Kako načrtovati dogodke v skupnosti in festivalih hrane

Okus v Chicagu je eden največjih prehrambenih festivalov v Združenih državah Amerike. Najprej se je začel leta 1980 kot zamisel med več lastniki restavracij v Chicagu in mesto je organiziralo svoj prvi festival hrane kot enodnevni dogodek s 36 prodajalci hrane v tem letu. Okoli 275.000 ljudi je prišlo na dogodek na prostem. Od takrat se je v nekaj dneh povečala za več kot 3,5 milijona in več kot 12 milijonov dolarjev prihodkov.

Županijski urad za posebne dogodke v Chicagu in združenje restavracij v Illinoisu sodelujeta pri načrtovanju in izvedbi tega letnega festivala hrane .

Načrtovanje festivala hrane Skupnosti

Ali je velik festival hrane, kot je Okus v Chicagu ali manjša različica istih, festivalskih skupnostnih festivalov, pomembna odgovornost za lokalne vlade in občinske načrtovalce dogodkov. Taste of Chicago služi kot odlična študija primera za vsako skupnost, ki razmišlja o podobnem programu. Primarna funkcionalna področja katerega koli festivala hrane v skupnosti bodo vključevale naslednje:

Kopali bomo globlje v vsako področje, vendar najprej začutimo časovno razporeditev in splošno upravljanje takega dogodka z dejanskim načrtovanjem Taste of Chicago.

Časovno načrtovanje festivala Skupnosti

Za vsakogar, ki prvič pristopi k tej vrsti dogodka ali tistim, ki razmišljajo o širjenju obstoječega festivala, je pomembno, da začnete načrtovati vsaj eno leto pred dogodkom.

Za oprijemljiv primer županijski urad za posebne dogodke sledi naslednjemu grobemu razporedu za vsakoletni Okus v Chicagu:

Splošno upravljanje skupnosti Festival

Kot vladna agencija je Županijski urad za posebne dogodke zadolžen za Okus v Chicagu in dolg seznam drugih prireditvenih dogodkov v Chicagu, sosedskih festivalih in drugih področjih. Okus je edinstven v Chicagu, saj gre za brezplačen dogodek, vendar prihodek iz Taste plača za večino vseh drugih dogodkov, ki jih vodi urad.

Z izkušnjami upravljanja festivala hrane, ki izhajajo iz leta 1980, je večina funkcionalnih skupin v županskem uradu za posebne dogodke in pri Združenju restavracij v Illinoisu zelo izkušena na njihovih področjih. To omogoča generalnemu direktorju Okusa v Chicagu, da se osredotoči na prizadevanja za načrtovanje in izvedbo vseh vpletenih strani in nadaljuje dogodek na poti.

Poleg članov urada generalni direktor dela z najmanj 20 različnimi mestnimi uradi in agencijami, vključno (vendar ne omejeno na) z naslednjim:

Drugi pomemben del funkcionalnega področja, ki je del županijskega urada za posebne dogodke, je računovodstvo / pogodbeno upravljanje. Kot vladni dogodek je zelo strukturiran postopek javnih naročil in vsi sporazumi morajo slediti mestnim smernicam.

S časovnim načrtom za načrtovanje dogodkov in s splošnim upravljanjem dogodkov lahko zdaj pogledamo vsako od primarnih funkcionalnih področij dogodka.

Ko smo se seznanili z zgodovino dogodka Taste of Chicago in z njegovo načrtovanjem in izvedbo kot študijo primera, smo se pripravljeni globlje kopati v vsako od primarnih funkcionalnih področij dogodka.

Operacije

Področje delovanja je odgovorno za pripravo, fazo in produkcijo strani, podporo pri dogodkih, varnost in drugo.

Operacije zahtevajo številna srečanja pred dogodkom, operativna ekipa pa je tesno povezana s postavitvijo zemljevida dogodkov.

To je velika razlika, da vse zgodnje v proces vključi vse mestne agencije, po navodilih vodje operacij za Okus v Chicagu. Operacijska ekipa upravlja postopke za naslednje:

Ti postopki vključujejo zapiranje ulic, gradnjo šotorov, upravljavcev viličarjev, tesarjev, električarjev, vzdrževalne opreme in osebja, varnosti, logistike za tovornjake za dobavo, upravljalnih prikolic in še več. Razmislite, kaj bo vaša operacijska ekipa obravnavala sami in kaj se bodo dogovorili za vaš dogodek. Katere druge agencije bo vaša ekipa morala delati? Obrnite jih čim prej.

