznam tem, ki jih je treba obravnavati. Ne pogubite svojega srečanja z dolgim, preveč podrobnim dnevnim redom. Navedite poimensko osebje, ki bo odgovorno za poročanje na določenem območju.
Bodite jasni glede pričakovanj
Ko najprej pošljete obvestilo o sestanku, se prepričajte o svojem namenu in pričakovanjih. Ali se srečanje vrti okoli predstavitve, udeleženci pa bi morali biti pripravljeni, da sprejmejo zapiske? Ali pa je to brainstorming seja, kjer se pričakuje, da se bodo udeleženci pojavili z idejami in predlogi?
V nekaterih podjetniških kulturah se zaposleni zberejo, da poslušajo in se nato vrnejo nazaj na delovna mesta. V drugih podjetjih svobodno sodelujejo zaposleni. Na današnjih sodelovalnih delovnih mestih interakcija in izmenjava idej niso dobrodošli samo na sestankih; pogosto je namen srečanja sam.
Začni na čas
Če ste oseba, ki se običajno prikaže za sestanke pravočasno, potem razumejte, kako je frustrirajuće, ko se dejansko srečanje ne začne 15 minut, ko se ljudje vkrcajo v sobo.
Neizogibno se zgodi, da gredo naprej, vsakdo ve, da se ta srečanja nikoli ne začnejo pravočasno, da se vsi začnejo prikazovati pozno. Prevzamite sestanek. Začnite takoj pri določenem začetnem času. Zapri vrata in začni. Ti stragglerji bodo kmalu dobili sporočilo, da prihajajo pozno in samo enkrat bi morali narediti to napako.
Naj bo kratka in preprosta
Večina srečanj se uvrsti za eno uro, ko - v mnogih primerih - zadošča 30 minut ali celo 45 minut. Ko je preveč časa dodeljen, je običajen rezultat, da je čas zapravljen. Ljudje se počutijo, ko je sestanek končan ali preveč dolgotrajen za določeno točko dnevnega reda. Skrbite, da se srečanja skrivajo in do konca.
Ostanite na temi
Samo dnevni red ne bo učinkovito vodil vašega srečanja. Držite se dnevnega reda in nadaljujte razprave s tangenti.
Obravnavajte vsa vprašanja, ki ne vsebujejo teme, in sicer, da je tema za drugo srečanje, se bo obravnavala zasebno ali podobno. Nihče ni všeč pobegnjeno srečanje, kjer je namen srečanja zavrnil drugi pogovor.
Sprejmite manjša srečanja zunaj konferenčne sobe
Sedeč v isti znani konferenčni sobi, zbrani okoli iste znane mize, je prav to - poznano. Da bi zaposlene spodbudili k interakciji, ustvarjalnemu razmišljanju in živahnim razpravam, razmislite o tem, kako bi se srečanje odvijalo zunaj standardne sejne dvorane.
Razmislite o sestanku na mizi zunaj, če prostor in čas dopuščata. Poskusite zbrati na skupnem območju, ki ima zofe in majhne mize namesto velike konferenčne mize in vrtljivih stoli.
Ne bojte se drugačnega pristopa
Če pristop k sestanku ne deluje, se ne bojite prehoda na tečaj. Na primer, če se brainstorming zasedba sproži tiha soba z zelo malo dialoga, spremenite smer. Bodite fleksibilni in bodite pozorni na napredek celotnega sestanka.
Uporabite tehnologijo
Načrtujte uporabo tehnologije, s katero bi udeleženci lahko sodelovali. V današnjem digitalnem svetu se večina ljudi uporablja za prikazovanje grafike ali videoposnetkov za podporo besed, ki jih slišijo. Pritožite se na to miselnost in vključite avdiovizualne vsebine pri načrtovanju sestanka.
Računalniki, ki so projicirani na velike zaslone in predstavitve Smart Board, ki spodbujajo interakcijo, so dobrodošla sprememba od standardnih dolgotrajnih PowerPoint predstavitev.
Pošljite povzetek sestanka
V enem dnevu po srečanju pošljite kratek povzetek obravnave. Razširite to po elektronski pošti vsem prisotnim, tistim, ki se niso mogli udeležiti sestanka, in tistim, ki jih je treba obvestiti. Vključite tudi vse elemente ukrepa, ki določajo, kdo je odgovoren za vsako postavko, kot tudi datum zapadlosti.