Kaj, če menite, da ste superorganizirani in že uporabljate kontrolni seznam pri načrtovanju dogodka, vendar ste naleteli na situacije, ko ste se zavedli (prepozno), da vam ni uspelo priti do nekaterih pomembnih podrobnosti. Kje si šel narobe?
Za vsak dogodek je potreben kontrolni seznam za načrtovanje dogodkov, zasnovan s tem posebnim dogodkom in prilagojen posameznim dogodkom. Zato je vsak kontrolni seznam za načrtovanje dogodkov drugačen. Vendar pa imate pet postavk, ki jih morate imeti na kontrolnem seznamu za načrtovanje dogodkov, ne glede na to, ali načrtujete majhno rojstnodnevno zabavo ali veliko korporativno funkcijo.
Potrdite pogodbe o dogodkih
To se lahko zdi očitno, vendar se prepričajte, da ste v zameno podpisali in prejeli podpisane izvode - vse pogodbe, ki jih potrebujete za vaš dogodek. To vključuje pogodbe o dogodkih s stranko, prizoriščem, prodajalci, hotelom, zabavo itd. Stiskanje s podjetjem je prijeten način za poslovanje, ne pa tudi način, kako zagotoviti najem vseh prodajalcev in ne način, kako se zaveže k delu za naročnika .
Vse dobite v pisni obliki in ne opravite nobenega dela ali ne porabite enakovrednega števila pri načrtovanju vašega dogodka, dokler ni podpisano in dostavljeno vse dokumentacije. Če ste načrtovalec dogodkov, ki potrebuje pogodbo o dogodkih za vaše dogodke, kliknite tukaj.
Potrdite datum in uro dogodka
Kolena ste globoko v fazi načrtovanja tega dogodka.
Kako bi lahko kdo morda dobil datum narobe? Ponudniki imajo pogosto druge poslovne prihodke. Stranke se lahko strinjajo z datumom in časom dogodka in nato pozabite, da vas obvestijo o spremembi načrtov. Preden začnete načrtovati svoj dogodek, dvakrat preverite datum, začetek in konec časa in jih pišete tako, da so vsi na isti strani.
Najem dodatno pomoč
Ne podcenjujte vrednosti dodatne pomoči na dan vašega dogodka. Vedno je nekaj, s čimer je treba poskrbeti, večina načrtovalcev dogodkov pa je že preveč zaposlen, da bi se udeležili dogodka, da bi posvečali pozornost situacijam, ki se pojavljajo. Najem dodatne pomoči je pomemben korak, ki je pogosto spregledan, dokler ni morda prepozno, da bi najemali najboljše osebje za zadevno delo. Ne rešujte ostanka, ko gre za najem osebja za dogodke. Postavite ta element na kontrolni seznam vašega dogodka in zagotovite najboljše usposobljeno osebje z izkušnjami, ki jih potrebujete, da ustreza vašemu proračunu za dogodke.
Izvedite spletno stran
Nič ni v primerjavi s tem, da bi si zamislil nekaj v svojem umu, kot da bi ga izkusil iz prve roke. Vodenje spletnega mesta dogodka z vašo stranko in prodajalci je kritičen korak v procesu načrtovanja dogodkov.
Predstavlja priložnost za postavljanje vprašanj, obravnavo pomislekov in sklenitev dogovora o postavitvi prostora, dekoriranju, namestitvi registracije in celotnem toku dogodka. Pogosto čase, tudi če menimo, da smo jasno obveščeni, je naša vizija nekaj v bistvu v nasprotju s tem, kar nekdo drug predvideva na podlagi našega opisa. Med fazami načrtovanja se sprehodite po fizičnem prostoru, zato na dan dogodka ni presenečenj.
Vključi opomnike na spremljanje
V idealnem svetu bi nekoč povedal, da bi bilo dovolj, da bi zagotovili, da se delo opravi. Na žalost resnični delovni svet ne deluje tako ali vsaj pri načrtovanju dogodkov. S tako veliko informacijami za upravljanje in več igralcev, ki sodelujejo na različnih stopnjah dogodka, se lahko nekaj izgubi.
Torej, ko razvijate kontrolni seznam za načrtovanje dogodkov, ki vas organizira in načrtuje, vključite opomnike za določene nadaljnje ukrepe. Na primer, če ste z gostinsko ponudbo govorili o idejah menija, vključite element na vašem kontrolnem seznamu za načrtovanje dogodkov, ki se glasi: "Nadaljujte z gostinico na predlaganem meniju" in "Okusite program z gostinico." Pri načrtovanju dogodkov ni takšna stvar, ki potrjuje nekaj prevečkrat.