Glede na to, da se je Taste of Chicago prvič začel leta 1980, načrtovalci za Okus imajo bogate izkušnje pri načrtovanju festivala hrane v skupnosti. Županijski urad za posebne dogodke upravlja program in nadzira načrtovanje in izvedbo. Njena vodstvena ekipa ponuja naslednje nasvete za tiste, ki morda prvič ustvarjajo podoben festival ali razširjajo programske elemente za obstoječi festival.
01 - Nasveti za generalne direktorje festivala
Generalni direktor je oseba, ki upravlja različne elemente festivala. Mary Slowik, generalni direktor za Okus v Chicagu, ponuja naslednje predloge:
- Prepoznajte svoje občinstvo in ugotovite, ali želijo festival.
- Če podoben program že obstaja, se izognite podvajanju.
- Pridobite buy-in, kjer želite organizirati dogodek.
- Spreminjanje programiranja za splošni dogodek občinstva.
- Prepričajte se, da prostor lahko sprejme množice.
- Prepričajte se, da prodajalci lahko obravnavajo količine udeležencev.
- Ustvarite proračun in dobite ponudbe od uglednih podjetij.
- Če je to vaš prvič načrtovanje dogodka, najem zunanji prodajalec festivala.
02 - Nasveti vodij operacij festivala
Vodja operacij nadzira pripravo, fazo in produkcijo strani, podporo dogodkom in varnost. John Truck, vodja operacij za Okus v Chicagu zadnjih 19 let, svetuje:
- Festivali zahtevajo delo z ljudmi, zato bodite pripravljeni ostati dinamični in tekoči.
- Bolj boste prepričani, da dobite dobro opremo po ugodni ceni.
- Poskrbite, da boste najemali strukturirano prodorno oder in oder.
- Pridobite ponudbe in preverite zgodovino vseh ponudnikov, vključno s priporočili.
- Ohranite standarde visoke in poskrbite, da bo vse ostalo pod nadzorom.
- S prodajalci dnevno med programom upravljajte s posadko.
- Bodite resnici svoji besedi in prodajalci, izvajalci in ljudje s hrano se bodo vrnili in delali z vami.
03 - Nasveti za upravljanje sponzorstva festivala
Vodja sponzorstva je oseba, ki želi pridobiti tržne dolarje za podporo dogodku. Christine Jacob, vodja sponzorstva za Okus, ponuja naslednje nasvete:
- Raziščite primerljive dogodke drugje in ponovite njihove uspehe.
- Ciljanje sponzorjev za ponudbo gotovine, blaga in oglaševalske vrednosti.
- Ustvarite predstavitveno kategorijo sponzorja.
- Ustvarite glavne sponzorske kategorije (tj. Avto, finančna sredstva, pijača, mediji itd.).
- Ustvarite kategorije sponzorjev za vsako programsko področje.
- Ne dovolite, da se sponzorji na mestu dogajajo med dogodkom.
- Prepoznajte zgodnje zahteve sponzorjev, kot so električna energija, voda itd. In obvestite operativno ekipo, da določite najboljše lokacije.
04 - Koncerti za koncerte / talente
Upravitelj talentov je oseba, ki se pogaja, da bi izvajalce prinesla festival. Jenenne Brown Mosely, vodja talentov za Taste of Chicago, ponuja naslednje nasvete:
- Poznajte svoj proračun: veliki umetniki lahko med 60 in 90 minutami od 500.000 do 1 milijon dolarjev.
- Ne pretiravajte na enega samega izvajalca za večdnevni dogodek.
- Tesno sodelujte z vašim medijskim sponzorjem (-i) za pomoč pri nadomestitvi stroškov.
- Pogajati se z umetniki, ki so morda že na območju vašega dogodka.
- Naj talent pove, če svoj koncert ponujajo kot brezplačno predvajanje (lahko zmanjša pristojbino).
- Partnerji s sponzorji, kot so letalske družbe in hoteli, da bi izravnali stroške izvajalca.
- Zagotovite odlično ime za začetek, srednji in zadnji dan.
05 - Marketing Marketing Management Nasveti
Vodja trženja je oseba, ki upravlja vse komunikacije, povezane s festivalom. Cindy Gatziolis, vodja trženja za Okus, predlaga naslednje:
- Medijski partnerji vam bodo pomagali zmanjšati potrebo po stroških oglaševanja.
- Vključite festival v obstoječe oglaševalske, odnose z javnostmi in marketinške akcije.
- Brošura časopisa za tiskanje brošur bo pomagala pri načrtovanju rokov za načrtovanje festivala.
- Ustvarite posamezna sporočila za javnost o vsakem proizvodnem elementu festivala.