Telefonski sistemi poslovnega razreda, o katerih govorimo tukaj, so za pisarne z desetimi ali več ljudmi.
Katere funkcije boste potrebovali
Funkcije, ki prinašajo vrednost vašemu podjetju in povezujejo vaše podjetje s svetom, bodo povečale skupne stroške telefonskega sistema.
Prodajalec telefonskega sistema bo poskušal prodati vse zvonce in piščalke (to je njihovo delo), vendar morate pogledati vsako funkcijo in se odločiti, ali bo dodal vrednost vašemu podjetju ali vam prihranil denar.
Osnovne značilnosti
Tukaj je nekaj bolj pogostih funkcij, ki so na voljo v poslovnem telefonskem sistemu. Vsaka blagovna znamka je drugačna, zato povprašajte prodajalca za popoln seznam možnosti.
Avto spremljevalec običajno prevzame mesto receptorja s predstavitvijo klicateljev s seznamom možnosti za usmerjanje svojega klica (npr. »Pritisnite 3, če želite govoriti z nekom v prodaji«). Omogoča tudi, da kličoči neposredno izbirajo stranko.
- Funkcije konference omogočajo, da se v pogovoru povežejo dve ali več razširitev. Ponavadi je privzeta vrednost dve. Če potrebujete več kot dve, vprašajte, koliko je največje število udeležencev. Nekateri sistemi dovoljujejo samo notranje razširitve. Če potrebujete zunanje konferenčne klice, vprašajte tudi o tem.
- Avtomatizirani imenik omogoča klicateljem, da poiščejo razširitev zaposlenega z vnosom prvih nekaj črk svojega imena.
- Glasovna pošta omogoča, da ostanejo sporočila za zaposlene, ki niso na voljo ali v telefonu. Nekateri sistemi lahko pošiljajo sporočila glasovne pošte zaposlenemu v e-poštnem sporočilu in omogočajo, da bi ločena oprema tretje osebe za glasovno pošto povezala z njihovo opremo. Glede na ceno bi vam to lahko prihranilo.
- Call Hold je zmožnost, da klic zadrži, ko se uporabnik obrača na druge zadeve. Ponavadi so vključeni v sistem.
- Posredovanje klicev omogoča uporabniku možnost, da vse klice preusmeri na drugo razširitev ali začasno glasovno pošto.
- Hitro izbiranje shrani pogosto uporabljene telefonske številke in omogoča uporabniku, da ga pokliče s pritiskom na gumb ali dvema. To je koristen čas varčevanja za pogosto imenovane številke.
- Ponovno klicanje omogoča, da se zadnja klicana številka ponovno kliče s pritiskom na gumb.
- Paging omogoča uporabniku, da govori preko sistema za obveščanje, da zahteva zaposlitev ali da obvesti.
- Glasba na čakanju daje vašim klicateljem nekaj poslušanja, medtem ko so na čakanju. Lahko so glasbena ali predhodno posneta sporočila, ki oglašujejo vaše podjetje.
- Back Up Power bo zagotovil alternativni vir električne energije za 10 do 60 minut v primeru izpada električne energije.
Napredne funkcije
Napredne funkcije bodo dodali znatne stroške celotnemu sistemu in bodo dodale stalne stroške v celotni življenjski dobi sistema. Vendar pa bi to lahko izravnalo z zmanjšano storitvijo za stranke in s časovnimi ugodnostmi, ki jih prinašajo.
- Funkcija oddaljene lokacije omogoča preproste povezave z zaposlenimi izven kraja ali majhnimi oddaljenimi pisarnami, tako da preprosto pokličete interno razširitev.
- Poišči Me / Follow Me omogoča uporabnikom, da na zahtevo svojega telefona posredujejo drug telefon, mobilni telefon, domači telefon, tajnik itd.
- Računalniška telefonska integracija (CTI) omogoča telefonskemu sistemu, da interakcijo z računalniškim sistemom. Primeri vključujejo možnost, da uporabnik klikne telefonsko številko na zaslonu in telefonski sistem samodejno izbere številko (zmanjša napačne številke in prihrani čas); ali prenos klicne številke stranke na računalnik, ko pokličejo, da bi potegnili račun stranke in ga prikazali na zaslonu, preden je odgovoril na telefon. Ta možnost je zelo draga.
Kako velik bi bil sistem
Naslednje vprašanje, ki ga morate odgovoriti, je, kje želite telefon. Naslednji seznam določa skupna mesta, za katere želite poiskati razširitev telefona:
- Sprejemnik
- Vsak urad
- Faks
- Kreditne kartice, podatkovna vrata
- Konferenčna soba
- Trgovina / skladišče
- Javne površine (čakalna soba, hodniki, vstopne poti itd.)
