Prodajalci načrtovanja strank Vsak dogodek, ki bi moral biti znan, bi moral vedeti

by Rob Hard

Najboljši načrtovalci dogodkov ostajajo aktualni s trendovskimi prizorišči na njihovem območju od hotelov do krajev v restavracijah . Najpomembneje je, da vzpostavijo dobre, tudi prijazne delovne odnose s prodajnim in gostinskim upravljanjem na teh prizoriščih, saj bosta oba pripomogla k temu, da bi dogodek uresničili ali pa ga zlomili. Tudi ti odnosi se bodo izkazali za dragocene za prihodnje dogodke in upamo, da bomo vaše delo olajšali odličen dogodek.

V istem smislu mora vsak načrtovalec dogodkov (bodisi neodvisen ali najet kot načrtovalec sestankov v organizaciji) imeti osebno poslovno mrežo prodajalcev in dobaviteljev zaupanja vrednih dogodkov, ki jih je mogoče najti za različne dogodke.

Ne samo, da bo to omrežje zmanjšalo čas, namenjeno iskanju teh izvajalcev, vendar se bo načrtovalec dogodkov naučil, kako delati s temi podjetji in posamezniki, da bi dobili najboljšo storitev za svoje stranke. Na koncu je mreženje izjemno pomembno v industriji srečanj in dogodkov.

Ko gre za napotitve, lahko vaše omrežje (ali pomanjkanje le-tega) pomeni razliko med iztovarjanjem in gledanjem na konkurenco. Tukaj so ponudniki storitev, dobavitelji in izvajalci dogodkov, ki jih mora vsak načrtovalec dogodkov imeti na svojem omrežju.

01 - podjetje za upravljanje destinacij (DMC)

Podjetje za upravljanje destinacij (DMC) se lahko pojavi na površini kot tekmovalec lokalnega načrtovalca dogodkov, glede na to, da se osredotoča na vzdrževanje odnosov z vsemi lokalnimi mesti in gostinskimi storitvami, v resnici pa lahko odlični partnerji za načrtovalce dogodkov.

Pri načrtovanju dogodkov zunaj vašega območja ali zunaj vašega strokovnega področja lahko dober DMC postane vaš najboljši prijatelj in najbližji zaveznik. Njihova razmerja in obsežno lokalno znanje pogosto pokrivajo vse vidike načrtovanja dogodkov. DMC so običajno najeti za pomoč pri načrtovanju in izvajanju vseh offsite in večernih dejavnosti.

02 - Svetovalec za komunikacije

Ogromno informacij je treba sporočiti strankam in gostom, vendar številni načrtovalci dogodkov nimajo edinstvenega strokovnega znanja za izdelavo vseh komunikacijskih gradiv, kot so vabila, agende, konferenčni materiali itd.

Svetovalec za komunikacije bo pomagal ustvariti predloge gradiva, ki bodo sledili ustreznim etiketam in oblikam za vsak tip komunikacijskega orodja.

S sodelovanjem s pisatelji in grafičnimi oblikovalci (ali neposredno opravljanjem teh odgovornosti) ta oseba poskrbi, da bodo materiali vključevali temo sporočil o dogodkih, sporočila in standarde blagovne znamke strank. Lahko celo pomagajo pri dejanskem proizvodnji in tiskanju teh materialov.

03 - Pisarniški oblikovalec

Bolj intimen dogodek, večja prilagodljivost s slogom papirnatih materialov, ki se lahko uporabijo. Lokalne ali spletne prodajalne s pisalnimi vložki imajo neverjetne možnosti, večino dokumentov pa je mogoče tiskati z brizgalnim tiskalnikom, ki lahko privede do nekaj prihrankov pri stroških.

Poskusite sodelovati z lastnikom trgovine. On ali ona bi moral popisati stotine stilov neposredno v trgovini (in imeti možnost naročiti po meri materialov, kadar je to potrebno). Pisarniški oblikovalec bo podaril predloge in pomagal pri pisanju in tiskanju materialov.

Stacionarni nasvet: poleg bolj klasičnih ali tradicionalnih pisalnih potrebščin in povabil, poskrbite, da bo zaloga vključevala tudi druge bolj edinstvene možnosti.

04 - Distributer promocijskih izdelkov

Eno od pravil vsakega dogodka je, da gostu nikoli ne pusti praznih rok. Ne glede na to, ali načrtujete srečanje s strankami, seminar, konferenco, trgovino, stimulativno potovanje ali podobno, je ena stvar še vedno pogosta: vaši gostje morajo sprejeti in vzeti domov ustrezen darilni predmet.

Kontaktni osebi za promocijske izdelke bi vam morali omogočiti dostop do značk, imenikov, pisala, svinčnikov, oblačil, nagrad in vseh drugih predmetov, ki jih vi ali vaša stranka morda zanima tistim, ki se udeležijo vašega programa.

Darilni nasvet: vedno je najbolje izbrati darila, ki odražajo sliko / blagovno znamko gostiteljske organizacije. Kadar je to primerno, morda celo želite imeti možnost označevanja določenih predmetov z logotipom podjetja ali združenja.

