Priprava vključuje veliko več kot le prijeten niz dokumentov in prašenje iz nereda, ki ga imate na svoji mizi. Organizacija vključuje ustvarjanje sistemov in postopkov za vse različne dele vašega podjetja; to vam lahko pomaga postati produktivnejši in donosnejši. Spodnje zamisli vključujejo nekaj najboljših načinov, kako lahko postanete bolj organizirani v vašem malem podjetju. Poskusite samo eno za počasno in trajno izboljšanje ali načrt, da v letošnjem letu vključite nov organizacijski proces v vašem podjetju.
01 - Nadzor nad dokumenti in dokumenti
Zdaj, ko imate boljšo predstavo o vrsti dokumentov, s katerimi delate, je čas, da ustvarite ali izboljšate svoj sistem pisarn. Susan Ward je pripravila priročen priročnik za ustvarjanje sistema za upravljanje dokumentov, ki vam lahko pomaga ustvariti ali natančno nastaviti svoj papirni postopek in ga organizirati.
Če se odločite, da je čas, da začnete premikati v pisarno brez papirja (najprej preberite te prednosti in slabosti ), lahko začnete s skeniranjem in digitalizacijo vaših prejemkov prek spletnega izdajanja računov in plačilnih storitev, kot je FreshBooks, pri prehodu v program digitalnega podpisa, kot je DocuSign , in z uporabo Cloud za varnostno kopiranje podatkov in arhiviranje. Če zbirate vizitke na dogodkih med letom, je morda tudi dobra ideja, da vlagate v skener za vizitke, tako da lahko digitalizirate podatke o stiku takoj in se potegnete za papirne kartice.
02 - Uporabite desno orodje za produktivnost
- Upravljanje kontaktov. Od sledenja vašim strankam do spominjanja ljudi, ki jih srečate pri mreženju, vsak lastnik malega gospodarstva potrebuje sistem za upravljanje kontaktnih informacij. Odločite se lahko za celovit sistem upravljanja odnosov s strankami (CRM), kot je Salesforce, ali za manjše upravljanje z velikimi črkami, lahko nastavite obstoječo aplikacijo Stiki, ki bo deloval za vaše podjetje.
- Srečanja in komuniciranje. Ne glede na to, ali vodite srečanja iz oči v oči, na telefonu ali preko video klepetalnic, je način, kako bi bil proces bolj organiziran. Storitev, kot je na primer Do, lahko uporabite za bolj organizirano sestanke - pred, med in po njem.
- Računovodstvo in knjigovodstvo. Organizirajte in racionalizirajte način zaračunavanja, plačila in upravljanje denarnih tokov z orodji, kot so Quickbooks Online, Xero in Wave.
- Sledenje potovanju in stroškom. Za lažje načrtovanje potovanj lahko uporabljate programe, kot so Expedia in TripAdvisor. Potem, ko na poti, aplikacije, kot je Expensify, pomagajo pri spremljanju stroškov in poročanju, ko prideš domov veliko bolj organizirano.
- Upravljanje socialnih medijev. Vsi vemo, koliko časa se lahko porabi za socialne medije, če se ne približujete sistematično in organizirano. Zato so lahko orodja, kot sta Hootsuite in Buffer, neprecenljiva za lastnike malih podjetij.
- Upravljanje e-pošte. Če v svojem malem podjetju uporabljate Gmail, imate dostop do kar nekaj razširitev za Google, ki lahko hitro organizirajo vaše mape »Prejeto«. Če uporabljate drugo e-poštno aplikacijo, poskusite SaneBox za samodejno filtriranje, opomnike in drugo.
- Vodenje projektov. Dobra aplikacija za upravljanje projektov vam bo pomagala spremljati naloge, deliti datoteke in sodelovati s svojimi soigralci na enem mestu in je lahko eno od najboljših orodij, ki jih lahko uporabite za organizacijo dela. Poskusite Basecamp ali Asana za rešitev "all-in-one" za upravljanje projektov.
Produktivnost je zelo oseben proces in aplikacije, ki jih potrebujete, bodo specifične za vas delo in način dela. Vzemite si čas, da raziščete, kakšne so vaše potrebe, preden vključite novo orodje v vaš proces. Morda ne boste potrebovali toliko, kot si mislite. Za večjo navdih za orodje produktivnosti preberite ta članek s 101 aplikacijami malih podjetij za produktivnost in preučite te 27 aplikacij za varčevanje z energijo .