Restavracije / prodajalci

Glede na zapletenost in velikost festivalov hrane, kot je Okus v Chicagu, združenje restavracij v Illinoisu prevzame vodilno vlogo pri upravljanju prodajalcev hrane, ki sodelujejo pri letnem dogodku. Za Taste of Chicago leta 2015 je dogodek sodeloval s 60 ali več prodajalci hrane, vključno s 19 ali več restavracijami, ki so predstavljale številne soseske Chicaga. Seveda v Chicagu nekatere izdelke vedno najdemo pri prodajalcih hrane, izbranih za dogodek, vključno z pizzo, rebri, sladoledom in sira. Vaš festival hrane v skupnosti bo verjetno tudi tradicionalna hrana.

To je coveted mesto, ki ga je treba izbrati za prodajalca restavracij, ki sodeluje na tem festivalu hrane in merila zahtevajo, da so udeleženci lokalne restavracije, ki odražajo Chicaga soseske. Poleg tega morajo biti sposobni obvladovati glasnost in imeti povsem čisto stanje z mestom. Sodelujoče restavracije opravijo tečaje in preglede:

Ko gre za vaš dogodek v skupnosti, razmislite o tem, katera merila boste morda potrebovali od sodelujočih ponudnikov hrane in koliko bi jih želeli imeti. Prvo leto je lahko težko, vendar z vsakoletnim uspehom verjetno ugotovite, da imate vedno več volje udeležencev.

Programiranje

Okus v Chicagu je splošen dogodek v skupnosti. To pomeni, da medtem ko je "hrana" tisto, kar privlači množice, to so druge dejavnosti, ki tam zadržujejo ljudi. V skupnem programu je programska skupina z leti vključila več naslednjih elementov:

Razmislite, katere druge programe in aktivnosti boste morda želeli vključiti v vaš festival hrane.

Sponzorstvo

Okus v Chicagu vključuje več kategorij za sponzorstva , kar je glavni vir financiranja in podpore v naravi. Trgovci na trgu in načrtovalci dogodkov v podjetju se nagibajo k udeležbi v dogodkih v skupnosti, kot je Okus, da bi okrepili svojo blagovno znamko in pridobili izpostavljenost.

Gostoljubnost je element, ki ga nekateri sponzorji vključujejo v svoje pakete, s čimer omogočajo tistim sponzorjem, da prejemajo ugoden dostop do nekaterih sedežev in zasebnih šotorov, da bi gostili svoje dogodke strank.

Vrste sponzorjev v okusu so vključevale naslednje:

Razmislite o tem, kaj lahko lokalni sponzorji podjetja zanima financiranje vašega dogodka v skupnosti, in razmislite o tem, katere vrste paketov in perks, ki jih lahko zagotovite tistim sponzorjem.

Marketing / odnosi z javnostmi

Tržniki, ki delajo na Okusu Chicaga, so v zavidljivem položaju, saj gre za vrsto dogodka, ki v Chicagu in drugod samodejno opozarja na medijsko pozornost. Še bolje, medijski sponzorji tudi pomagajo spodbujati Okus. To pomeni, da županskemu uradu za posebne dogodke ni treba preveč porabiti za tradicionalne oblike oglaševanja, da bi širili besedo in promovirali dogodek .

Tržniki promovirajo dogodek s pisanjem namenskih sporočil za javnost vsakemu območju dogodka, vzdrževanjem spletne strani dogodka in izdelavo brošure o dogodkih. Ti elementi zahtevajo tesno sodelovanje z vsemi drugimi funkcionalnimi področji, da dokumentirajo razporejanje in spreminjanje vsebine, ko se pojavijo.

V zaćetku je za lokalne prehrambene festivale težko pridobiti vrsto izpostavljenosti, ki jo imajo veliki in znani dogodki, kot je Okus v Chicagu. Toda razmislite o tem, katere medijske strani boste morda lahko dosegli brezplačno tiskanje in začeli načrtovati za tiste trženjske materiale, s katerimi bo vaša marketinška ekipa delovala kot spletna stran, letaki in brošure.