Etiquette poklicnega poslovnega telefona

Način, kako ga stranke pozdravite na telefonu, je pomembno za vaše podjetje

Današnji sofisticirani telefonski sistemi lahko olajšajo podjetja podjetjem, ki imajo veliko količino klicev, vendar ti isti sistemi pogosto onemogočajo klicateljem, ki se želijo pogovoriti s človekom.

Ko stranke dokončno dosežejo člana vašega osebja, je ključnega pomena, da oseba, ki odgovori na telefon, čim prej pokliče klicalce. Preprosto povedano: obravnavajte svoje klicatelje na način, ki bi ga želeli obravnavati na poslovni klic.

Spodaj je nekaj ključnih točk, ki jih je treba upoštevati pri izvajanju poklicnih telefonskih interakcij, ki vam bodo pomagali in vaši zaposleni ustvarili kulturo poslovne telefonije v vašem podjetju.

  • 01 - Prenos klicev

    Prenos telefonskega klica je več kot samo vedeti, kateri gumbi potisnejo vaš telefonski sistem. Če prenašate klic, ker morate situacijo nadgraditi z nadzornikom, se s klicateljem seznanite s tem, kaj se dogaja in zakaj. Če vaš telefon omogoča, ostati na progi in uvesti klicatelja na naslednjo osebo, s čimer se zagotovi, da se klic priključi in da je klicatelj spoštovan. Preden odklopite, vprašajte, ali ima klicatelj kakšna dodatna vprašanja ali kaj drugega od vas.
  • 02 - Postavitev kličočega na čakanje

    Ko je klicatelj na čakanju, se zdi, da je minuta za vedno, ne glede na to, kako bi lahko bila prijetna glasba vašega podjetja. Poskusite počakati na premor v pogovoru, preden naročite klicateljem, da jih postavite na čakanje - to pomeni, da se izogibajte prekinitvi klicateljev, če je sploh mogoče. Poskrbite, da bodo razumeli, zakaj jih postavljate na čakanje, in bodite resnični, kako dolgo traja. Opravičite se za nevšečnosti in če jih ne morete držati, je najbolje, da jih pokličete nazaj in ne zahtevate, da vas pokličejo nazaj. In poskušajte biti soglašeni s svojim klicateljem; nihče ne želi biti zadržan, zato bodite vljudni, kot to dopušča stanje.

  • 03 - Končanje klica

    Obstaja več razlogov, zakaj boste morda morali končati telefonski klic, preden je klicatelj pripravljen. Če je klicatelj zlorabil ali uporablja nesramen ali grozljiv jezik, vam takšnega vedenja ni treba dopuščati. Povejte jim, da končate klic zaradi svojega žaljivega jezika, vendar ne delajte z žalitvami ali nazaj. Takšne klice pošljite na svojega nadzornika.

    Če morate končati klic, ker je klicatelj preprosto dolgočasen (kar je pogosteje), počakajte na premor in poskusite končati stvari vljudno. Lahko rečete nekaj takega: "Bilo je lepo govoriti z vami, vendar moram sedaj opraviti še en klic." Vprašajte, ali ima klicatelj kakšno drugo vprašanje, preden ga pustite, vendar se prepričajte, da prekinete klic.

  • 04 - Ustvarjanje posameznih pozdravnih sporočil

    Glasovni pozdrav je izjava o tem, kdo ste in kaj vaše podjetje vrednoti. Kratek in nenaden pozdrav glasovne pošte ne ustvarja dobrih prvih vtisov, dolg, pripravljen pozdrav pozdravlja klicatelje. Poskusite učinkovito doseči to točko: navedite, kdo ste, ime podjetja in zakaj ne morete odgovoriti na klic (izven urada, na drugem klicu, stran za časovno obdobje). Ni vam treba posredovati preveč podrobnosti - samo toliko, da kličoči ve, ali je bil slišan in da boste vrnili klic.

  • 05 - Pisanje skripta za avtomatiziranega udeleženca

    Prva stvar, ki jo vaše stranke in poslovni partnerji slišijo, ko pokličejo vaše podjetje, bo avtomatski spremljevalec svojega telefonskega sistema. Predložite oštevilčene možnosti, ob predpostavki, da vaš klicatelj ni seznanjen z družbo in potrebuje smernice. Prepričajte se, da kličoči vedo, da če imajo neposredno razširitev za določeno osebo, lahko to osebo dosežejo neposredno kadar koli.

    Za vse druge klicatelje, poskusite uporabiti najbolj znane številke za vsako razširitev (na primer "Pritisnite nič za receptorka"). Opišite oddelek pred navedbo številke, na primer: »Za podporo strankam pritisnite 5.«

  • 06 - Pisanje avtomatiziranega spremljevalca za zaključne ali poslovne zapore

    Če se vaše podjetje zapre po določenem času ali ob koncu tedna in nihče ni na voljo za odgovor ali pomoč vašim klicateljem, ustvarite avtomatizirano spremljevalko po samem uri. Povejte svojim klicateljem spredaj, da je podjetje zaprto, in na koncu jih prosite, naj pokličejo nazaj. Ne pozabite vključiti običajnega delovnega časa.

  • 07 - Zapustiti poklicno telefonsko sporočilo

    Glasovna pošta je postala standardni del vsakega poslovnega razreda telefonskega sistema, in vedeti, kako zapustiti poklicno glasovno pošto telefonsko sporočilo - poleg tega, kako odgovoriti na eno - odraža pozitivno na vaše podjetje. Vsi zaposleni, ki uporabljajo telefon kot del svoje službe, morajo vedeti, kako zapustiti poklicno telefonsko sporočilo .