Odločite se: Zahteva za predlog ali zahtevek za ponudbo
Zahteva za predlog (RFP)
RFP se uporablja za storitve ali zapletene izdelke, pri katerih se kakovost, storitev ali konstruirani končni izdelek razlikujejo od vsakega prodajalca, ki se odziva.
Zahteva za ponudbo (RFQ)
RFQ se uporablja za blago, preproste storitve ali preproste / enostavne dele z malo ali nič prostora za razlikovanje izdelkov ali storitev med odzivnimi prodajalci. Pogajanja lahko vključujejo časovni razpored dostave, možnosti pakiranja itd.
Cilji RFP ali RFQ
- Pridobite podrobne predloge, da ocenite odziv vsakega prodajalca, tako da bodo najboljši interesi vašega podjetja izpolnjeni na vseh področjih
- Izkoristiti konkurenčno naravo procesa izbire prodajalcev, da se pogaja o najboljšem možnem dogovoru
- Zagotovite, da bodo izpolnjeni interesi vseh zainteresiranih strani v vašem podjetju in dosegli soglasje
- Postavlja vaše podjetje v nadzor nad celotnim procesom izbire prodajalcev in določa izbirna pravila vnaprej
- Začne graditi partnerstvo med vami in prodajalcem že od samega začetka
Oddelki zahteve za predlog ali zahtevek za ponudbo
RFP ali RFQ morajo vsebovati naslednje oddelke. Upoštevajte, da bo vsak dokument drugačen glede na vrsto podjetja in izdelka, ki ga iščete.
Prilagodite vsak oddelek za vaše potrebe.
- Podrobnosti predložitve
Rok, poštni naslov vašega podjetja, kontaktna oseba za vprašanja in pojasnila - Uvod in povzetek
Po končanem celotnem dokumentu napišite ta razdelek. To se uporablja za zagotavljanje morebitnih prodajalcev s kratkim pregledom vašega podjetja in zahtevami za vaš izdelek ali storitev. - Pregled poslovanja in ozadje
Navedite kratek pregled vašega podjetja, izdelkov in tržnega sektorja, na katerega poskrbite. To bo vašim bodočim prodajalcem pomagalo razumeti, katere poslovne potrebe poskušate izpolniti s postopkom izbire prodajalcev. Zagotovite tudi pomembne informacije o ozadju, ki bodo imeli koristi od prodajalca pri odzivu. - Podrobne specifikacije
To naj bo najdaljši del dokumenta. Za RFP bo vseboval kvalitativne ukrepe in zahteve, ki bodo vodili odločitev o izbiri prodajalca. Za RFQ ta oddelek mora zagotoviti kvantitativne ukrepe, ki jih boste iskali v odzivu prodajalca. Primer merila vključuje:- Risbe izdelka
- Inženirske tolerance
- Ravni storitev
- Mejniki
- Rezultati in časovni razporedi
- Tehnične ali poslovne zahteve
- Funkcionalnost programske opreme
- Strojne zahteve
- Predpostavke in omejitve
Tukaj je treba navesti vse predpostavke in / ali omejitve, na katere je treba seznaniti potencialne prodajalce. Če prodajalec ne bo odkrit in vnaprej se bo odpovedal ponovnemu pogajanju o sporazumu, lahko pride do napetosti glede odnosa, ki ga imate s prodajalcem. Možne teme vključujejo potne stroške, stroške nadgradnje / spremembe, licenčne pravice itd. - Pogoji
Vse pogoje pogodbe se morajo navesti, da prodajalec pošteno in pošteno odgovori. Te lahko vključujejo možnosti financiranja, dolžino pogodbe, možnosti podaljšanja, garancije, kazenske stroške dostave, ravni storitev itd. - Kriterij izbora
Zadnji del mora biti pregled izbirnih meril, ki jih boste uporabili za odločitev. Nekatera podjetja raje hranijo te informacije popolnoma zaupne; medtem ko druga podjetja verjamejo, da bo to potencialnim prodajalcem pomagalo osredotočiti na to, kar je pomembno za vaše podjetje.
Razdeli RFP / RFQ izbranim prodajalcem
Končno, sestavite spremno pismo in poslati dve izvodi vašega RFP ali RFQ vsakemu od prodajalcev, ki ste ga izbrali iz vašega postopka iskanja. Prepričajte se, da so vključeni ustrezni kontaktni podatki, da bi zagotovili pomoč kateremu koli prodajalcu, ki ga potrebuje.