Pridobivanje datotek Donorja po naročilu
Kdaj veš, kdaj je prišel ta čas, in kaj potem počneš? Nekateri neprofitni strokovnjaki so odgovorili, ko sem jih prosil, naj izpolnijo ta stavek: "Vedel sem, da je čas, da dobim nov sistem za upravljanje donatorjev, ko ..."
- Tisti, ki smo ga imeli, ni mogel poročati o podatkih, kot smo potrebovali.
- Pes je pojedel moje indeksne kartice.
- Želel sem vedeti o stvareh o svojih darovalcih, zato je bilo treba najti odgovor na absurdno količino časa za osebje.
- Zadnji "sistem" je ostal v njihovi glavi.
- Edina oseba, ki je imela pojme, kako uporabljati sistem (staro podatkovno bazo Access), se je upokojila.
- Računalnik prostovoljca se je zrušil in vse smo izgubili.
Ali ti razlogi veljajo za vaše neprofitne organizacije?
Odločanje, da potrebujete nov sistem, pa je preprost del. Obstaja svet zmedenih informacij o konkurenčnih sistemih tam, in ni preprost način, da vse skupaj.
Sem se obrnil na "Consumer Reports" neprofitne tehnologije, da bi našli odgovore. Idealware je neprofitna organizacija, ki drugim nepridobitnim podjetjem pomaga pri izvajanju nepristranskih raziskav in jih nato prevede v enostavna in razumljiva poročila, članke in usposabljanje.
Andrea Berry, direktorica partnerstva in učenja na Idealwareu, predlaga te korake pri izbiri novega sistema upravljanja donatorjev.
Ugotovite, ali res potrebujete nov sistem.
Berry pravi, da začnete z ocenjevanjem, zakaj vam ni všeč vaš sistem. Težava morda ni tisto, kar mislite, in programska oprema ni enostavna. Potreben je čas, trud in denar.
Berry je dejal: "Tam ni srebrnega sistema bullet, zato se prepričajte, da je vaš sedanji sistem res neustrezen.
Na primer, morda boste morali samo izvedeti več o sistemu, ki ga imate, namesto da bi popolnoma prešli na povsem nov sistem. "
Čas je, da ugotovimo, kaj je v resnici problem. Ali je to lahko eno od naslednjih?
- Potrebuješ več usposabljanja. Morda vaš trenutni sistem ima funkcije, ki jih ne razumete ali znate uporabljati. Vprašajte svojega prodajalca, če imate možnosti usposabljanja, na primer videoposnetke ali spletne vire, do katerih lahko dostopate.
- Potrebujete več podpore. Kakšne so možnosti podpore za vaš trenutni sistem? Ali obstaja na voljo in cenovno dostopna podpora? Ali prodajalec razume vaše težave in poskusi pomagati, ali pa se pogovarjajo z vami? Ali imajo rešitev za vaš problem?
- Ne razumete vseh zmožnosti vašega trenutnega sistema. Ali v resnici veste, da ne dela, kar želite? Ali je na voljo dokumentacija? Nekateri prodajalci si prizadevajo zagotoviti več pomoči, kot so videoposnetki, forumi, kjer lahko postavljate vprašanja in literaturo, napisano za ne-techies.
- Vaš sistem je premočan ali preveč robusten. Velikost sistema za vaš proces in vaš proračun je ključni korak.
- Vaš sistem je predrag. Ali plačate za več funkcionalnosti, kot ga potrebujete? Berry pravi: "Ko se pogovarjamo s prodajalcem, se spomnite, da je to prodaja ... narava je" nad-prodati ". Razumevanje vaših potreb vam bo pomagalo, da ne bo moten sindrom sijočega predmeta. "
- Vaš sistem je zastarel. Morda v vašem sistemu manjkajo nove funkcije. Upoštevajte, da ga je treba redno posodabljati bodisi samodejno bodisi sami ali vašega prodajalca. Samo zavedajte se, kako vaš sistem ostane posodobljen.
- Prodajalec ne podpira vašega sistema. Berry pravi, da to ni pogosto, ampak se zgodi, še posebej, če manjši prodajalec kupi večji.
Idealware nudi delovni zvezek, vodnik potrošnikov za nizkocenovne sisteme za upravljanje donatorjev, ki vam bodo pomagali pri tem postopku samoocenjevanja.
Opredelite ekipo zainteresiranih strani.
Torej ste se odločili, da preklopite. Kaj je naslednje?
Berry je dejal: "Kar vidiva ves čas, se direktor za razvoj odloči, da bo dobil nov sistem, vendar se ne bo posvetoval s marketinškim oddelkom ali izvršnim direktorjem ali koordinatorjem prostovoljcev , ki bodo vsi uporabljali sistem."
