Oglejte si prednosti in slabosti brezpapirnega urada
Tukaj si oglejte prednosti in slabosti brezpapirnega urada, ki vam pomagajo pri odločitvi, ali gre za brezpapirno pametno odločitev za vaše mala podjetja.
The Pros papirnega urada
1. Okolju prijazno - Glede na The Daily Green , papir predstavlja 25% odlagališč odpadkov, in če bi Združene države zmanjšale uporabo pisarniškega papirja za samo 10%, bi to preprečilo emisijo 1,6 milijona ton toplogrednih plinov. In to je samo za papir, ne da bi upoštevali proizvodnjo in odlaganje kartuš s črnilom ter energijo, ki jo uporabljajo tiskalniki. Brezpapirno je okoljsko zavestna odločitev.
2. Stroškovno učinkovit - Tako kot so koristi brezpapirnega urada za okolje, obstajajo tudi koristi za proračun malega podjetja. Pomislite na to, koliko mesečno porabite na papirju, črnilu, poštnini in drugih zalogah, ki podpirajo papirno težko pisarno. Nato razmislite o prostoru, ki ga potrebujete za shranjevanje vseh svojih fizičnih dobav in dejanskih dokumentov. Lahko je precej drago. Sčasoma gre lahko brez papirja, kar lahko privede do velikih prihrankov za vaše mala podjetja.
3. Enostaven dostop - brez papirja so digitalizirani vsi pomembni dokumenti. Lahko jih podprete do Clouda ali dostopate do njih prek aplikacije za oddaljeno namizje, ki vam omogoča, da delate iz mobilnega urada ali kjerkoli v zvezi s tem in ostanejo produktivni.
4. Organizacija datotek - če ste kdaj zapravili čas, ki se prepleta skozi neorganizirano knjižnico ali nizove papirja, da bi našli tisto, kar iščete, veste, kako lahko upravljate težke papirne dokumente.
Ko ustvarite brezpapirno pisarno, ustvarite digitalni datotečni sistem, ki ga boste lažje organizirali, iskali in potegnili s časom. To naredi tisto, kar je bilo nekoč boleč proces iskanja dokumenta, tako enostavno kot iskanje.
Škode brezpapirnega urada
1. Napaka sistema - digitalni lahko hitro dostopa, vendar pomeni tudi hitro izgubo. Razmislite, kaj se bo zgodilo z vsemi vašimi poslovnimi dokumenti, ki se lokalno shranijo v računalniku, če se vaš sistem zruši. Lahko bi izgubil vse. Za vsako majhno podjetje, še posebej za brezpapirno, je pomembno, da ima sistem za varnostno kopiranje in zaščito podatkov zunaj mesta.
2. Varnost - Digitalnih datotek ni mogoče zaščititi z zaklepom na omarici ali vratih pisarne, zato je varnost dokumentov in občutljivih informacij resna skrb za brezpapirne pisarne. Rešitve vključujejo šifriranje, lokalne strežnike in omejen dostop, ki imajo lastne stroške in koristi. Poleg tega je pomembno upoštevati naravo nekaterih podjetij in občutljivost materialov, ki jih vsak dan obdelujete (mislite, da je vaš računovodja) preprosto ne posreduje brez papirja.
3. Revamp Processes - Del prehoda na brezpapirno pisarno vključuje pregled vseh vaših trenutnih operacijskih procesov in iskanje ustreznih alternativ.
Na primer, morda boste morali začeti uporabljati storitev elektronskega podpisa, spletne izdaje računov in plačilnih storitev ter druge aplikacije, ki nadomeščajo potrebo po fizičnih dokumentih. Vse vaše osebje bo moralo biti usposobljeno tudi v novem sistemu, ko bo to na mestu.
4. Čas Intenzivna - Brezplačna brezplačna potovanja niso proces čez noč; obstaja veliko dejavnikov, ki jih je treba upoštevati. Potreben je čas, da preuči vse posledice zapiranja papirja in tako dolgo, da izvede vse spremembe v svojih operacijah, ki podpirajo brezpapirno pisavo.
Odločitev, da gre brez papirja, je tista, ki se razlikuje od poslovanja do podjetja in zagotovo ni univerzalna odločitev, ki je pravica za vsako podjetje. Najpomembnejši del odločitve, da gre brez papirja, opravlja svoje raziskave, tako da se lahko odločite, ali koristi odtehtajo izzive.
Nato ustvarite sistematičen proces, ki vam ne bo prinesel le prednosti brez papirja, temveč tudi izboljšati produktivnost hkrati.