Več o ključnih informacijah, ki jih najdete v izvornem dokumentu
Zakaj so pomembni izvorni dokumenti
Izvirni dokument je bistven za knjigovodstvo in računovodski proces, saj je dokaz, da je prišlo do finančne transakcije.
Če je podjetje revidirano, izvorna dokumentacija podpira računovodske revije in glavno knjigo kot nesporno revizijsko sled.
Ohranjanje izvornega dokumenta za podjetje je prav tako kot vodenje prejemkov za odbitne postavke za vaše osebne davke. Če so davki revidirani, predložijo dokazilo, da ste opravili te nakupe. Enako velja za vaše poslovanje, vendar v podjetju ne prejemate potrdil samo za davčne odbitne stroške. Izvirni dokumenti hranite za vsako finančno transakcijo.
Kaj izvorni dokumenti zagotavljajo
Izvorni dokument opisuje vsa osnovna dejstva transakcije, na primer znesek transakcije, ki mu je bila transakcija izvedena, namen transakcije in datum transakcije.
Tukaj je nekaj primerov skupnih izvornih dokumentov:
- preklican pregled
- račun
- potrdilo o blagajni
- računalniško generiran račun
- kreditno beležko za povračilo kupca
- časovna kartica za zaposlene
- odrezek pologa
- naročilnica
Kako ravnati z izvornimi dokumenti
Izvirni dokument je treba zapisati v ustreznem računovodskem dnevniku čim prej po transakciji. Po snemanju je treba vse izvorne dokumente zapakirati v nekakšen sistem, kjer jih je mogoče pridobiti, če in ko so potrebni.
V nekaterih primerih je morda celo pomembno zagotoviti verigo skrbništva, da lahko ugotovite, ali je zadevni izvorni dokument ostal pod vašim nadzorom.
Izvorni dokumenti in fotokopije
V večini primerov so fotokopije izvirnih dokumentov pravno sprejemljive. Služba za notranje prihodke je na primer sprejela fotokopije prejemkov od leta 1997, če so berljive, vsebujejo vse informacije, ki so v originalu, in v mejah postopka skeniranja te informacije predstavijo v obliki, ki je enaka original.
Potrdilo o materialu, ki je določilo kupljene predmete in plačano ceno, vendar je bilo pregledano brez imena dobavitelja, ne bi bilo upravičeno. Dokument, ki je vse podatke navedel v izvirnem potrdilu, vendar je bil ponovno oblikovan v obliki zapisa Word ali Excel, prav tako ne bi bil primeren.
Standard IRS - popolna, berljiva in natančna reprodukcija izvirnika - je enak standard, ki se uporablja v mnogih podjetjih in vladnih agencijah. Vendar pa druge institucije dodajajo tem splošnim zahtevam.
Univerza v Washingtonu, na primer, sprejema samo nadomestke za fotokopije izvirnega dokumenta, skenirane z najmanjšo gostoto 300 pik na palec (dpi) in predstavljene v obliki PDF ali TIFF; ne sprejema JPEG fotokopij.
Če nameravate skenirati računovodske ali pravne dokumente, da olajšate shranjevanje, preverite pri ustrezni instituciji, da bodo prepričani, da bodo sprejeli dokumente v obliki, ki jo nameravate uporabiti.