Okvirni stroški načrtovanja dogodkov
Stroški lahko prihajajo iz širokega nabora virov, ko razmišljate o vseh sestavnih delih, ki sodelujejo pri postavljanju funkcije.
Najbolj očitna so stroški gostinstva in najemnin, vendar pa seznam od tam raste. Stvar je v tem, da lahko gledanje celo na eno kategorijo izdatkov katastrofalno vpliva na porabo posameznika. Kliknite tukaj za obsežen seznam izdatkov za dogodke.
Vprašanja, kako vprašati svoje stranke
Kot načrtovalec dogodkov je vaša naloga strokovna pomoč pri usklajevanju in finančnem upravljanju dogodka. Upoštevajte, da vaše stranke sanjajo o popolnosti, in to lahko zlahka obvlada njihovo presojo o tem, kaj je fiskalno mogoče. Čas za premostitev vrzeli med njihovim proračunom in pričakovanji je že od samega začetka. Pogosto je tako preprosto, kot je postavljanje pravih vprašanj in pripravo proračuna med prvim sestankom. Kliknite tukaj za seznam vprašanj, ki jih želite vprašati.
Ustvarite proračun osnovnega dogodka
Ko imate vizijo dogodka in oceno, koliko denarja morate delati, je končno čas za strukturiranje proračuna.
Pomemben korak tukaj je, da svojim strankam sporočite, da so proračuni za dogodke "delovni osnutki", ki se bodo verjetno spremenili, ko pridejo več podrobnosti. Upoštevajte, zelo malo strank ima izkušnje s stroški in pristojbinami, povezanimi z nihanji udeležbe, zato je najbolje, v varovalnem pasu 10%, da bi se izognili zmanjkanju sredstev.
Kliknite tukaj za več nasvetov o oblikovanju osnovnega proračuna.
Pristojbine za načrtovanje dogodkov
Seveda morate vključiti svoje pristojbine za načrtovanje v proračun in to je za nekatere lahko občutljiva tema. Načrtovalci dogodkov imajo na voljo več načinov za zaračunavanje svojih storitev, od neposrednih plačil do odstotnih provizij . Na koncu je vse o iskanju medija, o katerem se lahko dogovorita obe strani. Prepričajte se, da je vaša struktura provizije dokumentirana v pogodbi in jo vključite kot strošek v vse osnutke proračuna. Kliknite tukaj, če si želite ogledati standardne strukture pristojbin za načrtovalce dogodkov.
Obrezovanje stroškov dogodka
Redko boš delal na dogodku, ki ima neomejen proračun. Več kot verjetno boste dosegli točko v procesu načrtovanja, kjer je treba sprejeti odločitve o znižanju stroškov. Tukaj lahko izkušeni načrtovalec dogodkov resnično sije v pomoč svojim strankam. Cilj je ugotoviti, katere možnosti imajo največji vtis o gostih. Na primer, ali bi porabili manj na osrednjih delih, da bi ohranili gurmansko sladico? V nekaterih primerih lahko načrtovalec zapravi stroške in se ponovno pogaja ali zmanjša na območjih, kjer gostje ne bodo nikoli opazili. Kliknite tukaj za šest področij, da ciljate na prihranke pri stroških.
Nadzorovanje avdio / vizualnih stroškov
Svetlobna in zvočna oprema ima velik vpliv na predstavitev vašega dogodka, vendar ima tudi velik vpliv na proračun.
Če upoštevate druge stroške A / V, kot so projektorji, internetni dostop in video storitve, ta kategorija ne traja dolgo, da postane ena največjih številk v vašem proračunu. Kliknite tukaj, kako preprečiti prekomerno porabo za vaše A / V potrebe.
Iskanje nizkocenovnih tržnih možnosti na spletu
Trženje je še en strošek, ki lahko eksponentno raste, če ne dobite rezultatov takoj. Ulov, seveda, je, da če učinkovito tržite, ne bo dovolj udeležencev za podporo stroškov dogodka. Zato je smiselno izkoristiti toliko brezplačnih ali poceni možnosti za širjenje začetne besede o prihajajoči priložnosti. Na srečo ima internet veliko možnosti, ki jih lahko upoštevate. Kliknite tukaj za šest poceni idej.
Načrtovanje velike poroke na majhnem proračunu
Poroke so odličen primer dogodkov, pri katerih se proračuni lahko izpodbijajo s stroški.
Za vsako poroko je družina resničnih ljudi, ki imajo druge finančne obveznosti, da razmisli, preden so porabili bogastvo na velikem dnevu. Večina poročnih koordinatorjev to razume, vendar najboljši tisti, ki znajo maksimirati vsak dolar za poročni proračun. Čeprav načrtovalci dogodkov v podjetju delujejo v drugačnem okolju kot poročni načrtovalci, se veliko o tem, kako strokovnjaki za poroko upravljajo s svojimi proračuni. Oglejte si te nasvete za pretvorbo majhnega proračuna v veliko poroko.