03 - Pridobite računalnik
Tukaj je seznam stvari, ki jih lahko naredite zdaj, da se računalnik vzpostavi in vrne v delovno obliko:
- Očistite namizje. Obstaja nekaj načinov, kako lahko greste tukaj, in vse je odvisno od vašega sloga dela in uporabe računalnika. Z vašega namizja se lahko znebite, razen za vaš smetnjak (ne pozabite, da so ikone aplikacije na namizju le bližnjice - vse vaše dejanske aplikacije običajno živijo v mapi »Aplikacije«). Ali pa lahko dodate nekaj bližnjic do najpogosteje uporabljenih aplikacij in datotek. Prizadevam si narediti napako proti prvi možnosti, kar je čim bolj racionalno, vendar pogosto uporabljam moje namizje za enostaven dostop do datotek, o katerih trenutno delam. Potem jih premestim v svoj stalni dom, ko končam.
- Nastavite digitalni sistem za prijavo. Ko govorimo o tem, da bi svoje dokumente imeli za stalni dom, tukaj ustvarite sistem za prijavo, ki vam omogoča popolno smisel, tako da lahko poiščete dokumente, ki jih potrebujete, ko jih potrebujete. Ta vodnik za organizacijo datotek in map vam nudi vrsto odličnih nasvetov, ki vam bodo pomagali pri zagonu.
- Posodobite programsko opremo. Če je vaš računalnik nastavljen na samodejno namestitev posodobitev aplikacij in operacijskega sistema, super. Če je to ročni postopek za vas, morate preveriti, ali posodobitve vsaj dvomesečno, saj mnogi vključujejo varnostne popravke. Nato enkrat na leto preglejte trenutne različice programske opreme, ki jo uporabljate, in odločite, ali je čas za nadgradnjo.
- Preglejte za viruse in težave z delovanjem. Ne glede na vrsto računalnika, ki ga imate, lahko vsi dobijo viruse ali zlonamerne programske opreme (ja, tudi Macs!). Če imate računalnik s sistemom Windows, nasveti za vzdrževanje računalnika iz računalnika PCWorld vam bodo pomagali ohraniti zdravje in delovanje brez težav.
- Preverite celovitost varnostne kopije podatkov. Varate svoje podatke, kajne? Če ne, za trenutek preskočite vse drugo in najprej naredite to. Uporabite lahko tudi storitve za varnostno kopiranje podatkov v oblaku, kot so Carbonite, Backblaze ali CrashPlan, ali pa lahko uporabite zunanji trdi disk, ki ga priključite v računalnik (delam oboje). Z eno možnostjo konfigurirajte storitev ali pogon za izvajanje neprekinjenih samodejnih varnostnih kopij, zato vam ni treba storiti ničesar ročno. Potem, enkrat ali dvakrat letno, pojdite v rezervno storitev ali vozite in se potegnite okoli, da se prepričate, da je vse tam in je dostopno, če boste morali potegniti kopije na svoj lokalni računalnik.
- Preklopite mapo »Prejeto«. Mnogi lastniki malih podjetij imajo odnos do ljubezni in sovraštva z e-poštnim nabiralnikom. Všeč jim je, ker je zelo produktivno in učinkovito komunikacijsko orodje; vendar jih sovražijo, ker se lahko hitro izognejo kontroli, kar povzroča nepotreben stres . Obstajajo stvari, ki jih lahko storite, da ohranite svojo mapo »Prejeto« v liniji, na primer z uporabo avtomatizacije, racionalizacijo tistega, ki ga prejmete dnevno, in omejitvijo, kako pogosto preverjate e-pošto med vašim dnem. Preberite ta članek za nasvete za upravljanje e-pošte, ki bodo vašo mapo »Prejeto« omogočili močno orodje za produktivnost in ne večji čas sesanja.
Zgoraj navedeni nasveti vam bodo pomagali, da bo vaše podjetje začelo bolj organizirano takoj, vendar se spomnite, kako hitro stvari lahko izidejo iz nadzora. Te dejavnosti združite z resolucijo za hiter in enostaven pregled svojih dokumentov, orodij za produktivnost in stanja računalnika nekajkrat na mesec, da boste lahko ostali organizirani in preprečili, da bi stvari dosegle ogromne stopnje neorganiziranja.