Seminar je morda najpogostejši dogodek, ki ga organizirajo načrtovalci. Večina seminarjev je načrtovana bodisi kot ½ dan ali cel dan. Za tiste, ki se zanimajo za oblikovanje kontrolnega seznama za načrtovanje seminarja , so na voljo naslednje strukture na visoki ravni za načrtovanje in izvedbo seminarja.
In za tiste, ki načrtujejo večdnevno ali večsejno konferenco, razmislite o podobnem pristopu. Vendar pa bo vaš kontrolni seznam za načrtovanje seminarja preprosto daljši.
01 - Potrdite namen dogodka
- Kdo je občinstvo?
- Kakšna je tema seminarja?
- Kje naj se nahaja?
- Zakaj se bodo ljudje udeležili?
- Kakšen je seminar seminarja?
02 - Preglejte Vodič za specifikacije Apex Event
Svet za industrijo konvencije je vzpostavil vrsto orodij, ki bi jih bilo treba obravnavati kot odličen vir najboljših praks, ki bodo načrtovalcu dogodka ali srečanja pomagale pri spremljanju podrobnosti pri načrtovanju dogodkov. Z brezplačnimi orodji za prenos, bo vsakemu načrtovalcu dogodkov pomagal ustvariti seznam ustreznih podrobnosti. To vključuje, vendar ni omejeno na:
- Profil dogodka (datum, čas, lokacija, stiki itd.)
- Podatki o organizatorju dogodka / gostitelju
- Kontaktni podatki dobavitelja
- Profil udeleženca
- Potreben prostor
- Hrano in pijačo
- A / V zahteve
- Funkcija / nastavitev sobe
03 - Ustvarite profil dogodka
Ko ima načrtovalec nekaj osnovnih vprašanj o dogodku, je čas za raziskovanje možnih prizorišč srečanja. Pomembno je tesno sodelovati z organizatorjem dogodka / gostiteljem, da določite vrsto prizorišča in kjer je seminar najbolj primeren za organizatorja in gosta (seznam idej je lahko neskončen):
- Lokalni hotel
- Lokalni konferenčni prostori
- Zasebni restavracijski prostor
- Zasebni klubski muzej / umetniška galerija
04 - Okvirne potrebe po seminarjih in Reqeuest prijavi.
Večina prizorišč z veseljem nudi oceno možnega seminarja. Za gostinske ali prodajne stike bodo potrebni naslednji podatki BEO :
- Morebitni datumi dogodka
- Število udeležencev
- Stil nastavitve sobe (učilnica, u-oblika itd.)
- Čas dogodka (račun za nastavitev / trganje)
- Zahteve za hrano in pijačo
- A / V potrebe (vključno s zasloni, mikrofoni itd.)
- Nastavitev sobe
Nasvet: Najemite tehnike A / V, ki bodo posvečeni vašemu dogodku iz hotela.
05 - potrjevanje in / ali razvoj agende
Pomembno je, da načrtovalec dogodkov tesno sodeluje z organizatorjem dogodka / gostiteljem, ker se bo dnevni red dogodka pogosto spreminjal od začetnega pogovora do dejanskega dneva dogodka. Načrtovalec prireditev mora biti pripravljen prilagoditi načrt in tesno sodelovati s prizoriščem, da se prepriča, da vse poteka gladko.
06 - Potrdite sporazum BEO
Ko načrtovalec pozna ciljno število udeležencev in logistične zahteve za seminar, mora zagotoviti prostor za dogodke in s tem povezane zahteve. Večina sporazumov mora načrtovalcu omogočiti, da zmanjša / poveča zahteve za hrano in pijačo do določenega števila dni pred dogodkom. Vendar bo veliko sporazumov omejilo, koliko bodo skupini omogočile zmanjšanje količin, zato ocenjujejo dobro.
07 - Ustvarjanje komunikacij in materialov dogodkov
To je postavka, s katero se lahko vključijo nekateri načrtovalci, medtem ko drugi ne morejo. V bistvu bodo nekateri načrtovalci srečanj odgovorni za vsako od naslednjih:
- Ustvarjanje vabil za dogodke
- Program za tiskanje in drugo gradivo
- Zagotavljanje daril / raffles udeležencev
- Izdelava značk
- Oznake in prikazi prireditvenih pošiljk
08 - Tesno delajte z gostiteljem dogodka, da dokončate logistiko
Pred dogodkom je nekaj pomembnih korakov, ki jih načrtovalec srečanj zaključi pred dogodkom. To vključuje potrditev naslednjega:
- Zvočniki dogodkov
- Zahteve glede dogodka A / V
- Število udeležencev dogodka
- Vloge in odgovornosti gostiteljev
- Potrebne materialne vsebine (preverite večkrat)
09 - Nastavitev dogodka
Prepričajte se, da dovolite čas v programu BEO za nastavitev dogodka , in priporočamo, da pride približno dve uri pred dogodkom.
Nasvet: Če je seminar načrtovan zjutraj, prosite prodajalca za prodajo, da lahko vaši skupini nastavite noč pred (vendar ne pustite ničesar dragocenega na javni strani).
Vsi dogodki, pripomočki, označbe, prikazi, darila, registrske tabele , priponke za imena in drugo morajo biti pripravljeni na dogodek.
Opozorilo: zvočniki včasih spremenijo diapozitive pred nočjo in zagotovijo nove predstavitve, ki jih je treba dodati v močnostno točko 10 minut pred dogodkom.
10 - Izvedba dogodka
Ko ste pripravljeni, je čas za seminar. Pričakujte naslednje:
- Nekateri udeleženci bodo vedno prišli zgodaj.
- Nekateri udeleženci bodo vedno prisotni pozno.
- Pogosto je nekaj tehničnega napaka.