5 napak pri kritičnem dogodku, da se izognemo

Nasveti za načrtovanje pomembnih dogodkov, da bi se izognili katastrofalnemu posebnemu dogodku

Murphyjev zakon določa, da če se kaj lahko zgodi narobe, potem bo to verjetno. Stvari, ki se dogajajo, je življenjsko dejstvo, s katerim moramo vsi živeti.

Toda, ko gre za načrtovanje dogodkov, bo pristojni upravitelj dogodkov vedno poskušal ublažiti Murphyjev zakon tako, da bo prepoznal potencial stvari, da bi se stvari lotile in tako načrtovale.

Kot upravitelj dogodkov je vaša odgovornost zagotoviti, da poseben dogodek vaše stranke poteka nemoteno in z nekaj črkami, ki so človeško možne.

V resničnem svetu ni mogoče pokriti vsake možnosti, vendar se morate vsaj zavedati kritičnih napak pri načrtovanju dogodkov, ki jih mora vsak upravitelj dogodka izogniti.

Vnaprej opozarjamo, da je predgriznjen, zato se pogovorimo o petih bistvenih nasvetih, ki vam lahko pomagajo preprečiti nesrečo pri naslednjem načrtovanem dogodku.

1. Slaba komunikacija - to je verjetno najpogostejša napaka neizkušenih načrtovalcev dogodkov in se je treba izogibati za vsako ceno. Slaba komunikacija (kot pri napačni komunikaciji ali brez sporočila) lahko uniči nesrečo. Slaba komunikacija je pogosto posledica pomanjkanja pozornosti do detajlov, še posebej ko gre za kontrolni seznam vašega dogodka. Bistveno je, da učinkovito komuniciramo z vašo ekipo za notranje dogodke in vašimi dobavitelji. Medtem ko ne želite, da vsi mikromanagirajo, morate vedeti, kdo kaj in kdaj naredi, da bi vsi, ki so vpleteni, vedeli, kaj se od njih pričakuje, in ohranja časovni razpored.

1. Slabo ali manjkajoče načrtovanje nepredvidljivih dogodkov - obstaja velika verjetnost, da bodo vsaj nekaj stvari na dnevih in urah, ki so vodile do vašega dogodka, prišlo narobe. Še huje, nekatere stvari bodo verjetno šlo po vašem posebnem dogodku. To je normalno in pričakovati. Načrtovalec strokovne prireditve razmišlja o prihodnosti, ugotavlja, kaj bi lahko šlo narobe, in ima dober načrt za nepredvidene dogodke. Na primer, kaj, če vaš sistem registracije ne deluje na dan dogodka? Kaj, če vam zmanjka hrane, ker se pojavijo dodatni ljudje? Kaj, če se glavni govornik ne prikaže ali prihaja pozno? Če bi se karkoli od teh stvari zgodilo, se boste lahko soočili? Z drugimi besedami, ali bi imeli načrt B?

1. Neustrezen prevoz - ste popolnoma prepričani, da je prevoz, ki ste ga organizirali, da bi dobili delegate in voditelje na svoj dogodek in z njega, ustrezen? V tednih, ki vodijo do vašega dogodka, se prijavite in na dan dogodka, da so izpolnjene vse zahteve prevoza. Morate razmišljati v smislu nepredvidljivih dogodkov. Kaj se zgodi, če se vozilo zruši zjutraj svojega dogodka? Ali imate na voljo alternativni prevoz?
2. Pomanjkanje jasnih signalov - Nič ni bolj frustrirajuće za tiste, ki se udeležijo posebnega dogodka, kot pa, da bi se zmedli, kje se nahaja naslednja predstavitev. Izogibajte se temu, tako da se prepričate, da imate prikazane ustrezne oznake, ki jih je enostavno prebrati in razumeti. Bolje je iti čez krov in imeti preveč signalizacije, kot je tveganje udeležencev, ki se izgubijo in nenehno zahteva navodila.
3. Neustrezno osebje na roki - na dan vašega posebnega dogodka boste verjetno obravnavali veliko število udeležencev. Ne smete se zanašati na samo enega ali dveh posameznikov, da bi se ukvarjali z vprašanji ali pomisleki delegatov. Prepričajte se, da imate dobro število udeležencev in predvsem zagotovite, da med vašo ekipo za načrtovanje dogodkov in osebjem, ki ga ponujajo prodajalci, ustrezno angažirate svoj dogodek.

Poleg razmišljanja in načrtovanja naprej o tem, kaj bi lahko šlo narobe, za zagotovitev nemotenega in uspešnega dogodka je najboljša politika vedno preveriti in dvojno preveriti.