Poslovna etiketa avtomatskih udeležencev
Najhitrejši in najpreprostejši način za programiranje in snemanje samodejne spremljevalne funkcije vašega telefonskega sistema je pisanje skripte v programu za obdelavo besedil. Izberite osebo za snemanje skripte, ki ima prijazen glas, lahko govori brez prepihanja ali obotavljanja in lahko jasno izgovori in razkrije vsako besedo in ime.
Samodejni pozdravni udeleženec
Prvi del scenarija bo pozdrav. Vaša priložnost je, da vaše podjetje predstavite svojim klicateljem in jih verbalno pozdravite v svoje podjetje.
Avtomatizirani pozdravni udeleženec Ali je
- Začnite z zahvalo za svoj klic ali posel
- Ne pozabite na kratko, tako da se povratni klicatelji ne zamujajo vsakič, ko kličejo
- Uporabite svoj slogan, slogan podjetja in ime spletnega mesta ali oboje, če jih imate.
Avtomatizirani pripovedovalec ne sme priti
- Ne uporabljajte več kot dveh ali treh stavkov, da bi pozdravili svoje klicatelje
- Ne promovirajte svojega spletnega mesta, če nima nič vrednosti, ki bi jo lahko ponudili svojim strankam
- Ne sestavljajte slogana ali tagline samo, da izpolnite pozdrav.
Možnosti avtomatskega oddajnika
Najpomembnejši del samodejnega spremljevalca predstavlja možnosti, ki jih morajo vaši klicatelji izbrati, da pridejo do osebe, s katero morajo govoriti. Obstajata dve vrsti klicateljev: (1) osebe, ki niso seznanjene z vašim podjetjem in bodo potrebovale smernice in (2) klicatelje, ki natančno vedo, s kom morajo govoriti, in poznati njihovo razširitev.
Možnosti avtomatskega oddajnika Ali je
- Uporabite možnosti, ki so splošno sprejete. Na primer: »Pritisnite nič za Receptionist«, »Pritisnite gumb za funt, da se vrnete v prejšnji meni«.
- Povejte svojim klicateljem čim prej, ko lahko kličejo podaljšanje svoje stranke, če jo že poznajo.
- Naj vaše klicatelje spoznajo spredaj, če so se vaše možnosti menija nedavno spremenile. Odstranite to obvestilo po treh tednih.
- Naj najpogosteje imenujemo najpogosteje imenovane možnosti.
- Preden podate številko opcije, navedite opis opcije. Na primer: »Za podporo strankam pritisnite» 5 «.
- Preverite dokumentacijo sistema za rezervirane številke opcij menija. (npr. vse razširitve se začnejo s številko "8" in zato "8" ni mogoče uporabiti kot možnost menija).
Možnosti avtomatskega oddajnika Dajte
- Ne ponovite »Prosim«, preden predstavite vsako možnost (npr. »Prosimo, pritisnite 1 za ... Prosimo, pritisnite tipko 2 ... Prosimo, pritisnite tipko 3 ...« itd.).
- Ne predstavljajte več kot šest možnosti hkrati. Če imate več kot šest možnosti, ustvarite večplastno strukturo menija. Na primer: "Za prodajne in storitvene možnosti pritisnite 5."
- Ne predpostavljajte, da imajo vsi telefon s touchtone. Če v treh sekundah po koncu pozdrava ne izberete možnosti menija, povežite klicatelja s sprejemnikom.
Sample Automated Attendant Scripts
- Hvala, ker ste poklicali podjetje Operations Tech Company, kjer se "Tehnologija in podjetja združita". Če poznate razširitev vaše stranke, jo lahko kadarkoli pokličete. V nasprotnem primeru izberite eno od naslednjih možnosti. Za servisno službo pritisnite »1«. Za tehnično podporo pritisnite »2«. Za redne delovne ure pritisnite "3". Za računovodstvo pritisnite "4". Za nabavo pritisnite "5". Če želite poiskati lokacijo blizu vas, pritisnite »6«. V nasprotnem primeru pritisnite "0" za receptorja ali ostanite na progi in vam bo kdo kmalu pomagal.
