Ne prezrite tega neupravičenega orodja za uspeh dogodka
Ne glede na to, ali se šele začnete v načrtovanju dogodka ali pa ste načrtovani dogodek za dogodke, ste verjetno seznanjeni s kontrolnim seznamom za načrtovanje dogodkov ali pa ste vsaj slišali, da je omenjen med načrtovanjem dogodka ali zbiranjem industrije. Za to obstaja razlog. Kontrolni seznam za načrtovanje dogodkov je najboljši prijatelj načrtovalca, neprecenljivo orodje za uspešno vodenje vaših dogodkov.
Opomba: kontrolni seznam za načrtovanje dogodkov je znan tudi kot urnik dela ali kritična pot.
Načrtovanje dogodkov je namenjeno načrtovanju. Tudi najbolj ustvarjalna ideja bo flop, če ni dobro načrtovana in izvedena. Tukaj prihaja seznam kontrolnih seznamov dogodkov. Vaš vodnik je, da ostane organiziran in vnaprej načrtovan, če žonglirate nešteto odgovornosti in izbirate podrobnosti pri načrtovanju uspešnega dogodka. In še posebej je uporabno pri upravljanju več dogodkov. Pozabljanje na eno majhno nalogo ali padec za enim rokom lahko povzroči domino učinek: drugi navidezno nepovezani vidiki vašega dogodka se lahko razpadejo, eden za drugim.
Torej se ne zanašajte na vaš spomin, lepljive opombe ali škripanje na vašem blazinico, da bi vaše podjetje za načrtovanje dogodkov teče gladko. Naučite se sestaviti učinkovit kontrolni seznam za načrtovanje dogodkov in kmalu bo postal vaš novi najboljši prijatelj.
Preden začneš
Če želite začeti, počakajte nekaj časa iz svojega razporeda, da se osredotočite na dogodek, ki ga načrtujete.
Nato pojdi na misel. Resno. Brez pogleda na telefon ali odgovora na e-pošto. Ta dogodek morate predvideti od začetka do konca brez prekinitve ali odvračanja, tako da lahko učinkovito načrtujete vse naloge, ki jih je treba izpolniti.
Pripravi se
Pomislite na dogodek, ki ga načrtujete, in zapišite vse potrjene podatke: ime stranke in kontaktne informacije, datum dogodka, lokacija, število udeležencev itd.
Odstranite koledar in označite datum dogodka v tem koledarju s krepko črko. Zbrati vse druge pomembne materiale - fotografije mesta prireditve, seznam gostinskih podjetij, ki so v stiku -, ki so del tega dogodka.
Pojdi nazaj
Način za začetek pisanja kontrolnega seznama za načrtovanje dogodkov je delati nazaj.
Gostje priredijo dogodek kot enodnevno ali večdnevno srečanje z vsem, kar se dogaja hkrati. Kot živa predstava, ki se pojavi na odru in se lepo izvaja. Načrtovalci dogodkov si ogledujejo dogodke kot vrsto manjših dogodkov, ki se med seboj ujemajo kot kosi uganke, da bi dosegli vrhunec v končnem dogodku. Torej, kot načrtovalci, začnemo na začetku. Kateri je nekaj tednov ali mesecev pred dejanskim dogodkom.
Začnite na začetku
Ko odločate, kje začeti pisati svoj kontrolni seznam za načrtovanje dogodkov, razmislite o tem, kako postaviti trdno podlago za vaš dogodek. Pred izbiro barvnih shem in naročanju rož se morate lotiti osnov. Od podpisovanja pogodb do pogajanj o blokih sob, je vse potrebno napisati na vašem kontrolnem seznamu, ne glede na to, kako velika ali majhna. Ključ je, da najprej poskrbite za vse naloge, ki jih je mogoče vnaprej izpolniti, da omogočite več časa v vašem razporedu za tiste opravke, ki se zgodijo bližje datumu dogodka.
Nekaj primerov elementov, ki jih je treba vključiti na kontrolni seznam načrtovalca dogodkov:
- Podpiše pogodbe (s stranko, prodajalko, prodajalci itd.).
- Potrdite datum in uro s prizoriščem
- Najem zabave (pas, zvočnik, itd)
- Varen hotelski blok
- Vabila po pošti
- Izberite meni
- Najem čaka osebje
- Potrdite število gostov
- Sprehod skozi spletno stran
- Potrdite nastavitev sobe
Dovolite dodaten čas
Z vsakim elementom na kontrolnem seznamu vašega dogodka dodajte še več časa. Če je datum za dejansko pošiljanje povabil 15. marec, postavite element na vaš seznam, da so vabila pripravljena za pošiljanje 8. marca, en teden prej. To vam daje nekaj dodatnega časa, če bi se nekaj povedalo z vabili ali če ste za časom za drugim razlogom.
Vključite opomnike na vašem kontrolnem seznamu
Ni dovolj, da na kontrolnem seznamu napišete "podpisati pogodbo z gostinskim podjetjem" in potem, ko končate, izklopite polje.
Zagotoviti morate, da je gost ponudnik prejel kopijo pogodbe in vam tudi vrnil podpisano kopijo. Torej za vsak veliki element, ki ga dodate na svoj kontrolni seznam, vključite opomnik. Na primer: "Nadaljujte z gostinskim ponudnikom re: pogodba." Dodajte še en poznejši opomnik, ki se glasi "Prejeta podpisana pogodba od gostinstva". Nič nenavadnega je, da se lotite naloge in menite, da je to storjeno, ko je bilo res zaključeno le na vaši strani.