Naj bo kratka, toda vabi
Mim Carlson in Tori O'Neal-McElrath, avtorji zmagovalnih donacij, Step by Step , opozarjajo, da mora spremno pismo:
- predstavite svojo organizacijo k pravilni osebi;
- zagotovite, da ima ta projekt podporo vašega upravnega odbora ;
- in navedite, za kaj prositi ... koliko in za kaj.
Kdaj vključite Cover Letter?
Za predloge za korporacije in fundacije uporabite spremno pismo, ne pa tudi za zvezne ali državne vloge za dotacije. Ti financerji želijo le, kar prosijo. Redko prosijo za spremno pismo.
Atributi dobrega pisma
Vaše spremno pismo mora biti:
- kratko
- hitro pojdite do točke
- ne samo ponoviti informacije, ki so v predlogu
- bi morali bralcu povedati, kako dobro razumete finančnika in kako vaša donacija izpolnjuje zahteve finančnega posrednika
Beverly A. Browning, avtorica prispevka za pisanje za lutke , predlaga, da napišete spremno pismo po tem, ko ste zaključili celoten predlog in ko ste v odsevnem razpoloženju. Browning pravi:
"Ker menite, da je vaš velik dosežek (končana zahteva za financiranje), pustite, da ustvarjalna, desna stran možganov utripa in poveže svoja občutja dosežkov z osebo, ki bo pripomogla k uresničitvi vaših načrtov."
Oblikovanje naslovnice
Sledite tem osnovam in ne morete narobe:
- Uporabite pisem vaše organizacije. Isti datum dajte na spremno pismo, ki je na izpolnjeni vlogi za dotacijo. To je datum, ko boste predlog donacije poslali koncedentu. Z istim datumom so vsi dokumenti v vašem predlogu dosledni.
- Za notranji naslov (se nahaja na vrhu črke) uporabite ime in naslov ustanove ali kontaktne osebe podjetja, ki ji sledi ime, naslov, mesto, država in poštna številka vira. Dvakrat preverite te podatke s telefonskim klicem ali e-poštnim naslovom. Takšne informacije se pogosto spreminjajo, zato se prepričajte, da imate trenutno ime in naslov. Tudi ko oddate elektronsko prijavo za dotacijo , morda ne poznate določenega imena.
- V svojem pozdravu uporabite »Dragi« in osebni naslov (gospod, gospa, gospa, dr., Gospod., Itd.), Ki ji sledi priimek. Pomembno je, da pismo naslovite na določeno osebo. Pokličite ustanovo ali urad podjetja, da zagotovite, da imate pravo osebo in pravilen osebni naslov. Ti podatki se lahko zdijo nepomembni, vendar so pomembni.
- Vaš prvi odstavek mora biti kratek in osredotočen. Predstavite svojo organizacijo (njeno pravno ime) in povejte finančniku, koliko denarja zahtevate in zakaj. Vključite stavek ali dve o tem, kaj vaša organizacija počne, in nato vključite eno raziskovalno temo, ki kaže, da obstaja potreba po tem, kaj vaša organizacija počne.
- Napišite eno ali dve kratki odstavek. Navedite namen projekta in kako se prilega finančnemu cilju finančnega posrednika ali prednostnim nalogam financiranja. Vključite dejstvo, da vaš upravni odbor v celoti podpira projekt.
- Končajte svoje pismo s povzetkom odstavka. Dodajte, kaj to partnerstvo za financiranje lahko pomeni za ciljno občinstvo vašega projekta. Morda boste želeli vključiti tudi povabilo za obisk spletnega mesta.
- Uporabite zapiranje, kot je »S spoštovanjem«.
- Pismo podpiše izvršni direktor ali predsednik uprave ali oboje. Pod podpisom vnesite ime podpisnika, srednje začetno ime, priimek in naslov dela. Čeprav bi moral predsednik ED ali predsednik odbora podpisati pismo, vključite kontaktne podatke za najboljšo osebo, da odgovorijo na vprašanja na koncu zadnjega odstavka.
- Na dnu črk vključite besedo "ENCLOSURE" (v vseh zgornjih zapahih).
Kako dolgo naj bo naslovnica?
Večina strokovnjakov predlaga, da omejite svoje spremno pismo na eno stran s tremi ali štirimi odstavki. Ker ima bralec celoten predlog, da se preplete, ga ne želite narediti nestrpnega, ker boste morali prebrati dolgo pismo.
Toni in posebnosti vašega spremnega dopisa se lahko razlikujejo glede na to, ali ste bili povabljeni, da pošljete popoln predlog po tem, ko ste poslali preiskovalno pismo (LOI) , ali če je ta projekt prvi pristop vaše organizacije do te posebne ustanove.
Sample Cover Letter
Mary Smith, PhD
Programski uradnik
Fundacija Skupnosti
4321 Skupna Lane
Nekaj mesta, YZ 55555
Dragi dr. Smith:
Nekateri mestni starejši center spoštljivo zaprosi za donacijo v višini 50.000 dolarjev za naš pilotni pilotni projekt za starejše Latino.
