To je ena lekcija, ki sem se hitro naučila kot koordinatorja prizorišča, kasneje pa sem razvila lasten kontrolni seznam za nastavitev, da bi se stranke zadovoljile (in zasedle) v obdobju napolnjenosti.
Pripravite voziček
Prva stvar, ki jo bo vaša stranka želela storiti, je razpakirati vse svoje zaloge za dogodke iz svojega vozila. To je lahko težavna naloga, še posebej, če je težko premikati položaj v parkirišču. Predstavljajte si, da nekdo hodi v vaš kraj z veliko težkimi škatlami - kaj je prva stvar, ki jo bodo iskali? Odgovor je, seveda, voziček ali kaj drugega, kar bo olajšalo njihovo obremenitev in bistveno olajšalo zlomljeno delo raztovarjanja. Imeti vozičke, ki so na voljo, ko hodijo na prizorišče, je preprost način, da se počutijo kot "razbremenjeni" samo s prikazovanjem.
Pripravite tabele za registracijo
Naslednje na seznamu stvari, ki jih je treba opraviti za večino strank, dobi registracijo. To pomeni, da vaše mesto bolje, da imajo vse komponente registracije preden pridejo.
To vključuje vse mize, stole, električno in pletenje. Organiziranje imenskih oznak in prijavnih materialov bo porabilo veliko časa za načrtovalce dogodkov in vam ne bi smelo čakati, da bi te preproste stvari vzpostavile, da bi jih začeli.
Imajo vse sobe mize in posteljni set
Nastavitev vseh miz in stoli v prostoru dogodka lahko očitno traja nekaj časa.
Upajmo, da če prihajate iz zgodnejšega dogodka, ste naročniku predhodno povedali, kdaj lahko pričakujete, da bodo vse komponente prostora nastavljene. Če vaša stranka odide v sobo z več desetimi delavci, ki se preganjajo za mize in stole, ki se ne skladajo, bodo verjetno panika. V idealnem primeru bo vaša operacijska ekipa imela vse, kar je postavljeno z namiznimi posteljami, tako da lahko načrtovalci začnejo postavljati osrednje predmete, dražbene predmete itd.
Pridobi vse prijave zgodaj
Samo zato, ker glavni načrtovalec ve, kako krmariti z objektom, ne pomeni, da njena podporna posadka ne. Vsem lahko shranite veliko nepotrebnih težav, tako da posodabljate oznake v svoji zgradbi takoj, ko se začne setup obdobje. Imejte v mislih, da prodajalci, kot so cvetličarji in DJ-ji, prav tako vedo, kam iti. To so vse stvari, ki jih je treba pregledati z vašim odjemalcem pred dnevom dogodka, vendar je treba tudi skrbeti za velik dan.
Preglejte BEO in račune
Še enkrat ste verjetno večkrat poslali te dokumente po dnevih, ki so se zgodili do dogodka, vendar jih še nikoli ne moti, da bi jih ponovno pregledali. Čeprav je nastavitveni čas razburjen, morate izločiti 15 minut, da skupaj pogledate te dokumente. Koordinatorji prizorišča morajo imeti paket, pripravljen za svoje stranke, ki vključuje BEO, prostorski diagram in prospektivni račun.
Zelo malo izkušenih načrtovalcev bo posredovalo priložnost za pregled teh kritičnih dokumentov.
Predstavitve
Bodite prepričani, da ključne člane vaše ekipe do vaše stranke za uradni uvod. Ta seznam vključuje upravitelja cateringa , kapitana banket, nadzornika operacij in avdio / vizualnega koordinatorja. Pomislite v imenu svoje stranke, ko predstavljate ekipo - ali so podrobnosti, o katerih bi se morali pogovarjati z vašo vodstveno ekipo? Začetek kratkega pogovora je učinkovit način, kako poudariti, kdo je odgovoren za vsako področje.
Ta kratek kontrolni seznam elementov za nastavitev dogodka bo precej prispeval k temu, da bo vašo stran srečen ob prihodu. Kot primarni zastopnik za vaše mesto, je vedno najbolje, da strankam dajo svojo številko mobilnega telefona, če karkoli gre narobe med delom v vaši pisarni.
Ne pozabite, da bodo morda razočarani, če bodo kaj potrebovali, vendar bodo še bolj razočarani, če ne bodo mogli najti nikogar, ki bi jim pomagal!