Velikost in obseg vsakega dogodka se lahko hitro spremenita in se morate počutiti udobno z osebo, ki plačuje račune. Zato je vaš prvi razgovor s strankami tako pomemben.
Če ne dobite odgovorov, ki jih potrebujete, ali če se stvari zdijo čudne, boste morda želeli, da svoje storitve storite drugje, da bi se izognili katastrofi po cesti.
Spodaj so navedena ključna vprašanja, ki jih morajo načrtovalci vprašati pred sestavo pogodbe za svoje stranke.
Kaj je načrtovani datum in lokacija za vaš dogodek?
To je morda najbolj osnovna vprašanja, vendar je za stranko pomembno, da zagotovi neposreden odgovor. To je lahko slab znak, če občutite veliko neodločnosti ali konflikta s to temo. Seveda bodo nekateri od strank potrebovali vašo pomoč pri izbiri kraja, vendar bi morali imeti vsaj nekaj mest v mislih. Veliko časa lahko preživite v nakupovalnih prizoriščih in porabili boste še več, če stranka nima pojma, kaj hočejo.
Koliko gostov bo udeležilo dogodek?
Razlika v stroških med 200 in 500 udeležencev je ogromna, tako da če vam potencialna stranka nudi obsežno število, potem verjetno niso opravili nikakršnih raziskav o stroških.
V tem primeru boste nemudoma želeli nadaljevati z naslednjim vprašanjem na seznamu.
Kaj je vaš proračun na osebo?
Raje vodim s preiskavo proračuna na osebo na osebo, ker zagotavlja boljši občutek, koliko je stranka razmislila o dogodku. Odgovori s številkami, kot so 5.000 ali 20.000 dolarjev, so preveč oddaljeni od izkušenj gostov.
Ne glede na številko, ki jo vaša stranka uporablja za predstavitev svojega proračuna, jo morate razčleniti na stopnjo na osebo, tako da lahko oba vidite, s čimer resnično delate.
Kaj je potrebno 3-elementi za vaš dogodek?
Ko veste več o proračunu, je čas, da ugotovimo, ali je dovolj velik, da ustreza vašim pričakovanjem stranke. V določenih situacijah mora imeti velik bencinski blok. Predstavljajte si, da vaša stranka hoče določeno slaven nastop na svojem dogodku, vendar ne vedo, koliko stroškov in ali je ta oseba na voljo. To so vrste težav, ki jih morate najprej odpraviti, zato se ne morete vedno zanašati na stranko, da jih omenite.
Kaj so 3 stvari, ki jih ne želite na vašem dogodku?
Čeprav je zelo podobno prejšnjemu vprašanju, lahko dodajanje negativne konotacije dodaja pomemben vpogled v načrtovalca. Recimo na primer, da je stranka nespremenjena proti piščancu za večerjo. Posledica tega bi bilo povečanje stroškov hrane . Brez piščanca kot možnost, boste morali razmisliti govedino ali ribe, ki sta običajno dražji. Razumevanje, kako "ne-ne seznam" vpliva na veliko sliko, je kritična sposobnost pri ocenjevanju združljivosti odjemalcev.
Starega besedila o tem, da nima torte in jeste, preveč ilustrira točko.
Ta pet preprostih vprašanj o načrtovanju dogodkov vam bo povedal veliko o vašem naročniku, preden se strinjate, da boste sodelovali. Čeprav so novi obeti bistveni za vaše poslovanje dogodkov , bo napačna vrsta kupcev porabila vse svoje vire in dolgoročno stala.