- Dobrodošli v podjetju Operations Tech Company. Če želite preveriti stanje računa, obiščite nas na spletu. Če poznate razširitev osebe, jo lahko kadarkoli pokličete. Za imenik podjetja pritisnite "1". Če poznate razširitev osebe, jo lahko kadarkoli pokličete. Za imenik podjetja pritisnite "1". Za tehnično podporo pritisnite »2«. Za servisno službo pritisnite '3'. Za prodajo in trženje pritisnite "4". Če se želite pogovoriti s recepcionarjem, pritisnite »0« ali ostanite na liniji in vam bo pomagal eden od prijaznih sodelavcev. Hvala, ker ste poklicali podjetje Operations Tech Company, kjer se "Tehnologija in podjetja združita".
Po-urah, vikend in počitek shutdown avtomatizirani Attendant pozdrav
Če se vaše podjetje zapre po določenem času ali ob koncu tedna in nihče ne bo odgovoril ali pomagal svojim klicateljem, ustvarite avtomatizirano spremljevalno pozdravno besedo po urah. Povejte svojim klicateljem spredaj, da je podjetje zaprto in jih prosite, naj na koncu pokličejo nazaj. Vključite tudi običajne ure delovanja.
Sample Automated Attendant After-Hours / Weekend Script
- Hvala, ker ste poklicali podjetje Operations Tech Company. Trenutno smo zaprti. Odprto smo od 9.00 do 22.00 od ponedeljka do petka in od 10. do 12. ure v soboto, srednji standardni čas. Če poznate razširitev vaše stranke, jo lahko kadarkoli pokličete. V nasprotnem primeru pokličite nazaj med običajnim delovnim časom, da vam lahko pomagamo. Hvala, ker ste poklicali podjetje Operations Tech Company, kjer se "Tehnologija in podjetja združita". Zbogom.
- Hvala, ker ste poklicali podjetje Operations Tech Company. Trenutno smo zaprti. Če je to izredna situacija, pokličite našo telefonsko številko na 585-555-1234. Če poznate razširitev vaše stranke, jo lahko kadarkoli pokličete. Če imate račun pri nas, lahko svoje stanje preverite 24 ur na dan 7 dni v tednu na spletnem mestu www.operationstech.about.com. Naši običajni časi poslovanja so od 9h do 17h od ponedeljka do petka in od 10h do poldneva v soboto, srednji standardni čas. V nasprotnem primeru pokličite nazaj med običajnim delovnim časom, da vam lahko pomagamo. Hvala, ker ste poklicali podjetje Operations Tech Company, kjer se "Tehnologija in podjetja združita". Za ponovitev tega sporočila pritisnite tipko Pound. {3 drugi pavzi} Zbogom.
Sezonski avtomatizirani udeleženec Pozdravi
Za promocijo sezonskih akcij vašega podjetja ali za podaljšanje posebnega sezonskega pozdravljanja vsem vašim klicateljem, boste morda želeli samodejno pozdraviti vašega samopostrežnega pozdravlja za omejen čas. Uporabite to zmerno in samo, če odraža duh vašega podjetja. Na primer, praznični praznični pozdrav, ki bi radovednike in želje vašega klicatelja v novem letu skoraj ne bi bil primeren za agencijo za zbirke.
- Dosegli ste podjetje Operations Tech Company. Od "naše družine" do "vaše družine" želimo vam veselo praznično sezono in uspešno novo leto. Če poznate razširitev svoje stranke, lahko ...
- Hvala, ker ste poklicali podjetje Operations Tech Company. Vprašajte svojega serviserja o naših popustih 4. julija za vse nadomestne storitve. Če poznate razširitev svoje stranke, lahko ...
Vadba in testiranje
Preden posnamete svoj avtomatizirani spremljevalni scenarij, izberite osebo, ki ste jo izbrali, da ga preizkusite večkrat pred vami. Uporabite to za fino nastavitev izgovorjave in prijave. Po zabeleženem novem pozdravu takoj pokličite svoj telefonski sistem, da preverite, ali je snemanje za napako, in preverite, ali vse najavljene možnosti delujejo po želji.