Cene paketa za srečanje v evropskem slogu so postale bolj priljubljene v ZDA
Ta praksa ne bo le na splošno učinkovitejša za tiste, ki se ukvarjajo z načrtovanjem dogodka, ampak upravlja in napoveduje stroške, povezane s prizoriščem, veliko bolj enostaven proces.
V Združenih državah je po drugi strani še vedno bolj običajno, da hoteli zgradijo postavko vrstic konferenčnih stroškov po postavki vrstic, ki temeljijo na podrobnih in prilagojenih potrebah vsakega sestanka ali dogodka. Čeprav praksa omogoča načrtovalcu dogodkov, da ima večji nadzor nad vsemi podrobnostmi dogodka, pogosto ustvarja zapletene naročila za banketne dogodke in več težav pri upravljanju stroškov in celotnega proračuna prireditve .
Čeprav se glavni akterji v industriji še naprej spreminjajo način poslovanja, evropski model in ameriški model še vedno odražata te razlike pri njihovem pristopu k konferenčnim in podjetniškim dogodkom. Za globljo potapljanje si oglejmo dva primera korporacijskega dogodka in konferenčnega paketa: enega iz nekdanje palače Fira v Barceloni (evropski primer) in drugi v Wynn Resorts v Las Vegasu (ameriški primer).
Primer evropskega paketa konferenc in sestankov
Dnevne pakirane stopnje so priljubljene v Združenem kraljestvu in so potekale tudi v celinski Evropi. "Trg Združenega kraljestva je bil prvi, ki je zaprosil za to vrsto paketa, vedno pa poskušamo prilagoditi naše predloge, da bi zadovoljili potrebe naših strank," pojasnjuje nekdanji generalni direktor Fira Palace v Barceloni (zdaj Crowne Plaza Barcelona), podjetje hotel, ki je priljubljen med podjetji in načrtovalci srečanj, ki organizirajo mednarodna srečanja.
European Hotel Clientele
Ko je Crowne Plaza Barcelona še vedno deloval kot palača Fira, je približno 20% hotelskih strank iz Španije. Preostanek letne stranke je prihajalo iz Združenega kraljestva (19%), ZDA (17%), Francije (7%), Italije (6%), Japonske (4%) in Nemčije (4%). Poleg tega je približno polovica poslovnih dogodkov gostila tam iz farmacevtske industrije, preostanek pa vključuje tehnologijo, hrano in pijačo , bančništvo in avtomobilsko industrijo .
Evropska zahteva po ceniku konferenčnega paketa
Med tem časom je dnevni paket srečanja na Fira Palace vključeval uporabo sejne sobe, kavarne, kosila, zaslona in še več. Paketi, ki so na voljo, so v bistvu vsebovali vse, kar bi moral načrtovalec vključiti na sestanek.
Ker se je industrija razvila, so se zahteve po konferencah in sestankih sestankov s časom še naprej spreminjale. Načrtovalci poslovnih dogodkov so prvotno zahtevali pavšalno konferenčne cene za sejne sobe ter hrano in pijačo. Sčasoma so te zahteve razširile tako, da so vključevale tudi druge elemente, kot so zasloni, dostop do interneta, flip charti in zvočni sistemi. Toda povpraševanje je bilo še vedno za pakirane, pavšalne cene.
Za tiste, ki so zahtevali prenočitvene sobe za nočitev, so zaprosili tudi za poseben / pogajalski tečaj za prenočišča v njihove splošne stopnje dogodkov na konferenci.
Medtem ko bi ti paketi pokrivali večino potreb po dogodkih, se načrtovalci še vedno pogajajo o drugih zahtevah dogodka, kot so razstavni prostor, svečane večerje, koktajl sprejeme in druge točke dnevnega reda dogodkov.
Prednosti in slabosti evropskega pristopa
Jasno je, da je lahko predvsem evropski pristop k načrtovanju in določanju cen konferenc, ki je koristen za načrtovalce dogodkov iz več razlogov, vključno z zaznavanjem prihrankov pri stroških, predvidljivosti stroškov in enostavnosti predstavitve in odobritve strank.
To pomeni, da takšen pristop vsekakor povečuje breme hotela, da bi napovedal potrebe svojih strank, obenem pa se spoprijem s svojo lastno linijo. "Z našega vidika je veliko lažje narediti" à la carte "dogodke. Dejansko je operacija veliko bolj zapletena, vendar je korist za nas zadovoljstvo strank," pravi nekdanji generalni direktor Fira Palace.
Primeri ameriške konference in srečanj
Medtem ko je evropski trg relativno zrel s sprejemanjem in uporabo konferenc ali paketov srečanj, lahko več hotelov v ZDA razmisli o spremembi načina pakiranja in cenovnih konferenc in srečanj. To je še posebej pomembno, ko se od načrtovalcev dogodkov zahteva, da odločitve o sestanku odločajo v krajših rokih vedno bolj pogosteje.
Maja 2009 je Wynn Las Vegas prevzel pobudo za uvedbo treh vrst tistega, kar imenujejo vseobsegajoče konferenčne in paketne pakete za manjše srečanje, kar pomeni tistih, ki imajo manj kot 80 udeležencev. Danes še vedno ponujajo te pakete. Vključujejo:
- Celodnevni konferenčni paket delegata
- Poldnevni konferenčni paket delegacije "AM"
- Poletni konferenčni paket delegacije "PM"
Tako kot so pričakali evropski načrtovalci dogodkov, so Wynnove pakirane možnosti cene po delegiranih (tj. Udeleženih) stopnjah, vključno s sejno sobo, hrano in pijačo, prigrizki za odmor, LCD-projektorjem in zaslonom.
Ideja, da Wynn razvije svoje možnosti konferenčnega paketa, je izhajala iz evropskega tržnega pristopa. Dejansko je André Link, nekdanji vodja prodaje Wynn, prej prišel iz Evrope. "To je edini način, v katerem smo prodali srečanja, v večini primerov v Evropi ... Zelo redko smo pripravili la carte predloge, v katerih so navedeni stroški F & B, najemnine, stroški AV itd.", Pojasnjuje Link.
Premik v ameriški korporativni dogodki in konferenčni industriji
Wynn Resorts je z uvedbo paketa malih paketov srečanj predvidel, da bodo pakirane stopnje konferenc bolj priljubljene pri svojih poslovnih strankah, saj je večina združenj združenih večjih. Imeli so prav. Od takrat je nekaj večjih ameriških hotelskih verig začelo ponujati podjetniški sestanek in konferenčne pakete, ki bolje odražajo evropski model, če načrtujejo poslovne dogodke.
Prepričana je, da stopnja paketov srečanj in konferenc ne bo ustrezala potrebam vsakega dogodka. Pravzaprav večina načrtovalcev priznava, da bodo odrekli nekatere podrobne nastavitve za svoj program ali zahtevali, da se prizorišče prilagodi paketu z dodatnimi elementi. Vedno obstaja opozorilo, da se lahko zanašate na pakete, če načrtovalci predvidijo, da se njihovi programi lahko izvajajo dlje, kot je bilo pričakovano, kar lahko sproži dodatne stroške. Toda za tiste, ki načrtujejo srečanja in dogodke, ki skrbno preučujejo svoj proračun, ti sestanki in konferenčni paketi ponujajo jasno predvidljivost za proračun konference.