Kaj je ničelni proračun?
Od "ničelne osnove" (tj. Brez prenesenih bilanc ali stroškov) se vsako obdobje v koledarju podjetja v celoti financira glede na potrebe in stroške za to obdobje. Ali je mesec, četrtletje ali letno, obdobje lahko vsako merjenje časa, ki najbolje deluje za vaše podjetje.
Na začetku novega obdobja so finančne zahteve in upravičeni stroški glavni prispevki za proračun družbe, ne glede na to, ali je bil proračun višji ali nižji v prejšnjem obdobju. Ko se začne naslednje obdobje, se vrnete na nič in ponovite postopek.
Kako deluje?
Tradicionalno oblikovanje proračuna ali proračunsko načrtovanje na podlagi stroškov vključuje upravljanje poslovanja družbe na podlagi proračuna iz prejšnjih obdobij. Na primer, če podjetje pričakuje 5-odstotno povečanje proizvodnje zaradi iztovarjanja nove stranke, preprosto dodaja 5 odstotkov v proračun iz obdobja, pred tem.
Proračunsko načrtovanje, ki temelji na stroških, predpostavlja, da so potrebni vsi prejšnji izdatki za proizvodnjo in postopke ter se nadaljujejo z ohranjanjem proračuna za te funkcije brez nadaljnje analize.
Pri proračunu, ki temelji na nič, morajo biti vsi stroški upravičeni vsako obdobje, zato se ponavljajoči se stroški pregledajo, nato odobrijo, prilagodijo ali prekinejo glede na nujnost.
Nove stroške analiziramo z enako pozornostjo kot v tradicionalnem proračunu, vendar vedno z razumevanjem, da bi morali biti stroški optimizirani za učinkovitost in vrednost.
Na primer, če ste solopreneur, ki upravlja vašo podjetje za ustvarjalno papirno blago iz vašega doma, se boste morda odločili za uvedbo ničelnega proračuna, da bi izboljšali učinkovitost, potem ko ste se odločili, da boste svoje podjetje prevzeli mednarodno in se odpravili v tujino. To področje lahko vpliva na stroške tiskanja. Po celovitem pregledu ste ugotovili, da lahko nadomestite dodane pristojbine za dostavo in skrajšate čas preobrata z nakupom dveh novih tiskalnikov in izkoriščanjem večjih nakupov za črnilo tiskalnika, zahvaljujoč novemu partnerstvu z lokalnim dobaviteljem. Vsako obdobje boste pregledali vse stroške ali stroške, da ugotovite, ali je strošek upravičen v vašem proračunu z dragoceno donosnostjo vaše naložbe .
Kako ste začeli?
Koraki za uvedbo načela proračuna na podlagi nič so preprosti:
- Določite svoj cilj. Ali upate, da boste prihodke povečali za 10 odstotkov? Želite znižati stroške za 2 odstotka? Vaš cilj mora biti merljiv in dosegljiv v časovnem okviru, ki ste ga izbrali.
- Razmislite, kako lahko dosežete ta cilj. Kaj imate v svojem arzenalu, ki ga lahko prilagodite stroškom, učinkovitosti ali virom, da dosežete svoj cilj?
- Preglejte svoje možnosti iz 2. koraka. Ali bi izvajanje ene naloge pomagalo doseči svoj cilj? Ali pa morate izvajati več ukrepov? In če je odgovor pritrdilen, jih potegneš individualno skozi čas ali vse naenkrat?
- Prednostno določite svojo novo nalogo in dokumentirajte potrebne stroške za izvedbo.
- Ocenite vse stroške in izdatke, ki so potrebni za naslednje obdobje v vseh pogledih vašega podjetja (ali oddelka, ki ga nameravate prilagoditi, da boste dosegli svoj cilj). Vključite potrebne stroške za novo nalogo, ki ste jo dokumentirali v 4. koraku.
- Če ocenjevanje ustreza vaši odobritvi in so vsi stroški upravičeni, se vključite v izvajanje in upoštevajte svoj proračun.
- Ob koncu obdobja preverite meritve in ugotovite, ali ste dosegli svoj cilj. Ali je izvajanje potekalo gladko? Če ste naredili napake, ali želite v naslednjem obdobju prilagoditi in nadaljevati postopek? Ali pa v celoti ukinite nalogo?
- Začnite v 1. koraku na začetku novega obdobja.
Zakaj je lahko pravi za vas?
Zaradi svoje podrobne strukture, ničelna zasnova proračuna omogoča lastnikom podjetij, da vključijo nove strategije v določenem časovnem obdobju brez strahu pred izgubo trajnosti. Postopek, ki se pogosto vzpostavi na tekoči osnovi, procesom ponuja lastnikom podjetij možnost, da se globoko potopijo v svoje izvedbene načrte in se izognejo zvišanju proračuna, ki morda ne bo pokazal donosnosti naložbe v daljšem časovnem obdobju.
Še en plus za to metodo poslovnega upravljanja je, da lahko učinkovito znižuje stroške dnevnih operacij. Sredstva se dodeljujejo le, kadar so potrebni, zmanjšujejo odpadke in odpuščanje, hkrati pa povečujejo komunikacijo med oddelki, ki zahtevajo boljše usklajevanje, da ostanejo na proračunu.
Zakaj ne bi bil pravi za vas?
Res je, da metoda lahko privede do nižjih operativnih stroškov za velika podjetja, vendar to pogosto pomeni, da lahko oddelki, ki ne prihajajo iz prihodkov, kratko spremenijo ali premalo financirajo. Kjer bodo nekatera področja vašega proračuna, kot je proizvodnja ali prodaja, lahko preprosto upravičile svoje stroške, bodo lahko druge potrebne funkcije, kot so storitve za stranke ali raziskave in razvoj, težje opravičile njihove stroške, ki presegajo najmanjši obseg.
Še ena pomanjkljivost proračunskega načrtovanja na podlagi nič je lahko zamuden v primerjavi s proračunom, ki temelji na stroških, ali proračunom, ki temelji na dejavnostih. To velja še posebej za večja podjetja, vendar velja tudi za lastnike malih podjetij. Prehod skozi vsako postavko vrstice v vsakem obdobju, ki utemeljuje svojo nujnost, je lahko delovno intenziven in neučinkovita poraba vašega časa.
Kje vas lahko popelje?
Ne glede na velikost vašega podjetja, morate na podlagi ničelnega proračunskega postopka podrobneje preučiti, kaj poganja vrednost v vašem procesu. Čeprav je dolgotrajen, je to metodo, če se pravilno uporablja, kar lahko privede do večje trajnosti in uravnotežene rasti.
Konec koncev, vsak podjetnik, ki se odloči, da bo uporabil ničelno zasnovo za svoje poslovanje, se bo gotovo naučil, kako pomembno je vložiti čas in sredstva za vodenje učinkovitosti in vrednosti njihovega podjetja.