Dobro je, da se posvetujete z vsemi, ki bodo uporabljali sistem. Ko ste pripravljeni na brainstorming funkcije, ki jih potrebujete, naj vsakdo govori. Prepričajte se, da je vsakdo, ki bo sistem uporabljal ali ga bo prizadel, predstavljen. Nekdo v glavnem oddelku za darila bi moral biti zagotovo prisoten, kot bi moral biti posameznik, ki vodi nagrade za zbiranje sredstev.
Razumite svoje trenutne procese.
Naredite podroben seznam svojih postopkov zbiranja sredstev, jih standardizirajte in ocenite vse, kar delate z vašimi bazami podatkov. Vprašajte svojo organizacijo:
- Zakaj to počnemo tako?
- Ali moramo to početi tako naprej?
Berry je dejal: "Standardizacija vam daje prilagodljivost pri izbiri sistema ... cenejši sistemi ne prinašajo veliko prožnosti, temveč manj" čudnosti ", tem bolje. Poiščite najboljše prakse na terenu in izognite se edinstvenim postopkom."
Odpravite odpuščanje pred vlaganjem. Kolikokrat vnesete naslov, na primer? Ne nosite prevelikih taktik, ki so se skozi leta preplavljali in se osredotočili na to, kaj vaša organizacija trenutno potrebuje.
Na primer, želite nastaviti standard za vnos številke telefonske številke. Ali beležite številke kot (555) 555-5555 ali 555-555-5555? To so vse bistvene podrobnosti, o katerih bi lahko razmišljali.
Prednostno določite seznam želenih funkcij .
Vsakdo povejte, kdo bo uporabil sistem ali kdo bo dobil poročila iz nje. Preverite vse, kar bi lahko želeli, in nato razvrščajte te funkcije. Ugotovite, kaj potrebujete popolnoma, brez katerih je sistem neuporaben. Če to storite, vam ne bo uspelo, da bi se odpravili na raven zapletenosti, ki bi lahko uničila vaš proračun.
Berry priporoča ustvarjanje tristopenjskega seznama:
- Kaj potrebujete ali pa je sistem neuporaben?
- Kaj bi bilo lepo imeti, vendar ne bi bilo ukvarjati z reševanjem?
- Kaj bi si želeli, če denar ni imel možnosti?
Popularne značilnosti pogosto vključujejo:
- Sledenje angažiranju donatorjev
- Polja po meri in opombe
- Obdelava donatorjev
- Sposobnosti razporejanja
- Poročila o priljubljenih trendih
- Upravljanje članstva
Bonus: Oglejte si Salsin vodnik za CRM, da določite prave funkcije za vašo organizacijo.
Naredite svoje raziskave.
Uporabite Idealware. Za vas so opravili potrebne raziskave. Poročila Idealware so zožile polje, izbrale sisteme, ki so namenjeni sistemom upravljanja donatorjev, nato pa so izvlekli prvih deset sistemov in zagotovili seznam funkcij.
Oglejte si Priročnik potrošnikov za sisteme za upravljanje donatorjev z nizkimi stroški.
Z uporabo poročila naredite ožji seznam treh ali štirih izvedljivih sistemov.
Predstavitve prodajalcev načrtov.
Nekateri prodajalci bodo prišli k vam, ali pa jih lahko obiščete. Toda veliko demo posnetih na spletu s pomočjo orodja za spletno skupno rabo. Včasih lahko celo prenesete preskusno različico.
Ne pozabite uporabiti resničnih primerov, da vidite, kako bo vsak sistem delal za vaše potrebe. Velika pomoč je šest nasvetov Idealware za krmarjenje prodajalca demo.
Razvrstite sisteme proti seznamu želja, ki so všeč - glede na osnovne potrebe in visoke stroške - na cenovno ugoden način - in izberite pravi sistem za vas.
Morda boste lahko kupili svoj novi sistem s kreditno kartico na spletu, vendar imajo lahko večji sistemi pogodbo, ki jo je treba obdelati in podpisati.
Berry pravi: "Včasih lahko takoj začnete uporabljati svoj novi sistem, medtem ko je treba druge sisteme prilagoditi. DonorPerfect Online je dobro znana po prilagajanju sistema, preden začnete, medtem ko so drugi sistemi, kot je GiftWorks, preprosti za uporabo Nekateri sistemi bodo potrebovali svetovalca, ki bi se moral vzpostaviti. "
Upoštevajte, da boste CRM uporabljali za izboljšanje odnosov med donatorji, vendar ga lahko celo uporabite za izboljšanje strategij za zbiranje sredstev.
Dan Quirk je vodja trženja pri Salsa Labs, premier podjetju za zbiranje sredstev za neprofitna podjetja, ki se osredotočajo na rast. Danov tržni poudarek na ustvarjanju vsebin, optimizaciji konverzij in sodobni marketinški tehnologiji mu pomaga trenirati neprofitne razvojne ekipe na najboljših praksah pri zbiranju digitalnih sredstev.