Več o tem, kako zgraditi proračun za dogodke

Kot načrtovalec dogodkov je ključnega pomena, da ostanejo v proračunu stranke. In za to potrebujete podroben proračun za dogodke, o katerem se strinjate vi in ​​vaša stranka. Ne glede na to, ali ste novi pri načrtovanju dogodkov ali izkušeni strokovnjaki, boste obdržali proračun za dogodke, ki vam bo pomagal ostati organiziran in pripravljen za kakršno koli povpraševanje strank - in vam pomagali pri preprečevanju prehoda na proračun. Za osnovni dogodek, kot so seminar ali večerja, Excel ali drugi programi za preglednice, so lahko v pomoč.

Na vrhu navedite naslednje štiri kategorije:

• Postavka
• Predvideni stroški
• Dejanski odhodek
• Podrobnosti

Nato kategorizirajte in sledite postavkam o stroških.

Upravljanje proračuna za dogodke

1. Nadzirajte stroške najemnih mest. Ko načrtujete sam dogodek in se srečate s prodajalcem vašega prodajnega mesta, sledite vsem predvidenim najemninam za dogodek in funkcijski prostor, gospodinjstvo, ravnanje s prtljago in s tem povezane stroške.

2. Ocenite stroške gostinstva. To vključuje vse stroške prehrane in pijače, vključno z nasveti in nagradami, ki lahko predstavljajo do 30%.

3. Stroški prevoza za dokumente. To vključuje čolne, trenerje, prenose dogodkov in morebitne s tem povezane stroške.

4. Dodajanje dekorskih stroškov. Večina dogodkov vključuje stroške dekoracije, kot so osrednji predmeti, florali, najemi šotora itd. Tukaj navedete te stroške.

5. Zabava za dokumente in opremo. Skupni stroški v tej kategoriji vključujejo opremo A / V, vendar je tudi dobro mesto za seznam honorarjev za govornike ali če najemate zabavljače.

1. Povzemite stroške tiskanja. Nekateri stroški za majhne predmete dejansko združujejo, da ustvarijo večjo postavko stroškov. Te vključujejo vabila, imena značke, programske knjižice, označbe dogodkov in pasice.

2. Postavka postavke za darila. Eden pogostih nasvetov dogodka je, da gostu nikoli ne pusti praznih rok. Torej, ne glede na darilo ali darila, ki jih navedete, sledite stroškom za njih ločeno; bili bi presenečeni nad tem, koliko te postavke lahko stanejo.

1. Opredelite stroške dejavnosti. Če vaš dogodek vključuje dejavnosti, kot so golf, tenis, spa, rafting, kolesarjenje ali druge dejavnosti, boste želeli posebej upoštevati stroške teh pristojbin. Razmislite o povzetku skupnih stroškov v preglednici in pripravo razčlenitve.

2. Objavi druge stroške. Če se stroški ne uvrščajo v nobeno od zgornjih kategorij, jih navedite kot predmet raznih izdatkov tukaj.

3. Dajte si kategorijo varnostnega sklada. Odvisno od velikosti ali zapletenosti dogodka, boste morda želeli dati toliko do 20% proračuna dogodka tukaj. Kljub najboljšemu načrtovanju bodo stroški presegli načrtovane načrte s stroški, ki jih nikoli ne upoštevate. To vam bo preprečilo, da bi vsakič prešli proračun.

4. Povzemite predvidene stroške. Ko zgradite program dogodkov, boste imeli dobro projekcijo skupnih stroškov. To so podatki, ki jih boste dali v skupno rabo z odjemalcem dogodka, da se prepričate o proračunu dogodka, da kasneje ni nobenih presenečenj.

5. Povzemite dejanske stroške. To se zgodi po zaključku dogodka. Vmesne dele računov v zgornjih 10 kategorij in dokumentiranje dejanskega proračuna. Če je izredno ugodno, ugotovite prihranke v dejanskem proračunu v primerjavi s predvidenim proračunom, ki dokazujejo vrednost, ki ste jo vložili v vlogo.