Preberite, kateri računovodski informacijski sistemi delujejo
Sistemi za obdelavo elektronskih podatkov (EDP)
Večina podjetij, razen najmanjših, uporablja računalniške sisteme, imenovane tudi sistemi za obdelavo elektronskih podatkov (EDP).
Ti sistemi obravnavajo vsak korak v računovodskem procesu od evidentiranja finančnega posla do priprave računovodskih izkazov. Podjetja nenehno izboljšujejo svojo sistemsko tehnologijo, da bi ostala konkurenčna in ostala v skladu z Zakonom Sarbanes-Oxley iz leta 2002 . Celo najmanjša podjetja se lahko odločijo za uporabo sistemov, kot so Quickbooks .
Osnove poslovnih transakcij in poslovnih procesov
Da bi razumeli, kako ti računovodski informacijski sistemi delujejo, morate razumeti osnovne računovodske izraze "poslovne transakcije" in "poslovne procese". Najpomembneje je, da morate razumeti, kako se poslovne transakcije in procesi zbirajo za pridobivanje finančnih poročil. V zvezi z računovodskimi informacijskimi sistemi lahko poslovne transakcije razdelimo na več vrst poslovnih procesov:
1. Procesi, sistemi in kontrole prihodkov in donosov
Poslovne transakcije, ki spadajo v te poslovne procese, so velik obseg dnevnih prodaj, donosov in transakcij z gotovinskim pritokom .
2. Procesi porabe in vračanja, sistemi in kontrole
Poslovne transakcije, ki spadajo v te poslovne procese, so veliki obseg izdatkov, donosov in transakcij denarnega odtoka. Tudi v tej kategoriji so plačilni promet in nakup osnovnih sredstev.
3. Procesi konverzije, sistemi in kontrole
Poslovne transakcije v tej kategoriji so surovine in posli v teku.
4. Upravni postopki, sistemi in kontrole
Poslovne transakcije, ki so upravne, so naložbe, posojila in kapitalski posli.
Vse te poslovne transakcije povzročijo T-računi, ki so določeni v postopkih, sistemih in kontrolah splošne knjige . Iz glavne knjige se razvijajo notranji in zunanji računovodski izkazi. Notranja finančna poročila so lahko starajoči se časovni razpored za terjatve ali poročila o stanju prodajnega inventarja. Zunanja finančna poročila bi bila izkaz poslovnega izida , bilanca stanja in izkaz denarnih tokov .
Vrste računovodskih informacijskih sistemov
Obstaja več vrst ali kategorij računovodskih informacijskih sistemov. Kaj poslovno podjetje uporablja, je odvisno od vrste posla , velikosti podjetja, potreb poslovanja in prefinjenosti podjetja:
Ročni sistemi
Ročne računovodske informacijske sisteme uporabljajo predvsem zelo majhna podjetja in domača podjetja. Če je sistem v celoti ročno, bi zahteval naslednje: izvorne dokumente , glavno knjigo, splošni dnevnik in posebne revije ali podrejene revije, ki jih boste morda potrebovali.
Legacy sistemi
Podedovani sistemi so pogosto v obstoječih poslovnih podjetjih in so bili uporabljeni, preden je informacijska tehnologija postala tako izpopolnjena kot danes. Čeprav so lahko zapuščinski sistemi zastareli, imajo podjetjem določene prednosti. Vsebujejo dragocene zgodovinske podatke o podjetju. Zaposleni v podjetju vedo, kako uporabljati sistem in ga razumeti. Zgornji sistem je običajno prilagojen posebnim potrebam posameznega podjetja. Te vrste prilagajanja ne boste našli v splošnih programskih paketih za računovodstvo.
Na žalost imajo zastareli sistemi tudi velike pomanjkljivosti. Pogosto nimajo dokumentacije. Običajno je težko najti nadomestne dele, ker lahko strojna in programska oprema postane zastarela. Tudi računalniški jezik, ki ga uporabljajo starejši sistemi, je navadno starejši jezik.
Večina zapuščenih sistemov je zgrajena iz nič.
Zamenjava starih sistemov
Vaš zapuščeni sistem lahko popolnoma nadomestite z novim, ažurnim sistemom. To je precej draga rešitev. Prav tako lahko posodobite svoj star sistem. Uporabite lahko postopek, imenovan skrčenje zaslona, ki je tehnika, ki prikaže podatke, prikazane na zaslonu računalnika, in jih prevede, tako da jo lahko novejša aplikacija preberi. Prav tako lahko nastavite sistem integracije aplikacij v podjetju. Ta vrsta sistemskih omrežij različne aplikacije v vašem zapuščenem sistemu, kot so zaloge, plačilna lista in drugo.
Če ste SMB, razen če ste najmanjša sorta, ki temelji na kosti, boste želeli, da bo vaš računovodski informacijski sistem posodobljen, da boste lahko konkurenčni v vaši industriji. Obstaja veliko možnosti za izbiro.