Na srečo za načrtovalce dogodkov so številna orodja na voljo za pomoč pri registraciji dogodkov . Izbira vključuje preproste platforme, ki se ukvarjajo z osnovami registracije dogodkov in tistimi, ki so bolj napredne, ki ponujajo večnamenske aplikacije. Nekateri programi za registracijo dogodkov obdelujejo plačila dogodkov. Nekateri tudi zagotovijo samodejno vračilo, če je registracija preklicana. Drugi paketi ustvarijo imenske oznake registrantov. Orodja za registracijo dogodkov lahko omogočijo tudi integracijo s spletno stranjo konference ali podjetja in se povezujejo s svojimi platformami za družabne medije .
Žal, s toliko različnimi možnostmi, je lahko postopek izbire orodja za registracijo dogodkov za vaše podjetje izjemen, če vsaj rečemo. Tukaj je preprosto slediti vodniku za izbiro orodij za registracijo dogodkov, ki najbolj ustrezajo vašemu poslovanju pri načrtovanju dogodkov.
Izbira programske opreme za registracijo dogodkov: Kje začeti?
Pri izbiri orodij za registracijo dogodkov je najbolje začeti z določanjem vaših potreb in želja.
Pomislite na svoje prednostne naloge pri registraciji in na vaše poslovanje pri načrtovanju dogodkov. Vprašajte ta vprašanja:
- Ali so vaše potrebe preproste in zahtevajo samo obdelavo registracij in plačil?
- Ali v glavnem dogodku ponujate več sej, ki zahtevajo dodatne registracije?
- Ali potrebujete vodenje hotelskih rezervacij ali potovalnih aranžmajev?
- Ali podpirate spletno mesto na konferenci?
- Ali boste zagotavljali imenske oznake, usklajevali avdiovizualne zahteve ali gostili posebne izvlečke?
- Ali hkrati vodite več kot en dogodek?
- Je vaš dogodek letni dogodek ali enkraten dogodek?
Odgovori na ta vprašanja vam bodo pomagali najti programsko opremo za registracijo dogodkov, ki najbolje ustreza vašim potrebam.
Orodja za registracijo dogodkov
S tako veliko izbiro v programski opremi za registracijo dogodkov je enostavno ujeti v neprestane funkcije in najnovejša orodja, ne glede na to, ali delajo za vaš dogodek ali če jih sploh ne bodo izkoristili. Naj vas ne privlači najnovejši in največji. Namesto tega naredite seznam tistih funkcij, ki jih trenutno uporabljate pri postopku registracije vašega dogodka, in dodajte tiste, ki bi jih radi vključili v racionalizacijo postopka. Nekatere funkcije, ki so na voljo, vključujejo naslednje:
- Registracija dogodka na spletu
- Event Onsite Registracija
- Registracija registracijske skupine
- Samodejno prijavo udeleženca
- Obdelava plačil dogodkov
- Upravljanje in poročila udeležencev
- Oblikovanje in upravljanje priponk
- Registracija za posamezne seje
- Razvoj obrazcev
- Upravljanje hotelske sobe
- Trženjsko upravljanje
- Socialni mediji
- Ankete in povratne informacije o dogodkih
Vsa orodja za registracijo dogodkov niso draga
Številna orodja za registracijo dogodkov ponujajo standardne funkcije po razumni ceni, ki so primerni za upravljanje enostavnih dogodkov.
Ti programi vključujejo osnovne obrazce za registracijo, ki jih je mogoče povezati z vašim spletnim mestom. Za registracijo in obdelavo plačil s kreditno kartico lahko zbirajo podatke o registraciji, vključno s podatki o kreditnih karticah. Poleg tega se lahko zbirajo ali izvažajo registracijski seznami udeležencev. Glede na vrsto dogodkov, ki jih načrtujete, in pogostost dogodkov, se lahko ta preprosta orodja dobro prilegajo, tako da zagotovite točno tisto, kar potrebujete, ne da bi se zatekli z vsemi vrstami dodatnih funkcij, ki vam ne bodo koristile.
Večplastna orodja za registracijo dogodkov Ponudba dodatnih zmogljivosti
Če vaše delo pri načrtovanju dogodkov načrtuje velike konference, so lahko orodja za registracijo dogodkov, ki ponujajo dodatne funkcije poleg osnov, morda samo tisto, kar potrebujete. Rešitve vključujejo tiste, ki procesirajo registracijo dogodkov in združujejo to funkcijo z možnostjo sledenja in poročanja o različnih podrobnostih o večjem, bolj zapletenem dogodku.
Če se udeleženci dogodka prijavijo na konferenco in se nato prijavijo na določene delavnice v določenem seminarju, obstajajo orodja, ki omogočajo to funkcijo.
Nekatera programska oprema bo omogočila obdelavo več udeležencev iz ene organizacije z enim virom plačila in ponudila različne strukture cen, ki temeljijo na skupinskih popustih ali provizijah za zgodnjo registracijo. Če potrebujete prilagojena poročila, poiščite paket za registracijo dogodkov, ki bo samodejno ustvaril poročila s pripravo seznamov prisotnosti na podlagi posameznih delavnic ali drugih parametrov, ki jih izberete. Konference običajno pokličejo natisnjene nametke, tako da jih postavite na svoj seznam »must have«, tako da jih lahko samodejno ustvarite kot del postopka registracije dogodka in poiščete prilagoditev, ki odražajo, ali je udeleženec prijavljen za celotno konferenco, del tedna ali samo določen dan.
Orodja za integracijo registracije
Za tiste, ki načrtujejo dogodke, ki izvajajo številne dogodke, je vključitev registracijskih podatkov v vašo obstoječo bazo podatkov lahko ključna funkcija za vašo organizacijo. Razmislite o trenutnih metodah za dodajanje registracijskih zavezancev v bazo podatkov in določite področja izboljšav. Pomembno je, da se na različne načine razmišljajo o tem, da se lahko te informacije vključijo v obstoječe informacije, kot so posamezniki, ki so se prostovoljno ali donirali. Večina aplikacij za registracijo dogodkov omogoča ročno izvoz podatkov. Vendar pa ta metoda porabi veliko časa, saj zahteva ročno uvoz podatkov v bazo znova. Raziščite pakete, ki lahko zadovoljujejo ne samo zahteve po registraciji vašega dogodka, temveč tudi podpirajo vaše potrebe za upravljanje s sestavinami.
Pred nakupom vzemite testni pogon
Ko ste zožili svojo izbiro programske opreme za registracijo dogodkov, ugotovite, ali ponujajo brezplačno preskusno obdobje. To vam bo dalo priložnost, da ne preizkusite samo funkcij, temveč boste videli, ali ima funkcionalnost, ki jo potrebujete, in če je primerna za vaš dogodek. Prav tako je priložnost, da doživite svojo raven storitev za stranke, ko odgovarjate na vaša vprašanja ali delate za rešitev težave, ki jo imate.