Kot največji starejši center v kateri koli občini, ki vsak dan služi več kot 450 upokojencem, se zavedamo spreminjajoče se demografske kategorije na našem področju storitev. In smo se zavezali k rasti in prilagajanju našega centra za zadovoljevanje nastajajočih potreb. Pilotni projekt Senior Latino Community Outreach nam bo omogočil, da poskusimo enoletno prizadevanje za ugotavljanje, ali lahko naš center učinkovito:
- zagotoviti celovit dostop do zdravstvenih in socialnih storitev za starejše v latinsko skupnostih, ki jih služi naš center, in
- povečati in v celoti vključiti kulturne sposobnosti upravnega odbora, osebja in prostovoljcev nekdanjega mestnega centra.
Naš upravni odbor je navdušen nad tem programom in si želi, da bi ga začeli, da bi lahko postali najbolj vključujoč in kulturno usposobljen center za starejše v vseh naših skupnostih, ki potrebujejo te storitve. Če na koncu našega pilotnega leta ugotovimo, da je ta program dejansko uspešen, se je naš odbor zavezal, da bo del letnih stroškov projekta vključil v naš letni operativni proračun, tako da bo program postal sestavni del naših osnovnih storitev .
S tem projektom bo center postal primarna referenca, ki jo bodo podali Health Access Latinos, družine katere koli županije in tri občinske klinike v petnajstmilijskem polmeru našega centra. Sprejeli bomo tudi napotitve špansko govorečih upokojencev iz katere koli druge agencije v naši neposredni storitveni dejavnosti.
Hvala, ker ste upoštevali našo zahtevo. V naslednjem tednu bom sledil z vami, da bi odgovoril na vsa vprašanja, ki ste jih morda imeli, in se naučili, ali se bomo lahko srečali z vami, da bi razpravljali o koristih našega predloga. Medtem, če imate kakšna vprašanja, se obrnite na Connie Jones, našega direktorja za razvoj, na (555) 555-5555, x555 ali cjones@scsc.org.
S spoštovanjem,
Jane Lovely
Izvršni direktor
ENCLOSURE
* Prejeto pisavo (z modifikacijami) z dovoljenjem Winning Grants, Step by Step , Second Edition, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2009.
3 načine za preklic vaše Cover Letter
- Pisanje preveč. Spremno pismo ni disertacija, niti ni popoln predlog. Naj bo kratka in do konca Nasvet: Nekaj drugega jo preberite. Ali to razumejo?
- Uporaba velikih besed . Če ste bili diplomirani šoli, ste se naučili pisati na zapleten način. Ne delaj tega tukaj. Nihče ne poskuša vtisiti z vašo erudijo. Svojo zadevo želite samo narisati čim bolj naravno. Če ne veste, kdaj prekomerno izpolnite svoje pisanje, uporabite aplikacijo, kot je Hemingway. Povedal vam bo, kdaj je težko prebrati vaše stavke in ko ste preveč besedni.
- Izdelava gramatičnih napak . Če niste prepričani o svoji slovnici, ne vzemite možnosti. Uporabite preverjanje slovnice v besedo WORD in pogovorite z aplikacijo, kot je Grammarly. Obstaja brezplačna različica, vendar plačana različica presega tipično potrebno slovnično preverjanje.
Kako lahko naredite opozorilno pismo?
Žalostno reči, vendar je vaš predlog za donacije lahko med več sto ali tisoč, ki jih bo povprečna leta videla tipična podlaga. Vaše spremno pismo lahko naredi razliko pri zmanjševanju na naslednji korak k financiranju. Ampak kako si lahko izstopiš?
No, ne poskusite ničesar "srčkan". Uradniki fundacije ne bodo navdušeni. Lahko pa vključite odstavek o tem, zakaj je vaša organizacija tista, ki lahko najbolje opravi to nalogo. Pregledajte svoje organizacije za konkurenco in ocenite, kako in kje se boste presenetili. To je lahko v moči vašega osebja in prostovoljcev, vaše izkušnje s to posebno težavo ali podporo skupnosti, ki jo uživate.
Ni vam treba navajati imen konkurentov ali jih kritizirati. Samo poudarite svoje prednosti. To bi bil pravi čas za posvetovanje z drugimi okrog urada. Povlecite nekaj ljudi skupaj in premislite, kako je vaša neprofitna odličnost.
Viri:
Storytelling za Grantseekers , druga izdaja, Cheryl A. Clarke, Jossey-Bass, 2009, Nakup iz Amazon.
Zmagovalne donacije Korak za korakom: Popolna delovna knjiga za načrtovanje, razvijanje in pisanje uspešnih predlogov, 4. izdaja, Tori O'Neal-McElrath, Jossey-Bass, 2008, Nakup iz Amazon
Grant Pisanje za Dummies , 5. izdaja, Beverly A. Browning, Wiley, 2014. Nakup iz Amazon
Nazaj na Kako napisati predlog za dotacijo.