Bodi vodja
Večina prireditev je skupna prizadevanja med več različnimi oddelki, vendar mora biti ob koncu dneva eden vodja, ki nadzira celotno proizvodnjo. Vsaka oseba v ekipi bi se morala osredotočiti na svojo posebnost in razumeti pomen svojih meja. Prepoznajte se kot vodilni načrtovalec že od samega začetka projekta. Pojasnite svojim sodelavcem pomembnost pretoka informacij in ponazorite, kaj se zgodi, ko se protokoli ne upoštevajo. Ker nihče ne želi biti odgovoren za nastanek vprašanja, pojasni pravila za notranji dialog na prvi dan.
Organizirajte odbore
Cilj je tukaj seznanjanje delavcev, katerih odgovornosti se na nek način križajo. Na primer, oddelek za trženje bi moral biti v istem odboru kot avdiovizualna ekipa, da bi zagotovili pravilno prikazovanje vseh grafik in logotipov. Ustvarjanje skupin, ki seveda potrebujejo skupno delo, bo odpravilo veliko odvečnih e-poštnih sporočil, ki se nagibajo k izgubi v shuffle-u.
Izberite enega stika vsakega odbora, da vam sporoči nedavne dogodke.
Roki
Časovni rok za objavo bo zmanjšal stresne ravni za vse vpletene. Vrednost rokov lahko okrepite z ustvarjanjem diagrama poteka, ki prikazuje, kako se delo vsakega odbora uporablja za združitev vsega.
Zaposleni na splošno bolje odzivajo, ko vedo, da drugi oddelek čaka na njihov odziv. Deljenje teh informacij ohranja proces pregleden in poudarja odgovornost brez uporabe negativnih ukrepov.
Vodstvo obveščati
Ena največjih napak, ki jo lahko naredite, je, da delate za prizori, dokler niste pripravljeni predstaviti zamisli vašim izvršnim voditeljem. Redko, če kdajkoli, boste vstopili v svojo pisarno in odšli, ne da bi morali spremeniti nekaj vidika vašega dogodka. Prihranite to frustracijo tako, da se v procesu načrtovanja v rednih časovnih presledkih proaktivno srečujete z njimi. Lažje je narediti spremembe na sredini vašega projekta, v nasprotju s kroženjem na koncu.
Obrnite se na svoje prodajalce
Druga na videz nedolžna napaka, ki se lahko zgodi, je sekundarna komunikacija s prodajalci . To se zgodi, ko sodelavec prevzame pobudo, da se neposredno obrne na prodajalca, da deli podrobnosti o načrtovanju, za katere niste seznanjeni. Rezultat teh stranskih pogovorov lahko močno vpliva na to, kako se dogodek združi. Edini način, da to preprečite, je, da vašemu prodajalcu omejite na naročila drugih zaposlenih. Morda mislite, da zveni ostro na začetku, vendar boste veliko lažje spali vedoč, da vse informacije tečejo skozi vas.
Proaktivne posodobitve
Kot vodilni načrtovalec dogodka morate podati toliko informacij, kot jih prejmete. Vodite glavni načrtovni dokument, ki opisuje podrobnosti dogodka, in pošljite tedenske posodobitve vsem svojim članom odbora. Obdržite komunikacijo kratko in točno. Hočeš, da vsi berejo beležke v vaših tedenskih posodobitvah e-pošte, vendar če neprestano nehate, potem boste hitro izgubili pozornost.
Obvladovanje pretoka informacij o dogodkih zahteva iste postopke kot medsektorske komunikacije. Obveščajte vse o svojih odgovornostih in delite pomembne posodobitve z vsemi vpletenimi stranmi. Bistvena razlika je v tem, da ste direktor projekta. Vaša vloga je, da upravljate vse podrobnosti, ki pridejo in jih prevedejo v skupno vizijo, ki ustreza potrebam vsakega oddelka.
Osnova za uspeh je zagotoviti, da se vsi podatki gibljejo v isti smeri.