Še pomembneje je, da je treba zagotoviti informacije o tem, kako se obrniti na nekoga v podjetju.
Bilo bi zelo frustrirajoče, če bi se stran odvrnila in ne bi vedela, kako se lahko obrnete na vas. Ni važno, ali je vaš položaj v prodaji, storitvah ali celo razvoju izdelkov. Vsi klici strank so pomembni in jih je treba profesionalno posvetiti.
Vsebina e-poštnega opozorila strank in sodelavcev, ki poskušajo komunicirati z vami prek e-pošte, mora biti skladna z vsebino glasovnega sporočila, ki bo pozdravljalo klicatelje. Če uporabljate Outlook 2010 in ste povezani prek strežnika Microsoft Exchange, najprej kliknite zavihek Datoteka in nato ikono Samodejni odgovori.
S tem se bo začel postopek ustvarjanja začasnega e-poštnega sporočila, ki bo poslano vsem, ki so poslali e-poštno sporočilo, medtem ko niste v pisarni. Samodejni odgovor se pošlje, ker ste omogočili to začasno sporočilo. Seznam korakov po navodilih za ustvarjanje tega e-poštnega sporočila si lahko ogledate tukaj: Out of Office e-pošta za Outlook Exchange
Če niste povezani prek strežnika Microsoft Exchange, je proces nekoliko drugačen, ker na teh vrstah e-poštnih računov ni ikone »Samodejni odziv«. Tukaj si lahko ogledate navodila po korakih za ustvarjanje te iste vrste e-pošte za ne-Exchange uporabnike: zunaj Officea za vse ostale
Naslednji korak je ustvariti vsebino e-poštnega sporočila, ki bo poslana vsem, ki vam pošiljajo e-poštna sporočila, medtem ko niste v pisarni. V tem e-poštnem sporočilu je treba navesti, kako dolgo boste zunaj urada, kako vas lahko dosežete med vašo odsotnostjo (če je to primerno) in kdo v podjetju, da se obrnete na vas, če se ne želite doseči v vašem času, urad.
Primer:
Zdravo,
Hvala za email. Trenutno sem izven pisarne in se bom vrnil v ponedeljek, 1. decembra. V tem času imam omejen dostop do e-pošte, zato je moj odziv morda nekoliko zamaknjen. Če potrebujete takojšnjo pomoč, pošljite e-pošto na moj pomočnik, Barbara Colson. Njen e-poštni naslov je bcolson@xyz.com.
Vesele praznike!
Shahira
Microsoft ponuja predloge in druge primere, ki jih lahko najdete tukaj: zunaj uradnih predlog in primerov. Ne pozabite izključiti tega začasnega sporočila, ko se vrnete v pisarno, sicer bo kdorkoli, ki vas po e-pošti vrne v pisarno, še naprej prejemal to isto sporočilo.
Zdaj, ko ste ustvarili odhodno e-poštno sporočilo, je ustvarjanje podobnega, doslednega izhodnega glasovnega sporočila, ki pozdravlja vse svoje klicatelje, enostavno. Uporabite iste besede iz e-pošte, navedite, koga morate obrniti v odsotnosti, in navedite, kdaj se boste vrnili.
Za glasovno sporočilo je treba zagotoviti telefonsko številko osebe, namesto njihovega e-poštnega naslova.
Primer:
Zdravo,
Prišli ste do mize Shahira Rainera. Poslušajte to celotno sporočilo. Do ponedeljka, 5. januarja bom izven urada. Če potrebujete takojšnjo pomoč, pokličite mojega pomočnika Barb Colsona. Njena telefonska številka je 212-555-xxxx.
Veselim se, da se bom pogovoril z vami, ko se vrnem. Hvala.