Kako deliti in razvijati svoje mala podjetja
Medtem ko čas še naprej, pa lastnik malega podjetja, ki še vedno stori vse, kar je sam, bo udaril tisto, kar imenujem zaustavitveno točko. Dokler se skupina ne razvije in se prenesejo nekatere dnevne naloge in odgovornosti za poslovno upravljanje, podjetje ne more rasti, lastnik podjetja pa bo verjetno preveč preobremenjen in zelo frustriran.
Obstaja veliko odločitev in procesov, ki jih je treba upoštevati, ko pride čas za izgradnjo ekipe in delegiranje, in v tem procesu je treba sprejeti ukrepe, da bi bili učinkovitejši. Tukaj je sedem najpomembnejših nasvetov za učinkovito prenose, da boste na pravi poti.
1. Analizirajte svoje potrebe najprej
Če veste, kaj želite poslati in kdo potrebuje v svoji ekipi, da to storite učinkovito, potrebujete jasno sliko o vsem, kar imate na plošči. Najboljši način, kako ugotoviti, kje se nahaja vaš čas, še posebej čas, ki se dogaja, kjer ne bi smel biti, je s sledenjem vašega časa - ves čas, tako za plačljivo in neplačljivo delo.
Če ste spremljali vse, kar delate med delovnim časom, stavim, da ste presenečeni, da vidite, kje se dogaja vaš čas, in kaj se kvalificira kot največji časovni odtok. To je lahko samo močno orodje za prepoznavanje potencialnih nalog, ki jih lahko prenesejo, in celo nalog, ki jih je treba izločiti iz vašega podjetja.
2. Raziščite svoje možnosti
Delegacija ima lahko veliko različnih oblik, vsaka možnost pa je odvisna od vašega podjetja in vaših potreb. Najučinkovitejši sistem prenosa je tisti, ki mu lahko zaupate, in se bo rast in sprememb, ko vaše potrebe rastejo in se bodo spremenile.
Dve od najpogostejših možnosti prenosa vključujejo najem zaposlenega in zunanjim izvajalcem neodvisnega izvajalca, kot je virtualni pomočnik .
Ob odločanju med zaposlenim in samostojnim izvajalcem je treba upoštevati številne vidike.
3. Dokumentiraj vse
Preden začnete z delegiranjem, boste morali začeti slediti vsem informacijam, znanjem in postopkom, s katerimi se vaše podjetje izvaja kot dobro naoljen računalnik. To je lahko izziv, ker verjetno ne razmišljate o teh podatkih pogosto; samo naredite, kar je treba storiti. Ampak obsežna in jasna dokumentacija je bistvenega pomena za učinkovito delegiranje.
Na splošno morajo vsi vaši procesi in sistemi vsebovati jasen pisni povzetek, tako da lahko vsak bodoči član vaše ekipe skoči in pobere, kje ste zapustili. Ti procesni dokumenti in vsi drugi potrebni podatki morajo biti nameščeni na centralni lokaciji, ki jo lahko dostopajo vsi.
4. Razviti načrt prednostne dodelitve
Ko so vaši postopki dokumentirani in ste ustvarili sistem za izmenjavo teh informacij, boste morali razmisliti o prednostnih nalogah delegacije in o tem, kako dodelite, sledite in upravljate preneseno delo.
Najprej se osredotočite na svoje največje prednostne naloge. Na podlagi teh dveh preprostih vprašanj lahko določite seznam potencialnih prednostnih elementov prenosa:
- Ali je to zdaj treba dokončati?
- Ali moram opraviti to nalogo ali pa lahko kdo drug?
5. Uporabite tehnologijo
Tehnologija lahko olajša delegiranje in pomaga timom pri premagovanju številnih različnih izzivov. Vse ekipe imajo lahko koristi od uporabe tehnologije , ne glede na to, ali gre za izmenjavo datotek, razporejanje ali celo online priložnosti za usposabljanje.
Če gradite virtualno ekipo s člani na različnih geografskih lokacijah, se lahko tehnologija počuti, kot da vsi vaši člani ekipe sedijo v isti sobi. Raziščite tehnologijo, ki jo imate na voljo pred prenosom, tako da lahko ustvarite sistem, ki omogoča preprosto izmenjavo informacij in sodelovanje.
6. Komunicirajte dobro in pogosto
Dobra komunikacija je bistvena za vsako vrsto ekipe. Brez njega ni ekipe. Ko gre za učinkovito delegiranje, morajo biti komunikacije jasne, jedrnate in dosledne, vendar pa morate tudi zagotoviti, da ima vsak član ene skupine dostop do istih informacij.
Eden od načinov, kako to doseči, je načrtovanje tekočih srečanj v živo ali ekskluzivnih telekonferenc , če so člani skupine na različnih lokacijah. Te seje bi morale biti osredotočene na sodelovanje, izmenjavo informacij in izgradnjo skupin. Pomembno je tudi, da med sestanki skupin ostanejo na voljo za odgovore na vprašanja, svetovanje in pomoč pri reševanju težav, kadar je to potrebno.
7. Razvijte zaupanje
Zaupanje je eden od najpomembnejših dejavnikov, ko gre za delegiranje, in gre v obeh oblikah. Morate zaupati, da bodo vaši člani skupine dokončali delo, za katerega so odgovorni, in vaši člani ekipe morajo zaupati, da jim dajete vse informacije, ki jih potrebujejo za delo, in da boste na voljo, da jih podpirajo, ko potrebno.
Ekipa, ki temelji na zaupanju, lahko ustvarite tako, da:
- Spoštovanje drug drugega
- Poslušanje in poslušanje, kaj drugi govorijo
- Osredotočanje na dosledno komunikacijo
- Povedati, kaj boš naredil in delaš, kar praviš
- Biti iskren
Učinkovito pooblastilo je lahko odgovor za lastnika malega gospodarstva, ki se spoprijema s časom, ki se trudi, da bi našel čas za rast svojega poslovanja. Ko sprejmete ukrepe za učinkovit proces prenosa pooblastil, si ne samo daste časa, da se osredotočite na svoje najpomembnejše poslovne dejavnosti, ampak ublažite nekaj pritiska, da vedno delate vse sami.