Kako povečati udeležbo na seminarjih in poslovnih dogodkih

by Rob Hard

Nasveti za povečanje obiskovanja poslovnih dogodkov

Najpomembnejši korak za premagovanje strahov glede pomanjkanja udeležbe na dogodku ali povečanja seznama RSVP je prepoznati, da ljudje resnično uživajo na dobro izvedenih seminarjih in drugih dogodkih. Z udeležbo na poslovnih srečanjih udeleženec dobi priložnost, da se nauči nove informacije in sodeluje z vrstniki in vodji na svojem področju. Toda najuspešnejša srečanja presegajo navdihnjene glasove in navdihujoče predstavitve; ustvarijo toplo in prijazno okolje za vse, kar jih naredi bolj prijetno. Tukaj lahko načrtujete prijeten poslovni dogodek, ki bo privabil veliko udeležbo.

01 - Ustvarite veliko agendo

Ko gostitelji razumejo, da ljudje uživajo v dogodkih, je pomembno, da ustvarite program, ki je vreden ogleda. Dnevni red naj bi bil osredotočen na eno samo temo, da ne bi preplavila udeležencev, ampak bi morala imeti dovolj raznolikosti, da bi ohranila zanimanje udeležencev. Na primer, naslednji vzorec poldnevnega seminarskega razporeda upošteva potrebe udeležencev srečanja od hrane do odmikov do predstavitev:

8:00 Prihod in zajtrk
8.45 Dobrodošlica
9:00 Pozdravni govornik
10:00 Odmor
10.15. Panelna razprava
11:30 Zaključne pripombe

02 - Bodite občutljivi na koledar in uro

Kljub najboljši agendi udeleženci dogodka imajo želje, kdaj se želijo udeležiti takšnih programov in ko jih ne. V nekaterih sezonskih panogah se včasih tudi ne more. Upoštevajte naslednje pri načrtovanju datumov in časov za vaš dogodek:

Udeleženci raje uporabljajo jutranje urnike za seminarje
Udeleženci raje ocenijo dogodke za spoštovanje takoj po delu
Torek in četrtek sta priljubljeni dnevi srečanja
Izogibajte se, če je mogoče, na srečanjih ob petkih
Izogibajte se razporeditvi sestankov na počitnicah in pred počitnicami
Bodite občutljivi na potovalne potrebe udeležencev dogodka

Enako pomembno je vzpostaviti ugled za pravočasen začetek in dokončanje - zlasti za letne ali ponavljajoče se dogodke.

03 - Poiščite edinstveno in priročno lokacijo

Večina poslovnih srečanj poteka v hotelih in ta vrsta prizorišča sama po sebi ni tako edinstvena. Lahko se odločite za zlom kalupa in poiščite odlično ne-hotelsko mesto, ali pa se zavedate, da vsi hoteli niso ustvarjeni enako in našli odličen hotel. Glavna točka je, da izberete lokacijo, kjer bodo vaši gostje želeli iti. Navsezadnje se bodo izognili svoji rutini in želeli uživati v dogodku. Upoštevajte naslednje dejavnike:

Izberite kraj, ki je blizu večine udeležencev
Izberite kraj, kjer bi se udeleženci lahko uživali
Izberite mesto, na katerem se srečujejo podobni dogodki

Če želite več nasvetov o izbiri kraja, se prepričajte, da si ogledate Vodnik načrtovalca dogodkov za načrtovanje prizorišč .

04 - sestavite ustrezen seznam gostov

Uspešna srečanja imajo določeno temo ali sporočilo in ciljno občinstvo za to sporočilo. Dragoceno je sestaviti seznam gostov, ki vključuje ustrezne udeležence, četudi so razvrščeni po pomembnosti. Prevečkrat bodo gostitelji sestavili glavni seznam potencialnih gostov le, da bi nato odprli srečanje do množic. To bo delovalo samo, če poskušate zasedati sedeže na podlagi igre s številkami.