Nato boste morali ugotoviti, koliko hkratnih telefonskih klicev bo prišel in zapustil pisarno. Skupna vsota dohodnih in odhodnih klicev v katerem koli trenutku je število vrstic (ali stebrov), ki jih boste potrebovali.
Skupne konfiguracije so 3, 8, 12, 16, 24 ali 48 vrstic. Večji sistemi imajo razširitvene reže, tako da lahko dodate več vrstic kasneje. Upoštevajte prihodnjo rast (25% ni redko). Pomembno: če to podcenjujete, bodo klicatelji dobili zaseden signal, če so vse vrstice v uporabi.
Iskanje prodajalca telefona
Iskanje trgovca ni težko. Prvič, v spletu lahko iščete »Telefonska oprema in potrebščine«, da poiščete trgovca, ki vam je blizu.
S poslovnimi in pisarniškimi tehnološkimi sejmi so tudi dobra mesta za začetek. Ne samo, da boste lahko spoznali prodajalce in podprli ljudi, ampak boste morda lahko preizkusili tudi sistem.
Nazadnje, najboljši način je, da se vprašate. Vprašajte ljudi, ki jih poznate, ki imajo poslovanje v pisarni. Prav tako lahko dobite oceno o kakovosti opreme in ravni storitve, ki je bila zagotovljena.
Izračun skupnih stroškov
Skupni stroški sistema bodo sestavljeni iz naslednjih komponent:
- Osnovna enota / sistem je enota, ki nadzoruje celotno telefonsko infrastrukturo. Cena je odvisna od števila funkcij, ki jih imate, števila telefonskih kompleta, ki jih lahko upravljate, in števila vrstic, ki prihajajo iz telefonskega podjetja.
Slušalke / pisalne mize so enote, ki sedijo na mizah ali so pritrjene na steno. Prihajajo v več različnih stilov, zmogljivosti in cen. Cene se lahko gibljejo od 70 do 1000 dolarjev. Primeri vključujejo: osnovne (najcenejše), srednjeročne, izvršne / high-end, receptorske komplete (najdražje) in enote konferenčne mize. Druge možnosti vključujejo prostoročne slušalke in brezžične povezave. Večina prenosnih enot je zaščitena in bo od tega proizvajalca delala samo z osnovnim sistemom. Če zamenjate obstoječi telefonski sistem, lahko stroški vseh novih prenosnih enot (če spremenite blagovne znamke) nadgradite na naslednji višji model, ki je edina dostopna rešitev.
- Ožičenje je krvne žile organizacije in ne sme biti marginalizirano. Če gradite pisarno, namestite dodatne napeljave in posode na katerem koli področju, za katerega menite, da boste v prihodnosti morda potrebovali telefon. Stroški bodo del stroškov, če se boste morali vrniti pozneje in luknje v stropih in stenah. Če jo nameščate v stavbi z obstoječo napeljavo, prodajalca preverite ožičenje glede združljivosti, preden podpišete pogodbo.
- Namestitev in začetna konfiguracija sta najbolj zamuden del projekta. Telefonski sistemi ne delujejo v neposredni bližini in najverjetneje bodo morali namestiti in na začetku konfigurirati usposobljeni tehnik. Da bi vstanete in delajte čim hitreje, se prepričajte, da je to vključeno v pogodbo. Druge možnosti, o katerih se lahko pogajajo, so vzdrževanje, prihodnje spremembe in usposabljanje zaposlenih.
Sprejem sklepa
Končna odločitev temelji na ramenih. Prodajalci telefonskih sistemov so lahko agresivni, vendar ne pozabite, da ste "stranka" in ste odgovorni. Da bi dobili najboljšo ceno za sistem, ki ga želite, dostavite svoje zahteve več podjetjem in jim dovolite ponudbo za projekt. Poskrbite, da boste dobili podroben predlog, ki bo zajemal vsa navedena področja.
Ne boste prejeli primerjave med jabolkami in jabolkami, zato vas prosimo, da stroške funkcij navedete ločeno (ali podrobno, če so vključeni kot paket funkcij). To vam bo omogočilo, da ugotovite, kaj povzroča razlike v cenah. Če še vedno niste prepričani o jasnem voditelju, prosite, da si ogledate predstavitev na obstoječi spletni strani stranke. Nazadnje, primerjajte predloge in izberite tisto, ki ustreza vašim potrebam, omogoča rast in, kar je najpomembneje, se počutite najbolj udobno.