Kako izboljšati proces zahteve po informacijah (RFI)

Pridobite informacije o tej predhodni stopnji v gradbeništvu

Ali zahtevate informacije? Ali pa je kdo drug zahteval informacije od vas? Izraz "zahteva za informacije" (RFI) se lahko uporablja v vsakem primeru, vendar je nekaj osnovnih razlik. Spodaj ugotovite, kako izboljšati svoj RFI proces, ne glede na to, ali ste prosili ali ste zaprosili za informacije.

Del A. Vas prosijo za informacije

Zahteve za informacije so pogosta predhodna faza pri opredeljevanju in izvajanju gradbenih del.

Pogosto gre za velikost: večji projekti imajo več spremenljivk in več neznancev, ki jih je treba rešiti ali vsaj zožiti, preden zaprosijo za formalne predloge, zato lahko RFI pomaga.

1. Vaš proces mora biti dovolj hiter, da razume in odgovori brez nepotrebnega odlašanja. RFI potencialnega kupca je priložnost za vas, da vstanete zgodaj. To pa pomeni, da je dovolj dobro organizirano, da se hitro in pravilno odzove.

2. Če RFI označuje delo, ki ga ne želite izvajati, ali bi to povzročilo konflikte v zvezi z viri s projekti drugih strank, lahko vljudno zavrnete. Negativen, a pravočasen odgovor lahko še vedno pusti dober vtis in možnost, da se kasneje obrnete na druge projekte.

3. Prepričajte se, da ima RFI dovolj podrobnosti za vas, da dobite dober odgovor. Preverite, ali imate na voljo dovolj podatkov, da odgovorite na naslednje:

   1. Lahko tekmujete? Imate veščine in vire za zagotavljanje dobre rešitve?

   2. Lahko osvojite tak projekt? Ali ste boljši od konkurentov za to gradbeno delo?

   3. Želite dobiti tak projekt? Pred odgovorom na to vprašanje preverite evidenco stranke za plačilo za čas plačila.

1. Če RFI ostaja preveč nejasen, lahko vaš proces določi naslednje možnosti.

   1. Lahko zavrnete in nadaljujete druge projekte.

   2. Uporabniku lahko pomagate bolje opredeliti potrebe po gradnji.

   3. Ponudite lahko plačane svetovalne storitve, da sestavite nov RFI.

Vsaka možnost ima svoje prednosti in slabosti. Vaša odločitev, katera možnost izbire, bo glede na projekt in zadevno stranko.

Del B. Ti si eden, ki zahteva informacije

Ko se gradbeni projekt začne, ni za nenavadno, da izvajalec ali podizvajalec zahteva dodatne informacije, da se zagotovi pravilno delo.

1. Začnite svoj RFI proces, če obstaja potreba po:

   • Sprememba specifikacije projekta, na primer, za zamenjavo enega gradbenega materiala za drugega (morda nepopravljivo.)

   • Pojasnitev naloge ali načina uporabe, oblikovanja, uporabe in podobnega materiala.

   • Resolucija o "Gradbeni pomanjkljivosti", v kateri del projekta ni bil opravljen v skladu s projektnimi specifikacijami.

   • Popravki specifikacij, če obstajajo dobri razlogi za izpodbijanje opustitve, napačne uporabe ali pomanjkanja kakovosti v zvezi z določenimi materiali ali nalogami.

2. Preverite, ali ima naročnik ali splošni izvajalec standardno RFI obrazec, ki se bo uporabljal. Dobri obrazci in predloge vam pomagajo vključiti prave informacije, da bi dobili razumne in uporabne odgovore na vaše RFI. Na primer, v centralizirani programski aplikaciji za upravljanje RFI zabeležite svoj novo odprti RFI.

3. Preglejte odgovor, ki ga dobite nazaj, da se prepričate, da je tako jasno in realno. Potrdite ali pojasnite morebitne učinke na proračun in časovni načrt projekta. Posodobite svoje načrtovanje projektov ustrezno.

1. Označite svojo RFI kot zaprto ali rešeno, če je odgovor, ki ga dobite, upravičen. Preverite seznam nerešenih RFI. Zadržite stranke za odgovore!