Pošiljanje poklicnih e-poštnih sporočil se nanaša na ustvarjanje navad, ki se osredotočajo na jasno, jedrnato in ustrezno komunikacijo.
1. Uporabite e-poštni naslov podjetja
Ko ste lastnik podjetja, ki posluje v imenu vašega podjetja, poskrbite, da uporabljate poslovni e-poštni naslov. V idealnem primeru to pomeni, da imate poslovni naslov (tj. Yourname@yourbusiness.com), ki ga uporabljate za celotno poslovno komuniciranje.
Če to ni mogoče, lahko ustvarite brezplačni e-poštni naslov, ki vključuje vaše poslovno ime (npr. Yourbusinessname@gmail.com). Uporaba osebnega e-poštnega naslova, ki je očitno nepovezana z vašim podjetjem, lahko v najslabšem primeru prizadene vašo profesionalnost in v mnogih primerih vas morda ne bo vzela resno.
2. Sporočila hranite kratko in sladko
Nič ni narobe s podrobno razlago stvari; lahko zagotovi jasnost in zmanjša nesporazume. Toda, ko začne e-poštno sporočilo videti kot roman, lahko hitro izgubite pozornost prejemnika in zamešate težavo z nepomembnimi informacijami. Da bi se temu izognili, držite z enim predmetom na e-pošto in ko boste morali vključiti več informacij, uporabite krepke podštevilke, tako da so najpomembnejši podatki jasni.
3. Uporabite opisne linije
Ste že kdaj odprli e-poštno sporočilo, ki temelji na temi, in končalo se je popolnoma zmedeno in malo nadležno, ko je bilo nekaj povsem drugega? Ker že imate vsa e-poštna sporočila, ki jih omejite na en predmet na zgornji konici, morate tudi prepričati, da vaša vrstica teme odraža to temo in nič drugega.
To ne bo pomagalo samo prejemniku, temveč vam bo olajšalo upravljanje lastne e-poštne nabiralnika .
4. Tone It Down
Z lahkoto pustite, da letijo, ko pošiljate e-pošto, ker se vam zdi, da ste zaščiteni z zaslona računalnika, vendar je mogoče nekatere pogovore v e-pošti zlahka razumeti. Pravzaprav brez kakršnekoli verbalne komunikacije , da bi porušili sporočilo, ki ga pošiljate, se lahko poljubno sporočilo vzame na napačen način. Če pošiljate sporočilo, ki je morda vprašljivo, ga pred pošiljanjem preberete in če še vedno niste prepričani, boste verjetno bolje izbrali telefon.
5. Vaš e-poštni podpis bo uporaben
V nekaterih situacijah so prijave, promocije in glasila v podpisu e-pošte lahko učinkovite, vendar ti predmeti ne smejo nikoli udariti z vašim podpisom e-pošte za to, kar naj bi se uporabljali za - posredovanje vaših kontaktnih informacij. Vaš začetni e-poštni naslov ali odgovor mora vsebovati vsaj en podpis z vašim polnim imenom, podjetjem in URL-jem. Tudi telefonska številka, naslov in ponovitev e-poštnega naslova ne škodijo.
6. Preverite črkovanje in lektoriranje
Preverjanje črkovanja je preprosto. V svojem e-poštnem odjemalcu postanite privzeto nastavitev, da preverite vsa sporočila, preden jih pošljete.
E-pošta je bolj neformalna in obstaja malo bolj popustljivost s pravopisnimi in slovničnimi napakami, vendar je videti grozno, da pošljete sporočilo z napakami. Zadnja stvar, ki jo želite, je, da naredite slab vtis, ker ste hitili pošiljati e-pošto in preskočili preverjanje črkovanja in slovnice.
E-pošta je pomembna metoda komunikacije v podjetju, tudi če to ni vaša prva izbira. Po teh poslovnih e-poštnih najboljših praksah vam bo pomagal ohranjati e-poštno komunikacijo strokovno in produktivno in ste lahko prepričani, da je vtis, ki ga izdelujete, dober.