05 - Fotograf

To je proračunska postavka, ki jo mnogi naročniki želijo izogniti, toda odličen fotograf bo zajemal bistvo dogodka ali večdnevne programe in dal gostom spomin. Če imate nekaj odličnih fotografov v vašem omrežju, lahko še posebej neprecenljivo, ko ste najeli načrtovanje bolj osebnega dogodka, kot je poroka.

Vaš fotograf bi moral vzdrževati tudi omrežje virov, kot so video produkcija, tehnični vodje in drugi fotografi. Fotograf, ki uteleša tehnično znanje s tržnim zdravjem, je tisti, ki ga želite v svojem omrežju. On ali ona bo razumel umetnost in poslovno utemeljitev za vsak dogodek.

06 - Zasebni gostinec

Vsak dogodek ne poteka v hotelu ali restavraciji, kjer se gostinske storitve samodejno zagotavljajo. Notranja srečanja in dogodki so pogosto načrtovani v samih organizacijah, gostinstvo pa je naročeno in dostavljeno. Nekateri najbolj edinstveni prireditveni prostori, kot so umetniške galerije, znamenitosti ali celo lepi parki, bodo zahtevali tudi zasebne gostinske storitve.

Gostinec ima lahko svojo restavracijo, banket ali trgovino. Poleg tega, da ponuja vrsto menijskih predmetov, ki bodo privlačni za splošne ali etnične jedilnice, mora ponuditi neverjetne možnosti za zajtrk, kosilo, odmore in / ali večerjo.

07 - Lastnik vinogradov / Sommelier

Vaš gostinec bo verjetno poskrbel za potrebe bar za vaš dogodek, vendar bo načrtovalec dogodkov imel svoje razloge za vključitev vinskega strokovnjaka v svoje omrežje.

Dober lastnik vinoteke lahko zagotovi zaloge (za porabo ali darila za vrednotenje) kot neposreden vir za zasebne stranke, toda še pomembneje je, da ta sommelier pomaga pri izobraževanju načrtovalca o vinu.

Nasvet za vino: za dodatni bonus, izdelajte neposreden odnos z lastnikom vinarne, da pošljete inventar neposredno svojim strankam in vanj vključite osebno noto.

08 - Čokoladnica

Podobno kot trgovina z vinom lahko odličen čokoladnik resnično naredi načrtovalca dogodkov dobro. Vsi ljubijo ročno izdelane čokoladne ganache in tartufe.

Če lahko, delajte z lokalnim čokoladnikom, ki uporablja vse sveže sestavine, vendar obstaja veliko gurmanskih čokoladnih izdelovalcev, ki bodo poslali neposredno na vaš dogodek. MarieBelle New York ustvarja čudovito predstavljene čokolade.

Čokoladni nasveti: če resnično želiš postati fantastičen, lahko odličen čokoladnik vključuje podobo po vrsti čokolade ali pa celo oblikuje čokoladni skulptur ali osrednji del. Prav tako ni slaba ideja, da od svojega stika zahtevate, da vaše osebne vizitke shranijo v trgovino za osebno dostavo strankam.

09 - Cvetličar

Velika cvetlična ureditev bo dodala barvo, prefinjenost in vonj v sobo. Veliko dogodkov bo vključevalo cvetlične aranžmaje kot del dekoracije dogodkov, kot so osrednji stolpi.

Dober cvetličar bo ponudil različne ideje, ki obravnavajo temo, barve in proračun za vaš dogodek. On ali ona bo tudi svetoval, katera cvetja se bo držala najboljše za trajanje in temperaturo vašega dogodka (npr. Dogodke na prostem) in sezono.

10 - dobavitelj pogodbenice najemnine

Čeprav bo večina prizorišč vzdrževala razmerja neposredno s stranko, ki bo ponudila najem, je za načrtovalce dogodkov koristno, da imajo lasten odnos z zanesljivim dobaviteljem najemnih pogodb.

Odličen dogodek lahko vključuje vse več predmetov za okraske, posteljnino, tla, razsvetljavo, avdio / vizualno opremo, večerjo, steklovino, rekvizite, šotore itd. Vaš ponudnik pogodbenih najemnin je lahko tudi odličen vir, ki vam pomaga pri izbiri možganov najboljše načine za podporo temi vašega dogodka.

11 - Urad za konvencije in obiskovalce (CVB)

Kongresni in občinski biro (CVB) bodo priskrbeli dragocene informacije o destinaciji dogodka, njegovih storitvah in objektih. CVB bo pri načrtovanju sestankov prihranil čas in energijo pri raziskovanju lokalnih storitev. Nekateri CVB ponuja celo spletna orodja za načrtovalce, da zahtevajo informacije od sodelujočih hotelov in drugih storitev in prizorišč.

CVB je odgovoren za promocijo lokalnega cilja in na splošno lahko zagotovi informacije o zgodovini in edinstvenih značilnostih destinacije. Načrtovalci dogodkov bi morali v CVB in njegovo osebje služiti kot vir za podrobne informacije o lokalnih potovanjih in turizmu.