Poskrbite, da boste spoštovali stranke in druge klicatelje
Glasovna pošta je postala standardni del vsakega poslovnega razreda telefonskega sistema . Ne samo, da bo vedel, kako zapustiti poklicno glasovno sporočilo telefonsko sporočilo odražajo pozitivno na vašem podjetju, je pomembno tudi za vašo strokovno podobo, kot dobro.
Vsak zaposleni, ki uporablja telefon kot del svoje službe, mora vedeti, kako zapustiti poklicno telefonsko sporočilo. Tukaj je nekaj nasvetov za nove ali neizkušene zaposlene, da zapustijo vrste profesionalnih, vljudnih telefonskih sporočil, ki se bodo vrnile.
01 - Pomisli najprej
02 - Predstavi se sami
Začnite vsako glasovno sporočilo, tako da vnesete sami, tako da prejemnik ve, kdo kliče takoj. Vključiti mora vaše polno ime in ime podjetja. Primer: "To je Jane Doe, ki kliče podjetje X za Suzy Jones o vašem računu." Prepričajte se, kako znati izgovoriti ime osebe, ki jo kličete, ne želite jih žaliti, preden se celo pogovarjate z njimi.
03 - Govori počasi
Govorite dovolj počasi, da oseba, ki prejme sporočilo, sliši vsako besedo. To je zelo frustrirajoče, ko greš, da bi poiskal sporočilo samo, če bi ugotovil, da druga oseba govori prehitro, da jo razume. Prepričajte se, če zapuščate številko povratnega klica, ki jo dvakrat ponovite, da bi jo lahko zbral.
04 - Govorite jasno
Govorite neposredno v ustnik vašega telefona v jasnem in ustrezno moduliranem tonu glasu. Telefona ne držite med ličko in ramo, da bi vaš ustnik namestil vrat; to je v redu, medtem ko kličete ali ko telefon zvoni na drugem koncu, vendar ne, ko ste povezani.
05 - Naj bo kratko
Ni vam treba zapustiti vseh podrobnosti v sporočilu glasovne pošte . Večina sistemov poslovnih telefonov ima eno do dvomesečno časovno omejitev za sporočila, preden zaključi klic. Pustite kratek povzetek razloga za svoj klic in zaprite z zahtevo za povratni klic.
06 - Končaj poklicno
Tako kot profesionalno poslovno pismo končajte tako, da navedete svoje kontaktne podatke. Če oseba ni seznanjena z vami ali ima težave z namestitvijo, ponovite svoje ime in družbo skupaj z najboljšim načinom, da vas dosežejo. Če že imate močno delovno razmerje, boste morda lahko preskočili ponovitev svojega imena, vendar še vedno poskrbite, da jim boste dali najboljšo številko, da vas pokličejo nazaj, in v kakšnih časih boste na voljo.
07 - Izpuščeni klic?
Če menite, da je pred glasovnim predalom sporočilo o glasovnem sporočilu padlo s predvajalnika glasovne pošte, znova poskusite poklicati in povedati osebo, za katero menite, da je bilo vaše prejšnje sporočilo morda izpraznjeno. Poskusite, da je kratko; ne želite se srečati kot škodljivec. Samo ponovno navedite svoje ime in pustite svojo številko, s pozdravom, kot je "Želim si samo prepričati, da imaš moje sporočilo, zvenelo je, kot da smo bili odklopljeni. Hvala!"
08 - Vadite se in preizkusite sami
Če niste prepričani ali se počutite nervozni, da zapustite poslovna sporočila, e, vadite s prijateljem ali kolegi. Pustite jim vzorčno sporočilo o glasovnem sporočilu in jih prosite za kritiko: ali govorite prehitro ali pa kako drugače težko razumete? Morda bi bilo celo vredno pustiti glasovno pošto, da bi poslušali, kako zveni.