Nekateri načrtovalci dogodkov na tej stopnji občutijo občutek olajšave, ki se nazadnje priznajo ali spodbujajo v bolj izvršilne vloge za svoje prispevke.
Toda v številnih primerih ni dovolj, da preprosto načrtujete in izvedete velik poslovni dogodek. Poslovni dogodki se najpogosteje obravnavajo kot naložba za določen namen, načrtovalci dogodkov pa morajo razumeti, kako meriti vrednost svojih programov.
Merjenje dogodkov za donosnost naložbe (ROI) ali vrnitev na cilje (ROO) je lahko novo območje za nekatere načrtovalce, vendar gre za vrsto prizadevanj, ki bodo pomagale razširiti njihovo udeležbo in splošen prispevek k organizaciji, pojasnjuje Tony Lorenz, nekdanji CMM, predsednik čikaške družbe ProActive, Inc., družbe Freeman. ProActive je strateška agencija za dogodke, ki se osredotoča na izkušnje tržnih storitev. Lorenz je zdaj direktor AlliedPRA.
Osnove merjenja dogodkov
Večina strokovnjakov prireditev priznava, da se bodo meritve njihovih programov razlikovale od organizacije do organizacije. Eden od razlogov za to je, da so poslovni modeli zelo različni med korporacijami, združenji, neprofitnimi organizacijami in drugimi.
Torej, kakšni so načini načrtovanja dogodkov pri merjenju njihovih dogodkov?
Če strokovnjak prireditve dela na finančni strani organizacije, se lahko od njega pričakuje, da bo meril dogodek na podlagi finančnih prihrankov. Na primer, kakšen je skupni dogovorjeni prihranek za hotelske sobe, prostor za srečanja, gostinstvo itd.?
Če strokovnjak na dogodku dela na poslovni strani organizacije, se od njega pričakuje, da bo meril dogodek, ki temelji na prispevku programa k celotnemu poslovnemu načrtu. Na primer, organiziranje seminarja kot del celotnega zagona izdelka, ki vključuje več poslovnih enot.
In skoraj vsi načrtovalci dogodkov bodo kritično preučili, kaj je šlo dobro in kaj bi bilo mogoče v prihodnosti izboljšati. Ali je bil dogodek v proračunu ? Ali je bila stranka zadovoljna z izidom?
In medtem ko je vsak pristop nedvomno veljavna oblika merjenja, se osredotočajo le na meritve na najbolj taktičnih ravneh. Današnji strokovnjaki za dogodke bi si morali prizadevati za določitev načinov, kako bi prispevek njihovega dogodka precej bolj strateški.
Merjenje strateških dogodkov
Lorenz pojasnjuje, da se ROI srečanja lahko obravnava v dveh različnih dimenzijah: na ravni organizacije in udeležencev:
- Organizacija si lahko ogleda donosnost naložbe tako, da združi vse stroške in jo primerja z vrednostjo, ki jo oceni organizacija. In nato določa finančne koristi dogodka. na organizacijski ravni in na ravni udeležencev.
- ROI na ravni udeleženca se lahko meri na posamezni ravni in oceni vrednost za posamezno udeleženko.
ProActive svetuje strankam, da sledijo strateškemu, kreativnemu procesu, ki vpliva na dogodke, Lorenz pa priporoča osredotočenje na merjenje odnosov. To je še posebej učinkovito za obsežne dogodke:
- Odkritje. Odkritje bi se moralo zgoditi v zgodnjem postopku, tako da lahko načrtovalci vključijo ključne zainteresirane strani, da bi končno opredelili vsebino srečanja, zvočnike itd. Načrtovalci bi morali vključevati ključne zainteresirane strani, ki lahko opredelijo strateške cilje za organizacijo, ki gosti dogodek, in udeleženci srečanja. To lahko dosežemo z zahtevo, naj izpolnijo kratek, šest do osem odprtih vprašanj.
- Anketa pred dogodkom. Takrat je načrtovalec sestanka ali dogodka lahko določil nekaj merljivih ukrepov za ROI in ROO. Raziščite širok vzorec povabljenih, da prepoznate njihove probleme, skrbi in potrebe na več ravneh. To bo pomagalo načrtovalcu, da določi merilne vrednosti za srečanje udeležencev.
- Pred-srečanje Core-7 Baseline. Ta korak daje učencem na sestanku psihološko in vedenjsko dojemanje elementov, ki so bili ugotovljeni med odkritjem.
- Znanje / razumevanje ("vem")
- Mnenja / zaznave / prepričanja (»Strinjam se«)
- Občutki / odnosi ("želim")
- Sposobnosti / veščine ("lahko")
- Namere / zavezanost ("bom")
- Vedenja ("delam")
- Poslovni rezultati / učinki - donosnost naložbe ("zagotavljam vrednost")
- Oblikovanje sestanka. Z razumevanjem ciljev zainteresiranih strani in dojemanja udeležencev lahko načrtovalci zdaj opredelijo ključne cilje samega srečanja in kako bodo predstavljena njihova sporočila. Kakšne predstavitve? Ali naj program vključuje interaktivne delavnice? Ali bo trgovsko dno uporabno za izobraževanje udeležencev? Katera orodja boste uporabili za posredovanje in krepitev vašega sporočila? Kdo bi moral biti govornik?
- Zadržite srečanje ali dogodek.
- Anketa po dogodkih / merila uspešnosti. Po dogodku je pomembno, da se izmeri, kako dobro je program izvajal na teh merilih, ki so bili določeni na podlagi rezultatov raziskav odkritja in predhodnega dogodka. Ali je program povzročil spremembe v odnosu, dojemanju, prepričanju itd.? Ali bodo udeleženci ukrepali na teh spremembah?
- Nadaljnji poslovni vpliv. Strateško merjenje se osredotoča na dolgoročni učinek na srečanje udeležencev. To je tudi pravi trenutek za določitev finančnih in nefinančnih vplivov programa.
Predlogi za optimizacijo postopka merjenja sestanka
Lorenz ponuja šest smernic za pomoč načrtovalcem srečanja, da bi povečali donosnost dogodkov:
- Uporabite postopek pred sestankom / pred sestankom.
- Izmerite psihološke, vedenjske in finančne razsežnosti.
- Uporabite meritve ROI za velika, pomembna srečanja
- Izmerite in spremljajte rezultate iz leta v leto.
- Vzpostaviti strokovne standarde in osebje.
- Izboljšajte s časom
Predlogi za merjenje manjše velikosti
Prepričan je, da bo formalni merilni program za posamezen program koristen za velike, drage dogodke. Kaj pa ostali poslovni dogodki, ki so načrtovani skozi vse leto - ali je mogoče uporabiti meritve dogodkov na stotine manjših dogodkov, ki se načrtujejo skozi celo leto?
Seveda.
Lorenz predlaga, da organizacije prepoznajo pet ali šest primerjalnih vprašanj, ki so ključnega pomena za organizacijo. Nato merite različne dogodke, da ugotovite, ali je vrsta dogodkov povzročila psihološki, vedenjski ali finančni vpliv.
Združite rezultate. Na primer, če organizacija organizira 30 podobnih dogodkov skozi vse leto na različnih trgih s podobnimi primerjalnimi merili, to zagotovo omogoča kvalitativne in kvantitativne ukrepe.
"Izolirajte uspeh in gradite ukrepe od tam," svetuje Lorenz.
Ključni deležniki v organizaciji bodo imeli končno mnenje o tem, kako učinkovito bodo udeleženci dogodka ali vrste dogodkov določili, koliko je treba dati kreditom tistim, ki so pomagali načrtovati dogodke.