Dobra davčna evidenca je lahko najpomembnejši zapis, ki ga opravljate za vaše podjetje. Služba za notranje prihodke (IRS) zahteva, da obdržite določene davčne evidence za določena časovna obdobja in druge zapise v različnih časovnih obdobjih. Ne želite, da se davčni čas obrne in moraš panično, ker vaše podjetje nima svoje davčne evidence. Davčne zapise v nesoglasju vam lahko stanejo odbitke in če bi bili revidirani, lahko povzročijo težave in stroške. Konec koncev, želite pridobiti vse odbitke, ki jih lahko, in jih lahko podprete.
Tukaj je osem nasvetov o tem, katere davčne zapise je treba hraniti, kako jih obdržati in kako dolgo jih hranite:
01 - Vzpostaviti dober računalniški programski sistem
Vaš končni obračun davka je izdelek vašega dobrega zapisa, ki ga vodite preko svojega računovodskega sistema.
02 - Obremenitev dokazila za poslovne davke
Ko vnesete vpis, kot so prihodki, odhodki in odbitki, pri vaši davčni napovedi imate tako imenovano dokazno breme za njih. Morate dokazati, da ste upravičeni do določenih odbitkov in izdatkov, da bi bili upravičeni do njih kot odbitkov.
Kako vzpostaviti dokaz? Seveda z dobrim vodenjem evidenc. Če imate evidence, ki utemeljujejo te odbitke in izdatke, ste izpolnili svoje odgovornosti, da imate dokazno breme za IRS. Ne zavračajte ali zahtevajte dohodka, ne da bi imeli dokumentacijo, ki dokazuje, da imate dokazno breme.
03 - Izvorni dokumenti za računovodske publikacije
Izvirni dokumenti za nakupe za vaša podjetja, kot so preklicani čeki, računi, blagajne in drugi, so tisto, kar naredite v knjigovodski knjigi in vnose v dnevnik. So tudi vaša dokumentacija za davčne olajšave za vaše podjetje, ki jih opravite ob koncu davčnega leta. Izvirni dokumenti, ki se hranijo pravilno, lahko dolgo potujejo z dobrim vodenjem evidence.
Originalne papirne dokumente je treba hraniti s knjigami, v katerih posnamete transakcijo. Kot varnostno kopiranje, v primeru požara ali druge nesreče, je treba vsak izvorni dokument skenirati v pravilno računalniško datoteko in shraniti na bliskovni pogon.
04 - EFT in vaša poslovna plačila
Tehnologija spreminja način delovanja naših podjetij. Namesto pisanja papirnih pregledov za transakcije pogosto uporabljamo kreditne ali debetne kartice ali elektronski prenos sredstev (EFT) za plačilo računov. Kako se prepričamo, da imamo v teh okoliščinah primerne izvorne dokumente za IRS?
Če uporabljate EFT ali kreditne / debetne kartice, uporabite računovodske izkaze, ki jih je vaša banka izdala kot izvorne dokumente. V zvezi z EFT mora izjava vsebovati naslednje podatke: preneseni znesek, ime prejemnika plačila in datum, ko je finančna institucija knjižila prenos na račun. Za kreditne / debetne kartice mora izjava vsebovati naslednje: zaračunani znesek, ime plačnika, datum transakcije.
Dokazilo o plačilu sama po sebi ne pomeni nujno, da imate pravico do odbitka davka. Poskrbite, da bodo vaši zahtevki utemeljili odbitke za kreditne kartice in račune.
05 - Dnevni in mesečni povzetek denarnih prejemkov in izplačil
Vaš dnevni in mesečni gotovinski prejemki in gotovinski izplačilni listi so vredni svoje teže v zlatu. Vse, kar ste zamudili v svojih računovodskih knjigah in revijah, verjetno boste našli tukaj. Še enkrat boste potrebovali izvorno dokumentacijo. Izplačila, kot so stroški za telefonske in internetne storitve ter za stroške tovornjakov / avtomobilov, se lahko poberejo kot možni davčni odbitki.
06 - Bodite pozorni na vaš sklad Petty Cash
Kakršne koli transakcije iz denarnega sklada je treba obravnavati kot izplačila gotovine z izvirnim dokumentom. Nekateri so lahko odbitni .
07 - Odbitne odbitne postavke za plače zaposlenih
Odbitne davčne olajšave zaposlenih so zapletene. Davčni vodnik se običajno osredotoča na osebni davek, vendar ta članek povzema davčne posledice davka na delovna mesta. Ohranite nenavadno dobre rezultate za svoje zaposlene.
08 - Kako dolgo bi morali voditi davčne evidence?
V skladu z davčnim zakonikom o davkih od dohodka morate voditi evidenco , dokler je potrebna za upravljanje katerega koli dela davčne kode.
Če imate zaposlene, morate svoje evidence hraniti najmanj štiri leta. Če želite biti varni, vodite evidenco zaposlenih v obdobju najmanj 7 let. Če imate dolžan plačati davek, vodite evidenco najmanj tri leta. Če imate lastno premoženje, hranite svojo evidenco na njej, dokler rok veljavnosti ne poteče za leto, v katerem ste odtujili premoženje v obdavčljivem položaju. Če ne poročate o prihodkih, ki bi jih morali poročati in je več kot 25% bruto dohodka v davčni napovedi, vodite evidenco za 6 let.