Bodite fleksibilni
Ne zapirajte se v določene datume. Bodite pripravljeni premakniti prihoda in / ali odhodov v nižje delovne dni ali obdobja, da dosežete boljšo hitrost.
Naredi svoje raziskave
Če se bo zgodilo še en velik dogodek med vašimi datumi, bo zaloga prostorov verjetno nizka in bo obrestna mera višja.
Pomni se
Začnite pogovore o pogajanjih vnaprej, kolikor lahko. Trg za načrtovalce (za zdaj) in hoteli si želijo zapreti v prihodnjih poslih. Ampak, pazite na hotelske napovedi. Ker se poslovne ravni stabilizirajo in vzpenjajo, bodo stopnje sobe. Prav tako se prepričajte, da imate fleksibilnost prilagajanja dolgoročnih pogodb, ki upoštevajo nove trende obiskovanja / rezervacije.
Ali živite v trenutku
Kratkoročne rezervacije lahko prinesejo tudi znatne prihranke. V tem gospodarstvu nekateri hoteli ponujajo popuste načrtovalcem, ki so pripravljeni sprejeti dogodke v tesnem času.
Naj bo enostavno
Bodite jasni glede vaše vrednosti in kaj želite v zameno. Navedite podroben RFP (zahtevek za predlog), ki navaja, kaj potrebujete (nastanitev, srečanje prostora in cenovno območje), kaj želite (koncesije) in kakšen je vaš časovni okvir za odgovor.
Naj jih pozna, kdo si
Ne domnevajte, da hoteli vedo. Navedite podatke o vašem podjetju in vaših udeležencih, da pokažete, zakaj ste (in oni) vredni prizadevanj, še posebej glede sobranja in porabe podatkov iz prejšnjih let.
Konzistentnost šteje
Je bila zvesta stranka let? Ne bojte se, da hotelske goste spomnite o vaši trenutni (in prihodnji) predanosti.
Ampak, ne dovolite, da vas ta predanost ne bo obiskala, da bi se prepričali, da boste dobili najboljšo ceno za svoj denar.
Poiščite koncesije
Hotel ne bo stopil na stopnjo? Mogoče lahko pomagajo na druge načine. Prosite za perks, kot so nadgradnje prostora, zmanjšana pristojbina za letovišče, brezplačno telovadnico ali brezžični dostop ali celo brezplačne sprejeme. Ne boste vedeli, kaj bi lahko dobili, če ne boste nikoli vprašali. Vendar bodite previdni, da zahtevate več kot tisto, kar je smiselno za velikost vaše skupine in ne dovolite, da bi se koncesijska zloraba spremenila v način dobrega razmerja.
Bodite pozorni na Fine Print
Klavzule o izgubi, kazni, odpravnine ali odpovedi - poskrbite, da pozorno preberete drobni tisk. Ali je mogoče odreči globo, odložiti ali se pogajati? Ali se sobe lahko preprodajo brez kazni?
Bodite proaktivni
Zahtevajte pravico do revizije, da lahko navzkrižno preverite seznam gostov z vašega seznama udeležencev. Ali lahko dobite kredite za prepozne registracijske zavezance, predčasne odhode ali udeležence, ki rezervirajo zunaj bloka? Morda bi bilo mogoče dobiti tudi kredit za obiskovalce konvencij, ki so "sprehodili" v druge hotele (ko so gostje poslali drugim nepremičninam zaradi prevelikega prodaje v gostinskem hotelu) ali za brezplačne oddaje.