Kadar gre za upravljanje s časom, je pogosto izziv, kako ugotoviti, kako uporabljati čas bolj produktivno. Dober začetek je elektronsko upravljanje; to je eno področje, ki je na vrhu seznama časovnih morilcev za mnoge lastnike malih podjetij.
Ker je elektronska pošta stalna oblika komuniciranja in nimamo popolnega nadzora nad prihodnjim tokom, moramo delati na izboljšanju naše produktivnosti pri prejemanju, organiziranju, odgovarjanju in celo razmišljanju o e-pošti. Naslednji nasveti vam bodo pomagali ustvariti sistem za upravljanje e-pošte na način, ki podpira produktivnost, namesto da bi ga jedli.
1. Izklopite obvestila.
E-pošta ponavadi prihaja vsak dan in zvečer, zato je nujno, da nadzorujete, kako se tok dohodnih sporočil ujema z vašim dnem. Izklopite nova obvestila o sporočilih v računalniku in pametnem telefonu, da preprečite stalne motnje in motnje v vašem urniku ter preverite, ali je pošta primerna za vas.
2. Odločite se, kako uporabljati svojo mapo »Prejeto«.
Obstaja veliko različnih filozofij, ko gre za upravljanje vašega e-poštnega nabiralnika. Svojo mapo »Prejeto« lahko uporabite kot zastonj, omejite ga le na prednostna sporočila ali pa delovni seznam opravil.
Ključ je, da izberete en namen za mapo »Prejeto« in ga držite.
3. Ustvarite e-poštne beležke in črne liste.
Večina e-poštnih odjemalcev in ponudnikov e-pošte omogočata uporabnikom, da naredijo sezname varnih naslovov, da zagotovijo, da se ta sporočila prek črnega seznama ali blokirajo, kaj menite, da obravnavate vsiljene naslove. Vzemite si čas, da pogosto posodabljate te sezname, da bo vaš e-poštni naslov čist.
4. Nastavite časovni in serijski postopek.
Nekateri lastniki malih podjetij imajo koristi od časa žepov v svojem dnevu samo za e-pošto. Če to deluje zate, čez dan odložite določen čas, da se odzoveš na sporočila, premakne elemente dejanj na svoj seznam opravil, izbrišete junk in dobite idejo o tem, kaj potrebuje vaša pozornost.
5. Uporabite pravila za avtomatizacijo procesa.
Če želite še bolj racionalizirati postopek vodenja e-pošte, uporabite pravila v svojem e-poštnem odjemalcu, ki razvrščajo, označujejo, premikajo in organizirajo vaša sporočila. Čeprav bo za ustvarjanje pravil, ki podpirajo način uporabe e-pošte, boste potrebovali nekaj časa, ko jih boste ustvarili, lahko zmanjšate pomemben del vašega časa obdelave e-pošte.
6. Pridobite glavo s pametnega telefona.
Mnogi lastniki malih podjetij imajo pametne telefone, da ostanejo v stiku in na delovnem mestu, tudi ko so zunaj pisarne. Če pogosto preverjate e-pošto v svoji mobilni napravi, lahko pri branju in obdelavi sporočil pri mobilnem telefonu prihranite veliko časa. Tudi če ste samo navadili, da izbrišete junk in sporočila, ki jih ni treba shranjevati, lahko dobite poenostavljeno mapo »Prejeto«, ko se vrnete v pisarno.
7. Če ga ne preberete, se odjavite!
E-novice in druga e-poštna tržna sporočila so odličen način, kako ostati povezani s strankami, kolegi, partnerji in drugimi podjetji, ki vas zanimajo, vendar se lahko ta sporočila hitro kopičijo.
Če v več težav niste prebrali posamezne ponavljajoče se pošte, ustavite svojo naročnino. Omejevanje elektronskih glasil in drugih samodejnih sporočil samo tistim, ki jih redno berete, lahko preprosto zmanjšate količino v mapi »Prejeto«.
Za še več orodij, s katerimi boste v svojem malem podjetju postali bolj produktivni, preberite ta seznam 101 produktivnostnih aplikacij .