Kako uspešni načrtovalci dogodkov ostanejo organizirani

Spoznajte ključe za bivanje Organizirano

Ne glede na to, ali ste načrtovalec poslovnih dogodkov ali upravna oseba, osnove načrtovanja dogodkov zahtevajo, da imate močne organizacijske, komunikacijske in dokumentacijske sposobnosti. Ne glede na vašo raven izkušenj lahko tudi gostoljubni navdušenec na neverjetno poslovnem dogodku z malo kreativnosti in veliko organizacijo na poti. Toda, ko gre za načrtovanje dogodkov, zlasti za načrtovalce dogodkov, ki imajo več dogodkov na svojih knjigah, lahko ostane organizirana večja ovira, kot je najbolj znano.

Kako organizatorji dogodkov ostanejo organizirani

Organizacija je ena izmed mnogih ključev uspeha za večino načrtovalcev dogodkov. Ne samo, da obvladovanje organizacijskih veščin lahko privede do manjšega stresa, ampak lahko tudi izboljša vašo ustvarjalnost kot načrtovalec dogodkov, ki vam omogoča, da vidite večjo sliko in razmislite zunaj polja, če poznate, da imate podrobno obdelavo podrobnosti. Tukaj je nekaj načinov, kako uspešni načrtovalci dogodkov ostanejo organizirani.

Ustvarjanje veziv za dogodke

Ustvarjanje vezav za dogodke in dogodke je verjetno najučinkovitejši način, da ostanejo organizirani za načrtovanje seminarjev, konferenc, notranjih usposabljanj, izvršnih sestankov in vseh vrst dogodkov. Medtem ko se mnogi načrtovalci dogodkov preselijo v bolj elektronska in digitalna organizacijska orodja, lahko fizična veziva služijo kot mesto za najpomembnejše podrobnosti dogodka in programa. Hranjenje kopij nekaterih dokumentov, zapiskov in drugih podrobnosti je lahko življenjska varka v življenju dogodka.

V idealnem primeru bi moral vsak dogodek in / ali program imeti lastno vezivo. Glede na zapletenost vašega dogodka lahko vašo vezivo vključuje več razdelkov, vključno z:

• Načrt poti / agenda
• Ključni kontakti
• Udeleženci
• Komunikacije
• Pogodbe
• Banquet Event naročila
• Zabava
• Seznam namestitev / sob
• Prihodi / odhodi
• Dejavnosti

• Darila
• Proračun
• Razno

Z vašim registracijskim načrtom za načrtovanje dogodkov redno posodabljate informacije z vašimi notranjimi sodelavci in strankami, tudi če vam ne bodo dali veliko časa za pripravo.

Uporabite programsko opremo za načrtovanje dogodkov ali shranjevanje spletnih dokumentov

Medtem ko morajo vaši dogodki povezovalci vsebovati vse najpomembnejše podrobnosti vsakega posameznega dogodka v tiskani obliki, je treba tudi ostala referenčna obvestila, ideje in korespondenco organizirati in skupaj. Danes mnogi načrtovalci dogodkov uporabljajo programsko opremo za načrtovanje in upravljanje dogodkov, vendar mnogi drugi iščejo spletne možnosti za shranjevanje datotek, ki jih je treba organizirati.

Spletna orodja, kot sta Google Drive in Dropbox, lahko organizirajo prostor za vse vrste elektronskih dokumentov od preglednic do računov. Ta orodja vam omogočajo nalaganje, shranjevanje in organiziranje dokumentov v spletne datoteke in mape, kjer jih je mogoče enostavno dostopati od koderkoli. Dokumente lahko odprete na prenosnem računalniku, pametnem telefonu ali tabličnem računalniku. Te datoteke lahko enostavno pritrdite v e-poštna sporočila ali delite dokument s kolegi, prodajalci in strankami. To je lahko odlična organizacijska rešitev za načrtovalce dogodkov, ki so vedno na poti.

Organizacijska dna

Na koncu, kako organizirate svoje dokumente, opombe in korespondenco, je odvisno od vas.

Vsak načrtovalec dogodkov ima drugačen sistem, ki deluje zanje in njihovimi dogodki. Najpomembnejši dejavnik mora biti vedno dostopnost in pripravljenost informacij. Torej, poskrbite, da ne glede na sistem, ki ga uporabljate, lahko hitro in enostavno poiščete podatke, ki jih iščete.