Obdavčljivi vidiki
Ta članek vas vodi skozi nekaj vprašanj, povezanih z vozniki zaposlenih avtomobilov.
Samo poslovna uporaba je odbitna
Ne glede na to, kdo vozi avto ali kdo je lastnik avtomobila, je samo poslovna uporaba tega avtomobila odbitna kot poslovni strošek. Kdor vozi avto, mora imeti dobre zapise o vožnji za poslovno uporabo.
Poslovni dogodek mora biti zabeležen na dan, ko se je zgodil, in mora vsebovati podrobnosti o namenu, datumu in lokaciji ali kilometrine.
Delavcem lahko dodate samodejni dodatek
Večina podjetij daje zaposlenim avtomatski dodatek za povračilo stroškov za vožnjo avtomobila za poslovne namene. Dodatek se lahko dodeli poleg zagotavljanja avtomobila zaposlenemu.
Ta dodatek ni obdavčljiv dodatek zaposlenemu, dokler je dan v odgovornem načrtu. Odgovoren načrt je vrsta postopkov, ki jih vaše podjetje vzpostavlja za ustrezno odplačilo denarja, ki ga je zaposlenemu dodelil. IRS želi poskrbeti, da ne daje koristi zaposlenim, ampak da gre za zakonite poslovne stroške, ki jih plača zaposleni in vam jih povrne.
Morate uporabiti načrt IRS za odgovoren
V bistvu, da imajo odgovorni načrt, morajo avtomobilski stroški imeti legitimen poslovni namen, zaposleni mora zagotoviti ustrezne evidence, ki kažejo poslovno rabo in porabljene zneske, in mora delavec v razumnem času vrniti presežne povračila.
Avtomatski dodatek, ki ga daste zaposlenim, se lahko določi z uporabo standardne stopnje IRS (drugače vsako leto) ali dejanskih stroškov. Metoda, ki jo uporabljate, je odvisna od vas, z nekaj omejitvami.
Če ne vzpostavite in uporabljate odgovornega načrta, jim je treba obdavčiti kakršenkoli dodatek ali povračilo, ki ga zaposlenim dajete za vožnjo, zneske za povračilo pa morate vključiti v plačilo in odtegniti davke.
Raba avtomobila za zaposlene je ugodnost za delo
V skladu z IRS je delovna ugodnost, "lastnina in storitve, ki jih zaposlenim zagotavljate, da lahko zaposleni opravljajo svoje delo." Ta ugodnost je izključena iz dohodka zaposlenega ob predpostavki, da bi delavec lahko odštel osebno davčno napoved. V primeru družbe avtomobila. Ne pozabite, da je to samo poslovna uporaba avtomobila, ki je (a) dovoljena kot poslovni odhodek in (b) ne more biti obdavčljiva za zaposlene kot ugodnost.
Toda uporaba osebja avtomobila iz osebnih razlogov ne more biti odbitna kot poslovni odhodek, bodisi zaposlenemu bodisi svojemu podjetju. Evo, kako to deluje:
Osebna uporaba avtomobila podjetja je obdavčljiva
V bistvu je vse, kar daješ zaposlenim, davčna ugodnost. Če zaposlenemu daš uporabo avtomobila, IRS meni, da je osebna uporaba s strani zaposlenega nedenarna bonitetna korist.
Intuit Payroll pravi: »Del vrednosti avtomobila se šteje kot del celotne odškodnine zaposlenega za davčne namene.« Morate upoštevati vrednost te ugodnosti in jo pokazati na plačilo zaposlenega in seveda zadržati zvezne in državne davke in FICA davki (socialna varnost in davki na Medicore) od tega zneska, enako kot pri drugih plačah in dajatvah.
Vozila so našteta v lasti podjetja
Končna opomba: Poslovna vozila so v posebnem razredu premoženja za namene davka od dobička. To velja za nepremičnine, ki vključujejo nepremičnine, ki jih je mogoče uporabiti iz poslovnih in osebnih razlogov.
Ne glede na to, ali ste avtomobil dali zaposlenemu ali ga sami uporabite, če avto uporabljate manj kot 50% časa za poslovne namene, lahko še vedno odbijete poslovno rabo, vendar morate uporabiti linearno amortizacijo.
Če se odločite dati družabni avtomobil zaposlenemu
Oglejmo si primer, kako videti, kako vse to deluje:
Vaš posel zakupi avto in ga da Mariji, da jo uporabi za poslovno vožnjo.
Mary mora voditi dobro evidenco o razdelitvi med poslovno in osebno uporabo in ji posredovati podrobna poročila. V ta namen recimo, da vozi 50% za podjetja in 50% za osebno rabo.
Ne glede na to, kdo vozi avto, je zakup v imenu podjetja, zato je plačilo najemnine odbiten kot poslovni odhodek, vendar le, če se uporablja za poslovne namene. (Če je vozilo kupljeno, je amortizacija avtomobila odbitna, znova le za poslovni del njegove uporabe.)
Če povrnete Mary za njene poslovne stroške, vam ni treba upoštevati tega povračila, če imate odgovoren načrt, kot je opisano zgoraj.
Toda vrednost avtomobila za osebni čas vožnje mora biti vključena v Marijin prihodek (in odtujitve veljajo). Če je mesečni zakup v podjetju Car Mary pogonov 500 USD, morate v svojo plačo vključiti 250 USD na mesec.
Zakaj je pomembno hraniti dobre zapise o poslovni uporabi
Kot je razvidno iz zgornje razprave, je zelo pomembno, da voznik avtomobila podjetja vodi odlične zapise, ki dokazujejo količino poslovne vožnje.
Ta dokaz je potreben:
- Tako lahko povrnete stroške vožnje za zaposlene in jih ne morate vključiti v plačilo zaposlenega
- Če želite dokazati poslovno uporabo, vam tega deleža vrednosti avtomobila ni treba vključiti v plačilo za zaposlene,
- Tako lahko odbijete več stroškov amortizacije, in
- Tako boste lahko uporabili več vrednosti avtomobila za druge poslovne stroške.
Več informacij v publikacijah IRS
- IRS Publication 535 - Odbitje poslovnih stroškov
- Objava IRS 15-B - Davčni vodnik za zaposlene na področju bonusa
- IRS Publikacija 463 - Potni stroški, zabava, darila in avtomobili
- Davek na IRS 510 - Poslovna uporaba avtomobila
Omejitev odgovornosti: Ta članek je namenjen samo splošnim informiranjem. Ne gre za davčno ali pravno svetovanje. Preverite s svojimi davčnimi in finančnimi svetovalci, preden začnete posredovati zaposlene ključe za avtomobile podjetja.