Kaj morate vedeti, da bi se izognili zamudam strank
Prav tako je frustrirajoče za izkušene strokovnjake, s katerimi se srečujejo stranke, ki napačno razumejo ponujene storitve.
"Upravljanje dogodkov" in "načrtovanje dogodkov" se pogosto zbujata približno izmenično, čeprav sta dve zelo različni stvari. Preprosto preprosto načrtovanje in upravljanje nista enaka. Medtem ko se veščine teh dveh funkcij prekrivajo, sta dve različni funkciji. To ustvarja težave za tiste, ki se ukvarjajo s strankami, ki po pomoti mislijo, da potrebujejo upravitelja dogodkov, ko je tisto, kar potrebujejo, načrtovalec dogodkov. In za tiste stranke, ki so pod vtisom, da vsi upravljavci dogodkov obravnavajo tudi načrtovanje dogodkov. Torej, pojasnimo zmedo, ker je pomembno, da imate vi in vaše stranke enako razumevanje.
Načrtovanje dogodkov
Začnimo z načrtovanjem dogodkov . Ključna operativna beseda tukaj načrtuje . Vsi dogodki - od poročnih prhakov do slavnostnih rojstnih dnevov do velikih korporacijskih srečanj - se začnejo z nekim načrtom.
Začetne razprave s strankami glede idej dogodkov, tem, želenih datumov in proračunskih smernic so del postopka načrtovanja dogodkov.
Načrtovanje dogodkov se začne na začetku , od zgodnjih faz koncepta in se nadaljuje vse do dejanskega dogodka. In, odkrito, nekaj tednov po dogodku kot načrtovalci dogodkov zaključimo podrobnosti in obdelamo nadaljnje elemente.
Načrtovanje dogodkov vključuje tesno sodelovanje s stranko za oblikovanje dogodka, ki odraža vizijo stranke o zbiranju in izpolnjuje cilj dogodka. Naročniki, ki najamejo načrtovalca dogodkov, najamejo nekoga, da načrtujejo vse vidike dogodka, vključno s pripadajočimi podrobnostmi in elementi ukrepanja, in do tega dogodka do konca.
Odgovornosti za načrtovanje dogodkov lahko vključujejo, vendar niso omejene na:
- izbiro celotne teme dogodka
- razvoj proračuna
- izbiro kraja
- pogajanja o hotelskih pogodbah
- najem zunanjih prodajalcev
- načrtovanje menija
- najem gostinca
- priprava gostujočih zvočnikov ali zabave
- usklajevanje prevoza
- izbiro barvne sheme
- razvoj povabil
Načrtovanje dogodkov je vse, kar gre v pripravo dogodka. Ta funkcija spada pod večji krov upravljanja dogodkov.
Upravljanje dogodkov
Vsaka vrsta dogodka je sestavljena iz številnih delov, ki se ujemajo skupaj kot kosi uganke. Vsi ti deli se na koncu združijo, da ustvarijo dogodek. Uspešni dogodki imajo vsi ti povezani deli, ki se združujejo ob pravem času in na pravi lokaciji, gladko in učinkovito ter v skladu z načrtom. Ta proces imenujemo upravljanje dogodkov. To je preprosto, projektno vodenje samega dogodka.
Upravljanje dogodkov vključuje ustvarjanje, usklajevanje in upravljanje vseh različnih sestavnih delov dogodka ter ekip oseb, odgovornih za vsak vidik. Nekateri vidiki upravljanja dogodkov lahko vključujejo, vendar niso omejeni na:
- rezerviranje lokacije za dogodek
- usklajevanje zunanjih prodajalcev
- razvoj parkirnega načrta
- načrtovanje nujnih načrtov ukrepov ob nepredvidljivih dogodkih
- zagotavljanje skladnosti z zdravstvenimi in varnostnimi standardi
- odgovorni za vsako funkcijo
- nadzor nad izvajanjem dogodka
- spremljanje dogodka
- reševanje dogodkov na kraju samem
Vodje dogodkov in načrtovalci dogodkov delajo skupaj
Opredelitev teh dveh funkcij je izziv, saj se odgovornosti pogosto prekrivajo, ne le, da so tesno povezane. Posamezni načrtovalci dogodkov lahko ponujajo storitve upravljanja dogodkov, upravitelji dogodkov pa lahko tudi ponujajo načrtovanje dogodkov.
Vse je odvisno od posameznega načrtovalca ali ekipe za upravljanje dogodkov, prizorišča in samega dogodka.
Pomembno je razumeti razlike med obema in določiti, katere storitve boste zagotovili. Na primer; Če ponujate storitve načrtovanja dogodkov za obsežen dogodek, boste sodelovali z upraviteljem dogodkov, ki bo usklajeval vaše storitve z dejavnostmi upravljavca gostinstva, avdiovizualne ekipe itd. Opredelite svojo vlogo in storitve, ki jih boste zagotovili, in jim jasno sporočili te potencialnim strankam, da bi se med načrtovanjem izognili kakršni koli zmedi.