Poslovnega srečanja, konference ali seminarja se ne sme obravnavati kot neposredni poštni napor z 1-3% stopnjami RSVP. Raje vodim koučenju strank, da ustvarijo posebne sezname ciljno usmerjenih udeležencev - ljudje, ki se resnično želijo udeležiti upa s stopnjami RSVP 50% ali bolje.

Končna misel o udeležencih: Poskusite povabiti posameznike s podobnega položaja in izkušenj na srečanje.

05 - povabite, povabite, povabite!

Eden od ključev za doseganje odlične udeležbe na vašem dogodku je povabljanje ljudi zgodaj in spremljanje. To pomeni pošiljanje opomnikov tistim, ki nimajo RSVP in potrjujejo tiste, ki imajo. Pošiljanje opomnika o dogodku tik pred dogodkom potrjenim gostom sploh ni slaba ideja.

Pomembno je, da ustvarite navdušenje nad dogodkom. Tradicionalna natisnjena vabila so primerna, vendar postaja norma, da si lahko ogledate tudi e-pošto in celo socialne medije, odvisno od vaše občinstva. Poskusite s tem pristopom:

Navedite dogodek gostom, ki ga vi ali vaša ekipa osebno poznate pred pošiljanjem povabil.
Pošljejte datum, ki je bil že zgodaj načrtovan (papir ali elektronski).
Pošljite podrobno povabilo, vključno z glavnimi točkami dnevnega reda (papir ali elektronsko) z zahtevo RSVP.
Ponovno pošljite podrobno povabilo z osebnim sporočilom osebnim prijateljem ali znancem (elektronskim). *
Nadaljujte s potrjenimi gostitelji od enega do dveh dni pred načrtovanim dogodkom (elektronsko ali prek telefona).

* Lahko se tudi odločite, da boste uradno poklicali goste in podaljšali osebno povabilo na dogodek.

06 - Ne podcenjujte moči osebnih vabil

Fizični vabilo - bodisi tiskano ali elektronsko - je lepo, vendar ga ne bi smeli gledati kot na nadomestilo za osebno podaljšano povabilo prijateljem, kolegom ali znancem (razen če seveda načrtujete velik simpozij ali konvencijo s 500 ali več udeležencev). To je korak, zaradi katerega se mnogi gostitelji spopadajo ... ne želijo pobirati telefona, lahko pa pomenijo razliko med visokimi stopnjami RSVP (z nizkimi stopnjami brez prikaza) in manj kot idealnim izidom.

Za nekatere dogodke je lahko koristno deliti to odgovornost. Seznam gostov dogodka je pogosto sestavljen iz kontaktnih seznamov, ki jih vzdržujejo različni posamezniki, posamezniki z najbližjimi odnosi s povabljenci pa morajo podaljšati neposredno povabilo svojim gostom.

07 - Ustvari ugled za uresničevanje odličnih programov

Vsi so se udeležili dobrih konferenc in slabih konferenc. Enako velja za seminarje in druge spoštovanje dogodkov. Sreča za načrtovalce dogodkov, ljudje pogosteje uživajo na srečanjih, ki jih obiskujejo.

Ključno je pomagati vaši stranki, da ustvari ugled za odlične poslovne programe. Enostavno, kot se morda zdi, če je nekdo užival na vašem zadnjem dogodku, je bolj verjetno, da se bo udeležil prihodnjih programov - in morda celo prinesel prijatelja ali kolega.

08 - Pošljite spremljanje komunikacij in hvala obiskovalcem

Ker se ljudje udeležujejo srečanj, da bi zbrali nove informacije, mnogi udeleženci cenijo prejemanje dodatnih izročkov in gradiv, na katere so se lahko sklicevali voditelji in drugi ljudje v vaši organizaciji. Nadaljevanje je odlična priložnost za izmenjavo teh informacij in razširitev zahvaljujočih sporočil tistim, ki so se udeležili dogodka.

Zahvaljevanje in spremljanje komunikacije je nekaj, kar mnoga organizacija pogosto spregleda, vendar tiste, ki ne izkoristijo prednosti.