Koraki pri iskanju mesta odličnega dogodka
Ob predpostavki, da ste že ugotovili vrsto dogodka, ki ga načrtujete, in njegov namen, je treba razmisliti o številnih drugih dejavnikih, ko začnete postopek izbiranja samega kraja.
Naslednji ta načrt vam bo pomagal voditi skozi korake pri izbiri popoln dogodkovni prostor.
Določite ciljno publiko in seznanite s svojim seznamom gostov
Med načrtovanjem prireditve dogodka je eden od najpomembnejših informacij, ki jih morate poznati, kdo bodo vaši gostje in koliko pričakujete, da se boste udeležili. Medtem ko vrsta dogodka zagotovo obvesti izbiro prizorišča, je eden od največjih omejevalnih dejavnikov za prostor dogodka njegova zmogljivost. Prepričajte se, da poznate vsaj točno oceno (lahko je celo število) števila gostov, saj bo to takoj omejilo vaše možnosti prizorišča. Upoštevati morate tudi svoje občinstvo. Prepričajte se, da prizor ne odraža samo samega dogodka, temveč okusa in pričakovanj gostov.
Določite datume prireditve
Preverite svoj koledar, ker bo časovno vplivanje vplivalo na številne odločitve, vključno z vašim prizoriščem. Po vašem seznamu gostov bo datum vašega dogodka naslednji omejevalni dejavnik.
Odvisno od vrste dogodka, ki ga načrtujete, boste morda ugotovili, da morate bodisi biti fleksibilni z vašim datumom dogodka, da si želite mesto, ki ga želite, ali pa boste morali biti prilagodljivi pri izbiri prizorišča, da boste dobili želeni datum. Načrtovanje lokacije morate vedeti, kje ste vi ali stranka prilagodljivi.
Tukaj je nekaj vprašanj, ki jih je treba upoštevati:
- Kdaj so vaše goste najverjetneje na voljo na podlagi svojih urnikov?
- Katere prizorišča imajo primeren in dostopen prostor za tiste čase?
- Kdaj je najboljši čas, da vaša vodstvena ekipa zadrži dogodek?
Izračunajte svoj proračun
Z odprtim proračunom lahko vsakdo načrtuje velik dogodek in ima neskončno izbiro prizorišč. Toda več kot verjetno je, da so vaši finančni viri omejeni in se morate od začetka zavedati, kakšne so vaše finančne omejitve - tudi če je vaš proračun dogodkov preprost ocena ali razpon žoge. Načrtovalec dogodkov lahko vedno načrtuje velik dogodek v razumnem proračunu.
- Ali so mesta v okviru vaših proračunskih parametrov za vesoljske, tehnične in gostinske stroške?
- Ali ste se pogajali o ugodni tarifi za storitve in pokazali vrednost vaše vloge?
- Ali ste v proračunu dovolili prožnost v primeru, če stroški postavke postavke presegajo načrt?
Področje uporabe različnih lokacij
Ko so številke seznama gostov in morebitni datumi dogodkov zoženi, je pomembno, da se določijo lokacije, na katerih bi se dogodek lahko zadržal. Hoteli in dogodki ali konferenčni centri so nekateri od najbolj priljubljenih prireditvenih prostorov za poslovne dogodke in poročne sprejeme, vendar niso edine možnosti.
To je čas, da se ustvarjate v svojem razmišljanju. Upoštevajte naslednje:
- Na podlagi teme vašega srečanja, na katere tri najboljše lokacije pridejo na pamet?
- Kje bi se vaši gostje raje udeležili tega srečanja?
- Kaj je najbolj primerno za vaše goste?
- Kakšne nepričakovane lokacije bi lahko povečale stopnjo RSVP, ki ni hotel?
Poiščite pravo vrsto dogodkovnega prostora
Mesto, ki ga izberete, mora imeti ustrezen prostor za vrsto dogodka, ki ga načrtujete. Ali vaš dogodek zahteva plesišče? Boste potrebovali sistem PA? Kaj pa zvočnikova podij ali projektorski zaslon? Katere vrste namestitve potrebujete? Poleg tega, da upoštevamo te vrste vprašanj, tukaj je nekaj vprašanj za načrtovanje prizorišča, da se vprašate:
- Ali prizorišče dogodkov ustreza posebnim merilom vašega programa ali dogodka?
- Ali lahko mesto prilagodi produkcijo, zabavo, A / V, zvok in druge tehnične potrebe?
- Ali stanje objekta odraža visoke standarde vaše organizacije?
Razmislite o storitvah in omejitvah kraja
Poleg tega, da najdete pravo vrsto prostora za dogodke, boste želeli preučiti vrste drugih storitev, ki jih ponuja prizorišče, in določiti njihovo vrednost za vaš dogodek. Nekateri prizorišči bodo imeli tudi prednostni seznam prodajalcev, iz katerega boste morali najti prodajalce ali dobavitelje za druge storitve. Na drugih mestih so omejitve dekoracije ali drugih vidikov na samem dogodku. Nekaj vprašanj, ki jih želite vprašati, vključujejo:
- Ali to prizorišče ponuja dobre možnosti parkiranja ali sluga?
- Ali to mesto ponuja varnost?
- Ali to prizorišče ponuja dodatne storitve, kot so gostinstvo, cvetlični aranžmaji, najem perila in namizij itd.?
- Ali ima to prizorišče namestitev in čiščenje posadke?
- Ali ta kraj omejuje, s katerimi drugimi prodajalci delate?
- Ali ima to prizorišče minimalne količine hrane in pijače?
Razmislite o ugledu mesta
Ugled prizorišča storitve je kritičen. To je pogosto razlika med dobrim dogodkom in odličnim dogodkom. Vedno se bo spominjalo na način, kako bo mesto upravljalo svoje zmogljivosti, osebje in stranke. Da bi dobili občutek za vrednost ugleda prizorišča, upoštevajte naslednja vprašanja:
- Kakšen je mandat vodje konference, gostinskega managerja ali izvršnega kuharja?
- Ali vas bo vodstvo obravnavalo kot VIP-odjemalca ali enako kot več programov?
- Koliko prožnosti je prizorišče, ki vas želi razširi?
- Ali imajo na voljo pričevanja ali mnenja?
- Ali prizorišče ponuja fotografije iz podobnih dogodkov?
Urnik obiska prireditve
Če logistika in čas absolutno ne preprečita, mora vsak načrtovalec dogodkov opraviti inšpekcijo na kraju samem pred sklenitvijo katerega koli kraja. Slike so lahko zelo koristne, vendar obstaja veliko vidikov, ki jih je mogoče oceniti samo osebno. Vprašajte za ogled mesta, vključno z vsem, od parkirišča do vhoda in prostora za dogodke do kopalnic. Boste veseli, da ste storili!
Vključi nastavitve odjemalca
Ob koncu dneva morajo načrtovalci dogodka svoje priporočilo predstaviti svojim strankam (ne glede na to, ali gre za notranjo stranko, kot so vodstvo ali vodstvo podjetja ali zunanji naročnik) in pridobijo odobritve. Edino vprašanje, ki se zastavi v zvezi s stranko med fazo načrtovanja prizorišča, bo stranka odobrila moje priporočilo (e)? Da bi lahko odgovorili na to vprašanje z nekaj zaupanja, morate poskrbeti, da boste od začetka razumeli pričakovanja in nastavitve stranke.