Prednosti in slabosti rezidenčnih plačanih kadrovskih pozicij
Uporaba prostovoljcev za opravljanje nalog ali delovnih mest, ki bi jih lahko drugače opravili plačano osebje (pogosto imenovana nadomestna delovna sila), bi morala biti del splošne strategije za zmanjšanje stroškov v težkih časih. Tukaj je nekaj nasvetov za to:
Ne odstranite nikogar z namenom nadomestiti prostovoljca za plačano osebje. Takšno ukrepanje bo moralo povzročiti, da se drugim plačanim osebjem boji za svoje položaje in da se bosta odrekli in se odrekli delu pri prostovoljcih, ker se bojijo, da bi se lahko zaposlili. Vendar, ko pride do naravne izgube ali splošne reorganizacije, izkoristite to priložnost, da ponovno premislite, kako je vaša organizacija ustanovljena, in kako bi lahko rekonfigurirali delovna mesta, tako da bi nekatere naloge lahko opravljali prostovoljci .
Na primer, pravkar ste svojo registracijo povrnili na delovno mesto upravnega pomočnika, ki dela z direktorjem razvoja. To zapusti receptorsko službo. Ali bi to mesto lahko zasedli prostovoljci ? Ena organizacija, ki sem jo obiskala, nedavno omejuje ure, odprto za javnost, na pet na dan (od 10. do 3. ure) in uporablja prostovoljce za recepcijo. Vsak dan je drugačen prostovoljec. Ta prostovoljec odgovori na telefon, pozdravi obiskovalce in opravi izbor natančno opredeljenih in dokumentiranih pisarniških dolžnosti.
Ob koncu dneva prostovoljka uporablja obrazec, ki povzema pomembne stvari, ki so se zgodile v tistem dnevu, in morebitne težave, ki jih bo morda moral rešiti naslednji dan prostovoljec.
V tej organizaciji je večino hroščev razloženo, prostovoljci pa so srečni in zvesti. Trenutno ima dovolj usposobljenih prostovoljcev, da imajo v uradu nekaj dodatnih prostovoljcev, ki skrbijo za druge naloge v pisarni, kar organizaciji še bolj pomaga.
Ne uporabljajte samo prostovoljcev za najbolj redne naloge
Mnogi prostovoljci so zadovoljni, da opravljajo pisarniško delo ali dobijo pošiljke iz vrat ali opravljajo naloge, vendar, kadar je naloga, ki bi jo osebje resnično želelo narediti, vendar ni časa, razmislite o uporabi prostovoljca. Prostovoljka bi lahko bila koordinator prostovoljcev, pomoč pri pisanju nepovratnih sredstev ali raziskovalnih sredstev, odgovorna za glasilo, usposabljanje drugih prostovoljcev ali celo osebje, načrtovanje in izvajanje posebnih dogodkov ali več drugih stvari. Kreativno razmišljajte in iščite prostovoljce, ki imajo posebne talente ali izkušnje.
Razmislite o iskanju in uporabi "kvalificiranih" prostovoljcev
Kvalificirani prostovoljci so običajno strokovnjaki na tistih področjih, ki jih neprofitna organizacija ne financira, človeških virov ali trženja. Pogosto so zaposleni pri družbah, del njihovega programa delodajalca za družbeno odgovornost . Njihove družbe imajo čas, da preživijo čas, ko delajo z neprofitnimi organizacijami. Med recesijo obstajajo tudi usposobljeni prostovoljci med delovnimi mesti, ki bi lahko bili zelo zainteresirani za ohranjanje svojih spretnosti in povečanje njihovega nadaljevanja.
Kvalificirani prostovoljci ne morejo nadomestiti osebja, ampak lahko nadomestijo drago zunanje izvajalce in zunanje svetovalce.
Pomagajo vam lahko pri reorganizaciji, organizaciji revizije, razvijanju podatkov, potrebnih za pomoč upravnemu odboru pri sprejemanju organizacijskih odločitev, pri iskanju načinov prihranka denarja za osnovne storitve ali pri pomoči osebju pri osredotočanju na najpomembnejše delo.
Raziskave so pokazale, da neprofitne organizacije ne uporabljajo kvalificiranih prostovoljcev (imenovane tudi pro bono delo), kolikor je treba. Vprašajte svoje lokalne korporacijske fundacije, če imajo usposobljene prostovoljne programe ali zaprosijo za pro bono podporo prek Fundacije Taproot.
Corporation za nacionalno službo in službo Skupnosti ima orodje za pomoč neprofitnim organizacijam, da se pripravijo na uporabo prostovoljcev, ki temeljijo na spretnostih. Prav tako lahko svoje prostore objavite za prostovoljce s strokovnimi znanji na spletnem ujemanju storitve Catchafire.
Ne tolerirajte sistema kaste v vašem uradu
Videl sem pisarne, kjer so plačani menedžerji dnevno dnevno odšli na kosilo, ponavadi skupaj, medtem ko so pisarniško osebje in prostovoljci jedli sendviči iz salate za jajca v sobi za počitek, medtem ko so držali tla, dokler se menedžerji niso vrnili.
Kakšen način, da se uradniško osebje in prostovoljci počutijo kot drugi državljani. Poiščite načine, kako biti vključujoči in vsakdo čutiti, da so bistvenega pomena za nekaj zelo pomembnega.
Hitro ukrepajte, ko prostovoljci pokažejo zanimanje
Prostovoljci imajo veliko možnosti pri številnih organizacijah. Hitro ukrepajte, ko se zanimajo za vaše, ali pa bodo šli nekam drugam. Za potencialne prostovoljce je običajno, da neprofitne organizacije prejmejo slabo preverjanje. Upravitelj prostovoljcev je tone-gluh za tisto, kar prostovoljec pove o svojem času, ki je na voljo (občutek preobremenjenosti je pogost vzrok za prostovoljni let, ker se občutek premalo izkorišča); ali prostovoljca prejme površinski intervju, ki ne razkrije sposobnosti in izkušenj, ki bi lahko bili namig v poravnavi prostovoljca v nagrajevanju.
Bodite pozorni na to, kakšne vrste prostovoljcev lahko napolnijo
Da, morda imate seznam osnovnih vlog, ki jih vedno kupujete, toda ko vaš razgovor razkrije druge možnosti, ne zavezujte precedensa in pravil. Ne oklevajte, da ustvarite prostovoljno delo, ki ustreza tej določeni osebi, njegovim talentom in interesom. Morda boste lahko razbremenili plačanega uslužbenca določene naloge in ga preusmerili na prostovoljca. To mora omogočiti plačanemu osebju čas, da preživi čas na drugih nujnih nalogah. Nikoli pa ne sme izpostaviti plačanega osebja za morebitno izgubo službe.
Bottom line je, da nima nobene koristi za zmanjšanje stroškov, saj namerno zmanjša število zaposlenih in jih nadomesti s prostovoljci, vendar lahko ustvarjalni načini omogočajo prostovoljcem, da izpolnijo nekatere vloge, če to storite pametno.