Naslednji nasveti vam bodo pomagali natančno nastaviti svoje komunikacijske spretnosti, tako da boste prihranili čas, zmanjšali stres in postali produktivnejši z učinkovitim komuniciranjem pri vsaki interakciji, ki jo imate v vašem malem podjetju.
Omeji meje in poslušaj
Poslušanje je ključ do učinkovite komunikacije, vendar ni vedno enostavno. Eden od načinov, kako postati boljši poslušalec, je poskusiti omejiti distrakcije med vašimi pogovori, zaradi katerih je težko slišati in absorbirati, kar drugi pravijo. To lahko pomeni zaprtje e-poštnega odjemalca, izklop telefonskega zvonjenja ali zapiranje vrat v vašo pisarno. S temi majhnimi stvarmi zagotovite, da ima oseba, s katero govorite, vso svojo pozornost.
Pomembno je tudi omejiti notranje motnje, to je vse, kar se dogaja v tvojih mislih. Ko imate več tem, s katerimi se srečujete med sestankom ali pogovorom, ki se jim je zgodilo, da bi vse svoje zamisli izzvale, je morda skušnjava, vendar to povzroča zmedo in lahko drugi osebi čutijo, da njegov vnos ni pomemben.
Upočasnite in ne pozabite, da je komunikacija dvosmerna ulica. Vzpostavite dajanje in vzpodbujanje, ki obe strani omogočata, da podajo svoje mnenje.
Bodite odzivni
Ena najhujših stvari, ki jih lahko storite, ko pride do spora, ali pa se nekdo pritoži glede vašega podjetja, izdelkov, storitev itd., Ga ignorira. V večini primerov je treba nemudoma izdati nekakšen odziv, čeprav je le kratka izjava, da boste preučili težavo.
Če počakate, dokler ne dobite vseh informacij, ki so potrebne, preden dosežete nesrečno stranko, se lahko zgodi nesrečen, a zdaj tudi jezen. V vseh situacijah naj bodo komunikacijske smeri odprte tako, da bodo čim bolj odzivni in da bodo ljudje, ki vam bodo pomagali, počutili, da je njihovo vprašanje pomembno za vas.
Vprašajte prava vprašanja
Toliko komunikacije se opira na pridobivanje informacij, ki jih potrebujete, in mnogokrat to pomeni, da morate vprašati prave vrste vprašanj. Obstajajo namigov o tem, katera vprašanja morate vprašati v vsakem delu pogovora, ki ga imate. Morate biti sposobni poslušati in nič na tem sledi, da ugotovimo, katera vprašanja bodo razkrila podatke, ki jih potrebujete.
Upoštevajte primer zaposlenega, ki ne izpolnjuje ciljev in je na splošno nezadovoljen pri delu. Če ne postavljate ustreznih vprašanj, nikoli ne boste prišli do korenine te težave, kar je lahko kar koli od osebnih vprašanj, da je premalo sporno.
Največ srečanj
Srečanja so znana po tem, da so časovni oddajniki, če niso dobro načrtovani in temeljito organizirani. Če ste organizator, prva stvar, ki jo morate storiti, da spoštujete vsakogar in čim učinkoviteje sestanete, je, da ga vnaprej načrtujete.
Nato vzemite čas za pripravo dnevnega reda, ki opisuje točke in postavlja strukturo sestanka.
Tukaj je nekaj drugih pametnih nasvetov za srečanja, ki vam bodo pomagali zagotoviti, da so sestanki produktivni:
- Potrdite čas srečanja v ustreznih časovnih pasovih enega do dveh dni pred sejo.
- Določite moderatorja sestanka, ki vodi sestanek in poskrbi, da se udeleženci držijo dnevnega reda.
- Spodbujajte prispevke in vprašanja vsakogar na sestanku.
- Bodite opombe ali dodelite nekoga drugega za sprejemanje zapiskov, da zajame pomembne podrobnosti sestanka.
Združite komunikacijske metode
Komunikacija v živo ali glasu-glasu je odlična za odpravo časovnih izzivov, ki se pogosto pojavljajo z e-pošto. Vendar lahko tudi ustvari več vprašanj in zmede, če vse vpletene strani niso na isti strani.
Tudi če večina vašega sporočila poteka po telefonu ali pri dogodkih v omrežju , lahko ustvarite povzetke e-poštnih sporočil, ki opisujejo, kaj je razpravljalo, kakšni so naslednji koraki in kdo je odgovoren za kaj. To je lahko odličen način za združevanje različnih komunikacijskih metod za učinkovitejše (in manj zmedeno) napredne komunikacije.
Osredotočite se na službo za stranke
Dobra storitev za stranke je odvisna od dvosmerne komunikacije. Pogosto, ko pride do konfliktov s strankami, ključ do rešitve sporoča, da odkrije težavo, nato pa še naprej komunicira, dokler ni ugotovljena rešitev.
Eden od načinov za vzdrževanje dolgoročnih odnosov s strankami je ohranjanje odprtih komunikacijskih linij. To pomeni, da prosi za vnose o tem, kako stvari gredo in kako se počutijo o izdelkih in storitvah, ki jih zagotavljate. To se lahko doseže na koncu projekta, med vsakdanjimi pogovori, s fokusno skupino ali s formalnimi raziskavami.
Uporabite povratne informacije, ki jih prejmete
Če že komunicirate s svojimi strankami, boste verjetno redno prejemali povratne informacije, tudi če ne boste zahtevali formalnih metod. Lahko je zlatarna koristna informacija o tem, kako stranke, potencialne stranke zaznavajo vaše poslovanje, izdelke in storitve. Če želite biti uspešni, morate te podatke uporabiti za spreminjanje in izboljšanje vaših procesov. Ustvarite postopek zbiranja povratnih informacij, ki jih prejmete na enem mestu, nato pa vsak mesec ali dva določite čas za analizo podatkov in ustvarite načrt za izvajanje in sledenje izboljšavam.
Končno lahko učinkovito komuniciranje spada med najpomembnejše spretnosti, ki jih uporabljate v vašem podjetju. Če vaše komunikacijske spretnosti lahko uporabijo nekaj natančnega prilagajanja, vzemite čas, da analizirate, kako komunicirate, in rezultate vaše komunikacije. Nato se osredotočite na načine, kako lahko sčasoma izboljšate. Morda ste presenečeni, koliko to spremeni vaše odnose z osebjem, strankami in kolegi na bolje.