Kaj storiti, preden boste zapustili počitnice
Priprava urada, preden se zaprete za počitnice, zahteva skrbno pripravo. Ustrezna sporočila bodo zagotovila, da lahko vaše stranke, prodajalci in zaposleni načrtujejo zaustavitev, kar pomeni, da vam ne bo treba obravnavati veliko pritožnih pritožb pred in po prekinitvi. To bi moralo narediti za brezskrbne počitnice in zaslužen počitek.
Tukaj je preprost kontrolni seznam korakov, od nastavitve praznih počitnic do ponastavitve termostatov, ki bo vaš počitek končal gladko in donosno.
01 - Obvestite zaposlene, kupce in prodajalce
Stranke lahko obvestite prek vaše spletne strani in samodejnega spremljevalca v vašem telefonskem sistemu.
Prodajalce (zlasti tiste, ki imajo ponavljajoče se roke dobave) je treba obvestiti po elektronski pošti, telefonu ali redni pošti.
02 - Obvesti varnostno osebje ali storitve
Obvestite svoje varnostno osebje ali varnostno službo o prihajajočih datumih zapiranja. Poskrbite, da imajo ponudniki varnostnih storitev posodobljen seznam za nujne primere, ki vsebuje podatke o stiku, vključno s telefonskimi številkami, za vas in vaše ključne zaposlene. Vedeti morajo, komu se obrnite v primeru varnostne težave, tudi ko je pisarna zaprta za poslovanje, in kdo je pooblaščen, da je med obratovanjem v stavbi.
03 - Sprememba avtomatskega odzivnika
Teden ali dva pred zaprtjem zabeležite avtomatiziran spremljevalni pozdrav v vašem telefonskem sistemu, ki pojasnjuje, da bo pisarna zaprta za daljše obdobje. Vključite datum, ko se boste zaprli in ko boste pričakovali, da boste ponovno odprli. Preden odidete, zabeležite drugi avtomatski pozdrav, ki poudarja, kdaj se boste vrnili, in, če je to primerno, komu bi morali klicatelji usmeriti vsa vprašanja v vaši odsotnosti.
Če nudite storitve za nujne primere, kot so ogrevanje in hlajenje, vodovodne instalacije ali druge bistvene storitve za stranke, se prepričajte svojim klicateljem, kako priti do vašega telefonskega ali mobilnega telefona v nujnih primerih.
04 - Obvesti svojo službo za sprejemanje odgovorov
Obvestite svojo telefonsko službo o datumih zaprtja pisarne in posodobite svoj seznam stikov s telefonskimi številkami zaposlenih, ki bodo na klicu. Prepričajte se, da vedo, koga se obrnite v določenih situacijah; na primer, ne želite, da so vodje na najvišji ravni opozorjeni v primeru težave z dostavo.
05 - Spremenite glasovne pošte
Če vaš telefon omogoča zaposlenim, da sprejemajo zunanje klice na svojih pisalnih mizah, jih naročite, da posnamejo sporočilo "zaprto za praznike" ali "izven službe" pozdravni pozdrav, ki klicateljem omogoča bistvene podrobnosti o zaključku. Zaposleni morajo pustiti, da kličoči vedo, kdaj se bodo vrnili v pisarno in kaj storiti, če potrebujejo takojšnjo pomoč, medtem ko je pisarna zaprta. V večini primerov ne želite, da bi zaposleni posredovali osebne kontaktne podatke.
06 - Zmanjšajte termostate, izklopite pisarniško opremo
Prihranite energijo in denar z nastavitvijo ali reprogramiranjem pisarniških termostatov med izklopom. Presenečeni boste nad prihranki stroškov, ki jih lahko pridobite, in morda je dobra priložnost za odnose z javnostmi; pokaži, da je vaše podjetje zavezano k ohranjanju virov.
Prav tako lahko varčujete z energijo in denarjem tako, da izklopite vse nebistvene pisarniške opreme, vključno z mizami, kopirnimi stroji, tiskalniki in računalniki.
07 - strežniki za varnostne kopije
Če imate računalnike in strežnike, se prepričajte, da se cikel varnostnega kopiranja pravilno izvaja pred in po zaključku. Zmanjšajte izpostavljenost nesreči, tako da razporedite offsite rezervno kopijo za zgodnji prevzem, namesto da čakate, da podjetje ponovno odpre. To je področje, kjer želite imeti jasna navodila za komuniciranje v primeru težave, zato se prepričajte, da je vaša telefonska storitev pravilno obveščena.
08 - NE IZKLJUČITE
Obstaja nekaj pisarniške opreme, ki ga ne smete zaustaviti, vključno z:
- Faksi
- Telefonski sistem
- Strežniki in rezervni sistemi
- Hladilne enote
- Varnostni sistemi