To je v bistvu konferenca pred konferenco.
Za tiste, ki morda ne načrtujejo pogostih sestankov, se lahko sestanek pred sestankom zdi neudoben ali neroden, ker lahko vključuje nove izraze ali jezik, na primer "nadaljevanje dogodka" ali "naročanje dogodkov na banketih".
Kaj naj pričakujejo dogodki iz predprodukcije?
Predkoncert je sestanek, ki poteka s prodajalci dogodkov in dobavitelji, kjer se načrtuje dogodek ali program. Običajno potekajo en ali dva dni pred dejanskim dogodkom in se razlikuje od sprehoda, do katere pride na dan dogodka.
Nekateri ljudje lahko povezujejo predkoncertne sestanke z načrtovanjem večjih konferenc, konvencij, kongresov in spodbudnih programov. Vendar pa je pogosto organizirati tudi predhodno srečanje za seminarje in druge posebne dogodke.
Kaj lahko pričakujete med sestankom pred koncem?
Predkoncertni sestanek omogoča načrtovalcu dogodkov možnost, da skupaj z dobaviteljsko ekipo, ki sodeluje v programu, pregleda vse dokončne logistike za dani program.
Običajno je sestanek pred konferenco koordiniran in načrtovan s strani upravitelja konferenčnih storitev prizorišča. Povabil bo upravitelje z različnih področij, ki sodelujejo pri dogodku, da pregledajo logistiko njihove posebne vloge za dogodek.
To je odličen čas za sestanek ali načrtovalec dogodkov, da vzpostavijo stik s sodelujočimi.
V predkondukciji je primerno, da načrtovalec dogodkov opredeli nekaj ključnih ciljev dogodka, vključno z pomembnimi informacijami o organizaciji, ki gostuje na dogodku, ključnimi sporočili, ki se prenašajo na dogodku, in pomembnimi VIP-ji.
Pre-Con je pravi čas za pregled nadaljevanja dogodka
Nadaljevanje dogodka je znano tudi kot specifikacije dogodkov. Vključuje vse pomembne informacije o programu ali dogodku, vključno s podrobnostmi o samem programu. Te postavke lahko vključujejo nekaj ali vse od naslednjega: datumi, časi, kontakti, profili udeležencev, kontaktne osebe v sili, hrano in pijačo, prevoz, informacije o pošiljanju, zaračunavanje, avdio / vizualne in druge posebne potrebe.
Vsak vodja oddelka bo pregledal svoje razumevanje dogodka , vključno z ustreznimi podrobnostmi in njihovimi tipičnimi operativnimi postopki. Pregledali bodo tudi njihovo razumevanje pogodbe o dogodku in informacije, ki so bile prej dane na naročila za banketne dogodke.
Načrtovalci srečanj in dogodkov ne smejo pozabiti, da bi v tem času postavili natančna vprašanja, povezana s specifikacijami dogodka, kot so ravni osebja in imena ključnih kontaktov med dejanskim dogodkom iz vseh zastopanih območij. Ključni elementi predhodne razprave lahko vključujejo pregled:
- Zahteve za hrano in pijačo
- Zahteve glede seznama gostov (če je primerno)
- Konferenčne in trgovinske razstave zahtevajo razstavo
- Prostori za sejne sobe in prostori za trgovske razstave (tlorisi)
- Tehnične zahteve, kot so električne in telekomunikacijske storitve
- Podrobnosti o umestitvi označi
To je idealen čas za spremembe v zadnji minuti. Čeprav to morda ni vedno všeč, večina prodajalcev in dobaviteljev pričakuje razumne (in nerazumne) spremembe. Seveda, če je pred-con načrtovan med časom, ko je nastavitev v teku, razmislite o izvedbi pregleda zgodnje sobe, da se prepriča, da vse poteka gladko.